酒店档案管理办法_酒店档案管理规定

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LXY.701.G01.05麟翔源酒店档案管理办法3-2

麟翔源酒店档案管理办法

起草：审核：分管领导审核：签发：

第一条档案管理机构

酒店领导

（分管档案工作副总经理）办公室

（档案管理员）

各部门兼职档案管理员

第二条归档

各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文材 料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷，交由档案室归档。归档文件必须经过公司总经理办公室主任审查后才可归档。

第三条档案分类

一、公司经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和具体区分为九个大类：

1、设备仪器类

2、基建类

3、客房餐饮技术类

4、公司行政类

5、经营管理类

6、党群工作类

7、声像档案类

8、离职人员档案类

9、会计档案类

二、分类方法

1、按组织机构分类。

2、按工程项目分类。

3、按专业性质分类。

4、按设备型号分类。

5、按时间分类。

6、按问题分类。

第四条档案编目与编制检索工具

一、要编制档案总目录，档案分类目录，底图目录和保留单位目录。科技档案编制总目录，分类目录和保管单位目录，文书档案编制案卷文件目录，财务档案、声像档案、离职人员档案，分别编分类目录。

二、要根据需要编制档案检索工具，并进行档案著作。著录方法按国家标准CB37925—85《档案著录规则》执行，为档案利用做好基础工作。

第五条档案保管

一、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

二、存放档案必须有专用柜、架、排架方法要科学和便于查找。

三、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图时，要认

真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

四、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影

集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片

和拷贝应分别存放。

五、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对

破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档

案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依

据。

第六条档案保密

注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要 坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

第七条档案鉴定

一、公司要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期

保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参

加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴

定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小

组负责人填写。并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质

量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店

应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关档案管理机关

备案。销毁档案时，要严格执行保密规定。

第八条档案统计

一、酒店档案管理要健全统计表工作，统计数据以原始记录为

依据，做到准确、可靠。

二、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

第九条档案管理现代化

一、企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

二、酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机

进行编目、检索和库存管理。

第十条 酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

第十一条 公司停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物移交外，其余档案向有关档案馆移交。