谈谈电子邮件的写作[版]_电子邮件的写作

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谈谈电子邮件的写作

[作者：陈 罡 来源:jihua918 点击数：3051 更新时间：2006-09-16 20:26:19 文章录入：jihua918]（《应用写作》2005年第1期）

写作作为人类一种普遍的生活方式、生存状态，在数字化时代来临之际，无疑也发生了一系列重大的变化。而电脑写作、网络写作也正以其数字化的身份在写作领域内扮演着重要角色。其中电子邮件的写作以其方便、快捷、迅速的特点受到了人们的欢迎。

电子邮件（Ｅｌｅｃｔｒｏｎｉｃ Ｍａｉｌ，缩写为Ｅ—Ｍａｉｌ），是指通过一定的通讯网络（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ、局域网）在两台或两台以上计算机或终端之间进行电子文本信息传输与交换的一种技术。

与传统信函相比，电子邮件所具有的优势显而易见。传输速度快，从原来的几天、几十天减少到几分钟、十几分钟；即写即发，不用贴邮票，跑邮局；使用费用较低；开放性广，即使是一些非Ｉｎｔｅｒｎｅｔ用户也可以通过一些称为网关（Ｇａｔｅｗａｙ）的计算机与Ｉｎ-ｔｅｒｎｅｔ上的用户进行电子邮件的收发。这里，我们从写作角度谈谈电子邮件的写作方法、特点及其注意点。

一、写作方法

要进行电子邮件的写作，首先自己要申请一个电子信箱。电子信箱有免费的，也有收费的，最便捷的方法是直接到网站申请。有了自己的信箱，就可以向别人的信箱发邮件了。

如果仅仅是讲电子邮件文本的写作，那么只要在ｗｏｒｄ、ｗｐｓ、记事本、写字板等文字处理软件里写就可以了。但是这种简单的文本还谈不上是真正的电子邮件，完整意义上的电子邮件写作其实还包括了收发邮件的过程（主要是发邮件）。目前进行这种写作的方式主要有两种：一是直接登录网站上你的信箱，利用网站提供的邮件服务程序进行写作；二是利用Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｕｔｌｏｏｋ或Ｆｏｘｍａｉｌ这样的专门软件来进行写作。在这里，我们主要介绍一下前者，至于后者，在一般的电脑知识类书籍中都可以找到，而且这两者在许多方面都是相通的，就不多谈了。

首先，我们来熟悉一下电子邮件的格式。正是由于电子邮件的收发与写作都需要软件的支持，因此其基本格式就被软件设计者所规定下来了。就像传统写信会有信封款式一样，写电子邮件就必须得有电子信箱（收件人与发件人的地址），该地址用于标识某个用户，有了这个标识后该用户才能收发因特网上的电子邮件。如今我们通用的地址格式是由一位美国工程师设计的，它由用户名加上邮件服务器（收发或处理邮件的服务器）全机名或域名构成，这两者之间用一个符号＠（可读作英文单词“ａｔ”，表示“在”的意思）相连。如ｓｏｍｅｂｏｄｙ＠ｓｉｎａ．ｃｏｍ．ｃｎ就是一个合法的电子邮箱地址。

下面就以登录新浪网站为例来谈一下电子邮件的写作。有了自己的电子邮箱，那么先要登录网站，然后进入你的邮箱。在网站的邮箱服务页面上，点击左侧的“写邮件”按钮，就出现了写作电子邮件的页面。“收件人（Ｔｏ）”行写入对方的电子邮箱，如果有多个邮箱地址，中间用“，”号分隔。“抄送（Ｃｃ）”行和“密送（Ｂｃｃ）”行也可写入其他收件人的电子邮箱，但“密送（Ｂｃｃ）”行与“抄送（Ｃｃ）”行不同的是，写在这里的收件人将不会看到本人以外的其他收件人地址。“主题”行可给邮件起个题目或概括主要内容。在页面的最下方是一个文本框，在这个文本框内即可写入邮件的具体内容。页面中间还有附件栏，可以将文本、图片、声音等文件作为附件加入，那么收件人在收到邮件的同时也能收到该附件。由于你已经登录，发件人邮箱会在邮件中由系统自动加入。当文本内容写完之后，点击“发邮件”按钮，邮件立即发出。等一会儿出现“邮件已经成功发送到指定地点”的页面之后，邮件即发出了（即信已寄出）。从这个意义上说，收到的电子邮件也同传统信件一样会有一个“信封”，它包括收信人电子邮箱地址（Ｔｏ），发信人电子邮箱地址（Ｆｒｏｍ）和信件主题（Ｓｕｂｊｅｃｔ）。

在以前，传统信件是否已经让对方收到，发信人必须得到对方回音（回信、答复）才行。而电子邮件在这方面更为便利，只要在“对方读到信时给我回应”前的空格打勾选中，就可以知道对方是否看到了。当然，更快捷的方式还可以利用手机短信来通知。

二、特点

与传统信件相比，电子邮件文本的写作体现了以下特点：

１．行款格式的简约化

由于传统信件中的许多成分如寄信人、收信人、写信时间等都可以由电子邮件系统自动完成，我们写电子邮件就不必像传统信件一样要有强烈的行款格式的意识。收发双方其实达成了一个共识，即不用像传统信件一样去计较严格的格式。双方看重的是文本的内容，甚至只是看重那个附件。所以，即使文本部分没有一个字，收信人也不会太在意，只要附件传来了就行。

２．附加信息的多元化

虽然目前免费电子邮件的服务系统一般只提供４～１０Ｍ左右的附件长度，但人们已经可以利用这４～１０Ｍ空间传递许多信息，文字、图片、声音都可以跻身其中。而付费用户就能利用更多空间了。随着服务的完善与收费制度的普及，电子邮件所能加载的信息容量与品种一定是越来越多的。

３．文本内容的个性化

电子邮件文本的写作可以说完全体现了“自由”这一特点。你可以长篇大论（一般来说，较长的文字或专门的文稿以附件形式发送比较好），也可以寥寥数语，甚至只当写个便条。在表达上，可以是比较正式的书面语，也可以是很随便的口语，甚至是隐语、悄悄话。但是，我们还应该看到，这种电子邮件所带来的联系快捷的功能正在逐渐受到手机短信的挑战（虽然目前一条短信一般只支持７０个左右的汉字）。

三、注意点

电子邮件的自由与快捷使得人们可以非常随意地使用它，只要内容不违反国家法律法规的有关规定，一般都没有太大的问题。但是，有些电子邮件在写作时会出现语句含混、辞不达意的情况，不符合表达的基本要求，表达不清楚，不能让对方明白写作者的意思。这是应该注意和避免的。在这一点上，电子邮件写作的根本要求又是和传统信件相通的。

作者单位：南京师范大学文学院

责任编辑：杨红星

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