便利店商品的采购管理_便利店的商品采购管理
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编制：韩秀好
便利店商品的采购管理
第一节 采购原则
一、廉洁原则；
二、性价比最优原则；
三、同品牌最低价原则；
四、公开公平原则。
第二节 商品采购流程
一、收集市场信息
包括商品信息、价格信息及厂家或供应商资料信息等。
二、采购方式确定
采购课根据下列因素确定最有利采购方式：
1、商品销售状况；
2、商品需求数量；
3、市场供需状况；
4、价格。
三、商品价格审核
（一）、向供应商提供商品需求明细，要求在规定期限内给出相应报价单；
（二）、挑选3家以上供应商询价、比价、议价；
（三）、采购课主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价；
（四）、采购主管审核价格，呈部门负责人审核，并呈总经理确认批准；
（五）、总经理可视情况要求再行议价或要求采购课进一步议价。
四、商品价格调查
（一）、已核定的商品价格，采购课必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据；
（二）、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利采购课比价参考；
（三）、已核定的商品采购单价如需上涨或降低，要重新报批，且书连锁便利店运营------
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面说明原因；
（四）、单价调整审核流程，与新价格审核流程相同；
（五）、采购数量有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
五、供应商的选择
除经总经理特准外，均需向合格供应商采购；合格供应商一般要求符合下列条件：
1、具备省级总代或一级代理资质，能提供各项合法资质证明和材料；
2、经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；
3、经本公司供应商评鉴，为同业中的佼佼者。
六、供应商索证及索样
（一）向供应商索取必须的资质证明材料，如厂家生产许可证、卫生许可证、批次检验报告以及供应商的营业执照、税务登记证等，并存档备查。
（二）通知供应商带商品的样品交商品部进行商品质量鉴定、审核。
七、合同谈判与签订
商品部鉴定后给出意见，质检合格的商品资料经商品部经理、运营总监、总经理签名确认后，由采购通知供应商并带齐相关证件，前来洽谈合作，确定最终谈判价格，交货期及相关条件（返利、店庆、节庆、入场、促销、陈列、广告等），按照审批流程，签订年度采购战略合同，备案存档。
八、建立供应商档案及商品信息
（一）、将确定合作的供应商的相关资料信息、合同信息及其提供的商品信息编码录入系统；
（二）、指定专人妥善保存供应商相关文本资料。
九、下达采购订单
（一）采购人员根据门店需求信息和仓库库存信息制定采购计划，报商品部经理、物流部经理、运营总监审核，总经理审批后执行；
（二）下达采购订单给供应商，并确定及追踪供应商的交货时间和数量；
（三）将商品到货时间及到货明细通知到仓库部门做收货准备。
十、到货、验收、入库、退货
（一）仓管员按采购订单和《商品验收标准》进行验货、入库；若有连锁便利店运营------
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不合格、短缺问题按有关规定处理。
（二）对于门店滞销或出现质量缺陷的商品，经采购与供应商及时联系，由仓库负责办理退货；
十一、单据处理及供应商结算
（一）商品到货入库之后，采购员核实订单与到货数量无误之后交至财务审计部核实做账。
（二）采购主管审核采购订单与仓库实收入库单的差异，并及时协调供应商解决；
（三）做好相关单据的处理、传递、确认和审核工作，配合物流、运营和财务做好供应商的货款结算。
十二、举办供应商年度合作联谊活动
通过举办供应商年度合作联谊活动，加强与供应商的沟通与联系，巩固和强化战略联盟合作关系。
第三节 采购管理相关规定
一、商品品质保证
商品采购应由供应商承负品质保证责任，并在订购前明确，要求供应商承诺下列品质保证：
1、供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统；
2、供应商商品验收入库应逐批作抽样检验；
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格记录；
4、接受本公司必要的供应商调查、评鉴。
二、进货验收规定
供应商提供的商品，必须经过仓管、品管、采购等人员的验收程序，主要包括下列几项：
1、确认订购单；
2、确认供应商；
3、确认送到日期；
4、确认商品的名称与规格；
5、清点数量；
6、品质检验；
7、处理短损；
8、退还不合格品。
对检验合格商品，入库后应予以明确标识，以确保后续品质的可追溯性（如供应商名称、商品规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等，以便追溯、区分、使用）。
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三、纠纷处理
有关采购商品发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理规定如下：
（一）、处臵依据
以双方事先约定的品质标准作为处臵依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等，原则上以本公司的《商品验收标准》为依据。
（二）、采购商品退货与索赔
1、拟退回的采购商品应由仓管员清点整理后，通知采购课；
2、采购课经办人员通知供应商到仓库领取退货品；
3、确属供应商供应能力不足时，可取消订单，另觅供应商；
4、退货情形依订购条款办理扣款或索赔。
（三）、采购其他索赔规定
1、由供应商原因造成的交货延迟，造成本公司的实际损失应向供应商索赔。
2、破损短少情形，由供应商补足合格商品，若由此造成本公司损失，依实际发生状况索赔。
3、因供应商原因导致商品在销售中出现问题，造成本公司损失，依实际发生状况索赔。
四、采购内部责任处理规定
采购人员因自身工作疏忽给公司造成损失的，除列入当月考核外，另视情节轻重给予50%-100%的损失赔偿。
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