馆际互借原文传递委员馆恳谈会纪要_恳谈会会议纪要

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BALIS系统“馆际互借∕文献传递”委员馆

工作会议纪要

时间：2009年10月30日上午10：00至12：00

地点：中国人民大学图书馆西馆123会议室

参加人员：29人

首都师范大学图书馆馆长胡越（兼教育部图书情报工作指导委员会副主任、中国图书馆学会副理事长、中国图书馆学会高校图书馆分会常务副会长、北京高校图书情报工作委员会副主任、北京高校图书馆工作研究会理事长、北京高校网络图书馆管理中心主任）

BALIS系统中的五家“馆际互借“委员馆代表：

北京邮电大学图书馆馆长严潮斌、副馆长赵晓晔、馆员王茜和董晓霞；

北京交通大学图书馆馆长韩宝明、馆员李悦、罗平；

北京航空航天大学图书馆副馆长杜慰纯、馆员田玥和黄崇斌；

北京化工大学图书馆馆长杨守文、馆员田春花；

北京工业职业技术学院图书馆馆长张兆忠；

BALIS系统中的五家“原文传递”委员馆代表：

中国人民大学图书馆副馆长刘春鸿、宋姬芳，咨询部副主任黄智武等7人；

北京理工大学图书馆副主任袁江、副主任姜涛；

北京农学院图书馆馆长杨剑平、信息咨询部主任邢燕丽、流通部主任曾频；

首都医科大学图书馆副馆长黄芳、馆员田瑞；

中央财经大学馆长韩志萍、馆员丁永玲。

会议主要内容：

本次会议由中国人民大学图书馆副馆长刘春鸿北京邮电大学图书馆馆长严潮斌主持。

一、胡越首先代表教育部图情工作指导委员会、代表中国图书馆学会等组织向BALIS系统中辛勤耕耘的工作人员表示感谢，感谢BALIS系统对北京市内大学图书馆所做出的贡献，工作业绩遥遥领先。其次希望本次会议能广泛地听取大家的意见，充分发挥BALIS的服务，创造出更大的社会效益与经济效益、更好的绩效，争取到国家教委与北京市政府的更多财政支持、增加投入。

二、BALIS馆际互借2009年业务工作总结与2010年工作计划

北京邮电大学图书馆馆长严潮斌：我馆对馆际互借与原文传递非常重视，将本馆中最优秀的人才放在这些工作上，她们对工作认真负责，做了很多创新的工作，下面请做具体工作的董晓霞对BALIS馆际互借系统做2009年的工作总结及2010年的工作计划。

董晓霞：从以下六个方面对2009年的工作做了业务总结：1）业务开展情况：利用统计报表，揭示了2009年各馆馆际互借借书数量，利用图示表明2009年比2008年有明显的增加；2）推广和宣传情况：通过展板、现场咨询会、宣传稿件评优、网络宣传等手段加大了推广与宣传的力度；开展对各成员馆师生的问卷调查，获取读者的意见与建议，开展QQ群馆际互借人员的调查，获取满足率的现存问题与建议；走人成员馆进行业务培训；3）技术升级与维护情况：常规维护（包括主页新闻发布、运行平台的移植、数据备份等）；对系统运行中遇到的问题，与公司开发人员协商对系统进行了升级改进（如增加了系统中对书籍运送过程中丢失与污损的处理；完善了统计功能，细化到了表单统计；改进系统界面，以更加方便业务员的使用；增加了系统中的回退功能；增加了电子地图）；4）规范规章规定：管理办法、免费申请、调查报告、服务流程等规章规定；5）日常工作：成员馆与物流的协调、成员馆间的结算工作、业务量与相关的统计；服务过程遇到问题进行电话解决等；6）标志性成果：北邮馆员就BALIS系统实际工

作发表了文章六篇，从不同层面反映了BALIS的应用情况；在系统中增加电子地图，标识出各家成员馆的地理位臵、联系人与联系方式，以及各成员馆的简介，图形化地揭示在网络上，极大地方便了馆员与物流人员的工作。

然后，在做好基础工作的同时，从业务与技术两个方面谈了2010年的工作计划：1）业务规划：进一步发展成员馆；有计划地进行培训；根据具体业务完善规范规定；完善物流协调；继续日常技术维护工作；不同需求的调研；扩大对外联系，创办合作共享关系；与成员馆达到更多的共识，以扩大借书范围（如新书的外借、外文书籍的外借）；开展精品馆藏的巡展活动；2）技术规划：多元化的资源检索，扩大成员馆系统的OPAC范围；个性化服务（如利用Web2.0订阅与保存个性化的公告、历史信息等）；多渠道的运输方式（如增加读者自取；邮件的运送方式）；融合联合体的管理机制，避免冗余。

接着，各成员馆的馆长及代表纷纷就本馆的具体业务情况对个报告进行了热烈的讨论。讨论的主要内容有：请求分析（如专业书还是兴趣书、是中文还是外文藏书问题）、拒借分析、成本与代价分析，提高效益、扩大渠道、外文书籍的利用与馆际互借的开放问题、电子书的馆际互借问题、外借数量如何扩大、扩大合作中的顾虑、馆际互借的生命力及其难度与图书的利用率、馆际互借的形式及其范围、影响满足率的因素、艺术类院校的馆藏目录建设问题、读者提交馆际互借申请的程序繁琐问题、认证问题、OPAC接口问题（方便快捷）、馆员发表文章的奖励与验收等面临的问题与改进方法进行了探讨、请清华图书馆做工作经验交流。

与会人员提出的这些问题与讨论的结果经过归纳提炼后，将融入2008年年终总结报告与2009年工作计划的内容。

三、BALIS原文传递2009年工作总结与2010年工作思路汇报

BALIS原文传递秘书长、中国人民大学咨询部副主任黄智武，对BALIS原文传递系统这一年来的工作做了总结汇报并提出了下个年度的工作计划。

黄秘书长从以下十个方面对BALIS原文传递系统进行了年度的工作总结：1)抓住中心工作：服务工作是我们的中心工作，我们的所有的工作都是围绕这个中心做的，去年与今年的业务数据对比图表显示出了我们的工作业绩；2）加大宣传力度：利用现场咨询、展板展示、培训讲座、调查表、摄影大赛、读者感言等形式使得宣传活动开展的更加丰富多彩，使得BALIS请求量大幅度增加；3）创办《BALIS原文传递快讯》：延伸了BALIS原文传递宣传的力度与广度，并将其

绩效载入历史；4）针对需求培训：通过邀请同行专家CALIS管理中心数据部主任做讲演，以及成员馆原文传递馆员的培训讲座，提高了BALIS的高度与馆员对自己业务的讲授能力；5）倡导规范服务：在具体日常工作，力求操作规范，并将规范内容纳入评估内容；6）不断完善系统：数十次收集整理BALIS系统运行中的问题，及时修改测试，编制了各种统计数据表，并在网络上进行发布；7）继续整合资源：收集、整理、更新了40多个成员馆的外刊纸本馆藏和36个成员馆外文数据库整合到CCC数据库，方便与深化了原文传递的服务；8）加强科学管理：起草和修订了BALIS原文传递服务评估办法、学科服务馆申报办法、经费补贴方案、2009年工作计划、宣传月计划、与CALIS服务合作需求、系统二期开发需求、系统使用报告等八种管理性文件，从而使BALIS管理更加合理和规范；加强协作管理，5个委员馆分工负责，共商大事，协同各家成员馆群策群力，一起做了大量地具体工作，创造出可人的业绩；加强人性化管理，组建QQ群，用于及时沟通、交流与互助，同时还组织了温泉集结与采摘活动，将虚拟世界中的交流中在大自然世界里得到了的更加的温馨和谐；9）争取外联合作：与CALIS召开了两次面对面的服务合作会议，商定了合作事宜，起草了合作协议；与中国科学院召开合作会谈，起草了合作协议；10）及时评估总结：对BALIS联合举办的宣传月活动及时进行评估总结，并召开了总结表彰大会；目前正在着手年终总结大会的准备工作，拟定了2009年BALIS原文传递评估与总结计划。

回眸一年来的工作，有收获，有成绩，同时也看到了问题和不足（如：服务质量还有待提高；满足率、完成时间还有待提高；极少数成员馆还长期在“暂停服务”状态；.服务水平参差不齐；学科服务馆承担委托服务的担子越来越重和有些学科馆胜任能力相对有限的矛盾开始凸显；宣传工作还任重道远；资源揭示工作还面临一些问题；埋头工作较多，调研工作太少等），针对这些问题与不足，我们提出了2010年的工作思路：强调服务质量；将培训工作常规化；做好学科服务馆的申报及评审工作；继续抓好宣传工作：开展一次“读者注册与接受请求排行榜”活动）；落实咨询揭示工作：做好服务与读者利用的互动工作计划在主页开办“意见与建议”专栏，在收集解答读者问题的过程中完善服务，同时还把读者的反馈作为评估工作的参考内容；请进来走出去：借大会之际，请来专家进行培训与传经，抽时间学习其他地域中心的先进经验；扩大影响，做好外联工作：逐步使我们的系统真正能和国内有影响的系统互通，形成网状服务体系。

接着，各成员馆的馆长及代表纷纷就本馆的具体业务情况对该报告进行了讨

论。讨论的主要内容有：外文数据库的购买，各个院校差别很大，能否通过“原文传递”拉平各校之间的外文数据库的距离；提交量多大忙不过来与提交量小的如何均衡；系统中查找目录与请求传递的程序比较繁琐，建议越简单越好；建议加大力度鼓励和表彰馆员的科研成果，建议将科研成果一项列入评估奖励办法中，增强业务务人员科研水平。

与会人员提出的这些问题与讨论的结果经过归纳提炼后，将融入2008年年终总结报告与2009年工作计划的内容。

四、BALIS馆际互借奖励办法

北京邮电大学王茜老师对拟定的BALIS馆际互借服务奖励办法进行了说明：

1.奖励目的是表扬先进，提升服务水平；奖励对象为参与BALIS馆际互借服务的成员。2.奖励标准分为三个部分：1）配合中心馆工作：上报情况、开展宣传月；2）服务态度：是否认真、细致、及时；3）服务质量与效果：馆际互借业务量；宣传推广和培训情况；馆际互借满足情况。3.奖励程序与步骤：分为六项开展实施。4.奖励原则与积分方法：1）奖励原则是全面了解与重点奖励相结合；奖励与引导相结合。2）奖励体系与计分方法，提出了奖励体系与计分方案，共与会人员讨论。4.奖项设臵：集体奖与个人奖的名额及要求。

严馆长补充说明：1）今年的奖励办法与去年的不同，考虑到院校图书馆的有部级图书馆也有市级图书馆差异较大，这次改为先按照各校的学生人数（反映学校的规模、资源与服务的多少）将成员馆分为大中小三大类，每家成员馆在各自所在的类中再进行比较、评选，以兼顾公平。2）与上年年终总结的数据完全衔接，数据统计到2009年11月底。3）尽可能按照实际工作数据进行排名。接着，各成员馆的馆长及代表纷纷就该奖励办法中各项内容提出了自己的看法与建议，主要有：外借量如何更好地体现实际的工作，外借量的权重；建议增加增量一项内容的评比；适当的考虑增加某些项目的权重；数据间隔最好为1；馆际互借的满足率与馆员的工作积极性等。

在与会人员充分讨论的基础上，进一步细化了本年度BALIS馆际互借服务的奖励办法。

五、BALIS原文传递奖励办法

BALIS原文传递秘书长黄智武对拟定的原文传递奖励办法中的评估规则、奖项、评估程序与标准进行了说明。

与去年不同的是根据大家的意见进行了修订：在系统支持与服务基础上，强

调了服务规范；增加了最佳进步奖、最佳宣传奖； 微调了奖励的幅度。

该奖励办法得到了与会人员的基本肯定，提出要修改的细节有：由于这次馆际互借与原文传递的年终总结大会一起召开，建议将业务数据的统计时间延长到11月底，使得两边的统计月份一致。

在大家充分讨论的基础上，确定了本年度BALIS文献传递的奖励办法。

六、讨论2009年终总结大会时间、地点、会议议程

经过与会人员的讨论，通过了2009年终总结的会议议程；设定了2009年终总结大会时间为12月18日；确定各项业务数据的统计时间、上报时间和打分时间；并对2009年终总结大会地点进行了初步地认定在北京邮电大学图书馆或北方交通大学新建的国际会议中心；参加年终总结大会的人员信息由2个中心集中统计。

BALIS馆际互借/原文传递管理中心2009.11.3