关于公司总部办公用品管理办法的_公司办公用品管理办法

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关于2012年度总部办公用品管理办法的颁布与实施

各部门（室）：

为规范总部办公用品管理,使办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、维修与报废、盘存、交接程序能够进行有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。

一、办公用品的分类：

按使用性质可分为消耗类办公用品、非消耗类办公用品、固定资产类办公用品以及各类礼品四类。

1、消耗类办公用品：签字笔、圆珠笔、铅笔、荧光笔、记号笔、笔芯、纸张、橡皮、电池、胶水、固体胶、墨盒、订书钉、保洁用品等。

2、非消耗类办公用品：文件夹、文件筐、文件盒、订书机、起钉器、计算机、电话机、打孔机、剪刀、直尺、白板、削笔刀、美工刀、长尾夹、保洁器具、五金用品等。

3、固定资产类办公用品：传真机、复印机、打印机、扫描仪、电脑、摄影摄像机、录音采访机、扫描仪、投影仪等价值较高的物品。

4、各类礼品

二、办公用品管理责任部门

1、公司办公用品的管理统一归为公司行政事务部。

2、各部门（室）应于当月20日前向行政事务部提交次月本部门（室）办公用品《物资月计划请购申请表》。

3、行政事务部应根据各部门（室）办公用品《物资月计划请购申请表》以及库存结余情况于每月的25日之前完成公司次月办公用品《物资月计划请购申请表》整合并上报相应负责人进行审批。

4、行政事务部还应负责办公用品的采购、保管、发放、盘库以及物资的建档等工作。

三、办公用品的申请

1、办公用品物资计划申请表分为《物资月计划请购申请表》和《物资零星请购申请表》两类。

2、《物资零星请购申请表》具有临时性、突发性和辅助性的功能，服务于《物资月计划请购申请表》。

3、当《物资月计划请购申请表》内的消耗类物资，若实际支出大于《物资月计划请购申请表》内计划的消耗类物资时，应与管理部门沟通咨询库存量之后再决定走《行政物资领用申请》流程或者《物资零星请购申请》流程。

4、在实际支出大于计划内的情况下，提交《行政物资领用申请》流程以及《物资零星请购申请》流程时必须注明其领用/零星请购的物资的情况说明、用途以及实际使用人/部门。

5、各部门（室）在提交《物资零星请购申请》流程时，应注意根据所申请物资的报销归属，在申请公司一栏选择相对应的公司。

四、办公用品的审批

1、各部门（室）上交的《物资月计划请购申请表》以及《物资零星请购申请》应由专人填写并送交部门负责人审核确认。

2、公司赋予部门主管及以上的管理人员一定价值范围的办公用品请购审批权。

3、部门主管和部门副经理负责审批消耗类和非消耗类办公用品。

4、固定资产类办公用品以及各类礼品应由副经理向更高一级领导申请审批。

5、审批部门应根据各部门（室）实际物资情况以及库存情况，综合论证采购需求的必要性和合理性，明确核准意见，并及时反馈至申报部门（室）。其中未予核准的，应详细说明原因。

6、各部门（室）所走的《物资月计划请购申请表》流程中含有礼品的或《物资零星请购申请》流程中，含有固定资产类办公用品的，还应当以单独呈报方式报总经理审批。

五、办公用品的采购

1、《物资月计划请购申请表》与《物资零星请购申请》应当通过OA流程统一流转至行政事务部，由行政事务部统一采购。

2、行政事务部应当做好供应商档案的建档工作，编制出常用办公用品价格表，把握好办公用品的价格行情。

3、做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

4、行政事务部应当根据公司日常办公需要，对一些常用办公用品进行批量购买，仓库中应该保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

5、采购物资中含有信息类办公设备的，行政事务部应提前（至少一天）与信息中心沟通，并一同参与采购工作，不得单方面进行采购。

六、办公用品的入库管理

1、采购的物资在到货前采购专员应提前（至少一天）告知仓库管理员，做好收货准备。

2、在供应商送来所采购的办公用品后应由仓库管理员或行政事务部相关人员统一签收。并做相对应的入库记录以及仓库库存量的更新。

3、需入库物资包含固定资产类的办公用品时，还有同时进行固定资产/低值易耗品验收相关流程。

七、办公用品的费用报销

1、归口采购部门应负责平衡供应商的货款支付，根据对供应商的管理策略，统一掌握付款量和付款进度。

2、归口采购部门在收到发票后应及时向财务部递交相对应的报销单据。

3、付款报销单应附带发票、发票真伪查询凭证、请购单、月计划表等。关于固定资产类的办公用品报销单还应附带固定资产验收单。

4、财务部收到付款报销单后，应当再次确认报销单附带凭证是否满足报销要求、相对应物资的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予报销。

八、办公用品的保管

1、备用的办公用品应有行政事务部统一保管。行政事务部采购的物资应够固定的存放区域并施行封闭式保管。

2、发放出去的办公用品应当由行政事务部做好相对应的录用记录、明确领用部门、领用人、领用日期。

3、关于仓库物资施行定期盘存制，盘存频率为一月/次，以便及时的发现问题、处理问题。

4、对于固定资产类办公用品施行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法。对保管责任进行归属。

九、办公用品的领用

1、各部门（室）可通过OA系统中的《行政物资领用申请》流程领用已采购入库的办公用品。

2、各部门（室）在进行《行政物资领用申请》时，应注明其领用物资的使用责任人（个人或部门）。

3、部分物资施行区域性分配，如：剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、计算器、各类单据等。

4、仓库保管员根据《行政物资领用申请》流程内容向所申请部门(室)发放相对应的物资，一切有形的物资都应当遵循以旧换新的原则发放。

5、《行政物资领用申请》流程内含有固定资产类办公用品的在发货后还应告知固定资产管理员，固定资产管理员需及时做好使用部门、使用人和存放地点的变更。

6、各部门（室）所领物资内含有礼品，应单独通过OA系统行政事务部《礼品领用申请》流程，领用人根据所领用的不同物资，凭《礼品领用申请》单至相对应归口部门领取。

十、办公用品的维修与报废

1、公司对于固定资产类办公用品的维修与报废实行审批管理，各部门（室）如有固定资产类办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序处理：

2、对于简单问题，可以自行维修处理，但对有保修服务品，且在保修期内，不得擅自自行处理。

3、可维修品出现问题的可通过OA系统中的《行政报修申请》流程申请维修。由行政事务部统一处理。流程说明参照内控制度218页10-1固定资产日常维修流程。

4、对于不可维修或维修成本过高的办公用品的固定资产，可通过OA系统中行政部的《固定资产报废申请》流程进行报废处理。流程说明参照内控制度206页第九章固定资产处置管理。

十一、员工岗位调动与辞职情况处理

1、公司员工在进行岗位调动时，人力资源部应及时向行政事务部汇报，待行政事务部进行办公用品转移交接后，方可进行岗位调动。

2、对于有提出辞职的员工，在《员工离职审计会签》流程中必须标明其各类办公用品的移交归口部门。行政事务部后勤管理员以及固定资产管理员应做好相应信息变更。

十二、本制度的实施

本管理制度于2012年XX月XX日开始实施。

上海杰隆生物制品股份有限公司行政事务部