03外包业务管理规定_业务外包管理规定
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医院外包业务管理规定
HQG-016 为使本医院外包业务流程顺畅合理，规范参与业务外包人员的行为，确保业务外包期间医院资产安全，维护医院利益，实现业务外包的战略目标，特制定本规定。
一、适用范围
本制度适用于本医院所有业务外包活动的管理。
二、外包业务的界定
本制度所指的外包业务，主要是指为实现医院的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商（以下简称为“承包方”）提供的某些部分或全部业务。
三、业务外包程序
(一)编制外包项目计划书
医院在确定业务外包内容后，指定与该项业务相关的职能部门编制计划书。计划书主要包括以下内容。
1.业务外包的背景，如医院外部环境要求及医院中长期发展战略。
2.业务外包内容，将部分还是全部业务职能交由承包商提供。3.业务外包的具体实施程序。4.业务外包的主要风险和预期收益。5.其他相关内容。
(二)成立外包业务归口管理部门 1.外包项目计划书通过审核后，成立外包业务归口管理部门，由业务部门负责人、有关咨询专家、外包项目协调管理人员、合同协商管理人员等组成，必要时还应包括法律及财会专业人员。
2.业务归口管理部门负责业务外包项目的具体实施，确保业务外包流程的顺利执行。
(三)选择承包方
1.外包业务归口管理部门发布投标公告，并与候选承包商建立联系，发放《外包项目竞标邀请书》 及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交《投标书》及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配臵、报价等。
2.归口管理部门对承包方进行资质预审，评估承包方的综合能力。评估因素主要包括3个方面。
(1)承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉。(2)承包方的性价比是否合适。(3)其他因素。
3.确定标底并进行公开招标。
4.组织医院其他职能部门进行开标、评标、定标。归口管理部门给出候选承包方的综合竞争力排名，会同相关管理层及其他职能部门负责人分析与候选承包方建立外包合同的风险，根据实际情况挑选出一家或几家公司作为业务承包方。
5.归口管理部门和承包方就 《外包项目合同》 的主要条款进行谈判，达成共识，由合同双方代表签署《外包项目合同》。(四)归口管理部门负责培训涉及外包业务流程的员工，确保员工正确理解和掌握业务外包项目相关政策制度。
(五)归口管理部门根据合同约定，为承包方提供必要协作条件，并指定专人定期检查和评估项目进展情况。
(六)项目结束或合同到期时，归口管理部门负责对外包业务产品（服务）进行验收。如承包方最终提供的产品（服务）与合同约定不一致，及时告知承包方进行调整。
(七)与承包方就最终产品（服务）达成一致后，由承包方提交费用支付申请，归口管理部门对申请书进行审核。审核通过后，开具付款证书，按照医院规定程序审批，支付承包方费用。
(八)对于因承包方原因导致外包合同未完整履行的，归口管理部门负责向承包方索赔。
1.指定专人对承包方认可的赔偿事项进行跟踪、报告，及时收回相关款项并追究责任人责任。
2.采用法律手段解决长期未决赔款。
3.若终止对承包方的索赔，由归口管理部门提出申请，详细说明终止索赔理由，报医院领导班子审批后执行并备案。
四、外包业务的评估与审核
为了使医院业务外包活动更加规范、有序，明确各部门和相关岗位在业务外包管理工作中职责，需对外包业务进行评估与审核，程序如下：
(一)适用范围：医院在对采购、保洁、电梯运行、物流配送、客户服务等业务进行外包时涉及的评估及审核制度事项。
(二)业务外包的评估及审核范围及内容
1.医院相关部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息。
2.相关部门负责人审核计划书。3.院领导班子对计划书进行审议。4.由院领导班子审议批准。(三)外包合同签订的评估及审核
1.外包业务归口管理部门对承包方进行资质审核及遴选后，引入合格的外包合作伙伴。根据外包业务性质不同，拟定不同形式的合同文本。
2.归口管理部门负责人会同法律顾问对合同进行初审。初审通过后，交由院领导班子审批。
(四)外包业务费用支付的审核
1.归口管理部门接到承包方付款请求后，在评价外包业务项目的基础上对其提交的付款申请进行全面确认，修改或删除不合理部分，计算付款净金额。
2.由部门负责人会同法律顾问对付款申请进行审核，并签发支付证书。
3.财会人员对支付证书进行审核，财务部门负责人复审合格后，根据支付金额交由院审批。
4.财务部门负责人确认审批程序无误后，由财会人员给予支付。
五、业务外包流程中的资产存货管理
(一)固定资产管理
1.对于医院所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用的，要求承包方按照医院《固定资产管理制度》使用和管理。
2.业务外包归口管理部门指定专人定期检查承包方使用和管理固定资产的情况。
3.交由承包方使用但所有权归医院的资产，只能用于外包业务活动。未经院领导班子同意，擅自将固定资产挪作他用的承包方，相关部门应对其采取警告直至解除合同的措施。
(二)流动资产管理
1.业务外包过程中形成的原材料、产成品等流动资产，归口管理部门要求承包方遵循本医院制定的相关管理政策，如防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等。
2.对承包方责任造成的流动资产损失，业务外包归口管理部门有义务责成承包方赔偿。
3.业务外包过程中形成的商业信息材料等，归口管理部门按照合同中约定的保密条款对承包方的保密工作进行监督。
(三)存货管理
1.对于因业务外包需要由承包方购进的存货，存货订单应经我方相关授权领导审核批准，而存货的数量、质量检查由承包方负责办理；归口管理部负责按医院存货管理规章制度准确、及时地在存货系统中予以记录和反映。
2.归口管理部门负责定期组织相关部门及相关人员对承包方的存货进行盘点。而对于盘盈盘亏的存货，应经医院财务主管审批后，方可交会计人员进行会计处理。
3.对于所有权归我医院的、在承包方储存的存货，归口管理部门负责监督、检查承包方是否按医院存货库存管理制度中的要求进行管理；对于检查中发现的次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、分离。
4.归口管理部负责指定专人跟踪、调查外包业务中涉及的所有存货的一切变动，查明原因，报主管院长审核后处理。对于承包方无合理原因过度使用存货，造成医院成本上升，归口管理部或相关人员有权代表医院要求承包方补偿。
六、外包业务流程中断防范措施
(一)业务外包归口管理部门采取承包方竞争机制，选择多家单位作为业务承包方，以降低一方服务失败或单方中止合同可能给本医院带来的损失。
(二)业务外包归口管理部门定期对所有重要承包方的履约能力进行评 估，形成业务可持续能力评估报告，交由院领导班子审阅。
(三)根据业务可持续能力评估报告，业务外包归口管理部门负责及时替换不再继续具备履约能力的承包方，避免外包业务的失败造成医院损失。
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