金捷电子采购件索赔管理办法_索赔件库的管理规定

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江苏金捷电子有限公司

采购件品质索赔管理办法

1、目的及适应范围：

本管理办法规定了本公司对供方进行质量索赔的项目、程序、申诉和裁决等内容。本管理办法中质量索赔为通用索赔准则。如与供方签订了质量协议，则具体按质量协议进行。无质量协议或未涵盖部分按本管理规定执行。

本办法适应于公司内所有外采、外协件供方。

2、定义：

2.1质量协议：与供方按照国家或行业有关法律规定和标准规定签订的产品质量合约，是采购合同的一部分，也可独立签订质量协议，并具有同等法律效力。

2.2 批量质量问题：同品名或同批次采购产品的数量大于交检、交验数量的不合格约定数量时，即为批量质量问题。

2.3质量损失：指因供方提供不合格品所造成的需方经济损失，包括直接损失和附加损失。

3、职责：

3.1采购部：采购部对本管理办法进行归口管理，负责采购合同、质量协议的签订及进货产品质量信息的传递，负责不合格品索赔处理等工作。

3.2品质部：负责质量技术标准文件的确立，采购产品的进货检验及不合格品的处理仲裁，对不合格品具有最终裁决权。

3.3生产车间：负责提供因采购产品造成的停工/返工/返修记录，并组织实施不合格品的返工/返修工作，协助采购部进行不合格品的索赔工作。

3.4财务部：负责办理质量索赔费用的财务结算手续。

4、程序：

4.1公司各部门在处理采购不合格品应遵循以下原则：

4.1.1采取应急措施，确保我公司生产延续性，使供需损失尽可能最小。4.1.2采取纠正预防措施，确保同样的质量问题不重复出现。

4.1.3认真分析质量不合格原因，确定对可能给消费者和我公司造成的损失程序基础上，尽可能减少供需双方损失。

4.1.4对发现的不合格品，必须及时反馈、处理。4.2质量索赔原则

4.2.1不合格品证据，必须经供应商确认的原则（但对我司质量反馈没有及时回复，作默认处理）。4.2.2在保证质量及生产进度基础上，尽量采取让步降价接受的原则。4.2.3重复发生，加大赔偿比例的原则。4.2.4特例原则 4.3质量赔偿责任划分

4.3.1进货检验时的不合格品：退货或现场挑选/返工/返修，全部损失（直接损失、附加损失）全部由供应商承担。4.3.2对让步接收的产品，根据产品价值及不合格严重度，供应商承担5-20%的损失赔偿，则挑选/返工/返修费用由我公司负担，挑出不合格品退供应商并由供应商承担退货损失（退货运费及不合格品金额）。若因不合格品处理不当而造成额外损失，则由处理不当的责任供应商或部门承担。4.3.3进货检验时判为合格的采购产品在生产的过程中，发现不合格品时的处理：

A、有存储期、存储环境及防护要求的产品。如在进货检验时合格，因存放或存储环境防卫不当造成的产品不合格则由我公司负担损失。

B、工艺更改、技术要求更改所造成的不合格品则由我公司负担损失。

C、特例：为满足市场急需或为大幅降低成本等经公司特许生产所造成的非符合性质量损失，由我公司承担损失。D、除A B C三种情况外，所有生产过程中出现的不合格品损失全部由供方负责。4.4质量赔偿的依据：

不合格品处理通知单、返工/返修/停工记录单、检/试验报告、代理商提供的不合格报告/索赔单，差旅费用单据等均可作为质量赔偿的依据。4.5质量索赔项目及标准： 4.5.1质量索赔项目：

（A）质量损失：采购产品本身不合格及由不合格品所造成的其他产品不合格。A=（不合格品*单价*数量+相关产品报废数量*单价）*1.2（B）附加损失：B=B1+B2+B3 B1：返工（包括挑选）费=不合格品数量*单件返工工时*15元/小时

B2：用户索赔费：由于采购材料不合格品造成整机不合格，进而造成客户产品关联损失，导致代理商或终端客户索赔所发生的费用。

B3：交付延期损失费：因供应商原因导致采购产品交付延期，且造成我公司生产秩序受影响时，按以下标准进行索赔：（说明：采购周期以双方确认交期为准，对少于采购周期的交付时间，不追究供应商延期责任）a：导致缺件/缺陷下线而被迫调整生产计划，按200-500元/次索赔。

b：导致我公司发货延期，甚至招VIP级代理商投诉，按500-2000元/次索赔。4.5.2让步接收：

A）原则上让步接收根据不合格严重度及产品价值作降价5-20%处理。

B）对新产品开发/新供应商开发量产确认前或为大幅度降低成本，在认可国内工艺水平基础上而出现不符合质量要求的不合格品，经公司副总（含）以上人员批准，允许让步接收而不降低单价。

C)对让步接收的产品，供应商不再负担挑选工时/返工/返修等费用，但对在生产中挑出的有不可返修缺陷的不合格品，退供应商并由供应商承担退货损失（退货运费及不合格品金额）D）对进货时检验判定为不合格品批，如不影响生产，可作退货处理，如我司生产急需，供应商必须无条件接受我司作让步接收并承担损失（降价损失及可能产生的B3项交付延期损失费）

E)让步接收需经供应商书面同意，供应商应在接到我司让步接收通知1个工作日内作出回复，否则逾期回复作同意让步接收处理。

4.5.3进货检验时判为合格的采购产品在生产过程中发现不合格或在客户处发生不合格时处理：供应商负责直接损失A+附加损失B。其中附加损失B项中的分项计算按实际发生的损失项计算。

原则上：对供方不合格程度较轻的产品，为保证我司延续性或简化索赔手续，可让步接收的，优先按4.5.2让步接收规定做让步接收处理。

4.5.4重复发生的质量问题：以上述正常索赔为基础；依一个季度发生次数为倍率来计算 4.7质量索赔与申诉

4.7.1质量索赔单据的办理与传递：

4.7.1.1因采购产品不合格在生产部门发现，或需生产部门返修、返工的，则由生产部门提出索赔，并提供相关证据，（返工/返修单等）交品质部PQC，由品质部会同采购部取证并通知供应商，赔偿费用按本标准计算后，以“供应商不合格品索赔通知单”或“供应商质量问题整改通知单 ”形式书面向供应商提出索赔。4.7.1.2在进货检验时发现不合格品，由品质部IQC以“供应商不合格品索赔通知单”或“供应商质量问题整改通知单 ”形式通知采购部，采购部根据生产情况作退货、让步接收、返工、返修等处理，并根据本标准计算赔偿费用。

4.7.1.3所有不合格通知或反馈单必须在一个工作日内提交采购部，并保留相关实物、证据等。

4.7.2供方在接到质量索赔单后，如有异议应在2个工作日内提出，并与采购部协商，否则视作同意处理。4.7.3供方对质量判定有异议时，可书面向采购部提出，由采购部向公司品质部申请重新判定，必要时会同供应商一起进行。

4.7.4不合格品通知单由品质部经办人提出，不合格发生部门主管审核，副总以上（含）人员批准，并交供方确认后生效。4.8质量索赔结算：

经办理完毕的不合格品通知单，正本原件交财务部保管，品质部以复印件存档。

所有质量索赔款在当月货款中扣除。

5、质量记录：

《供应商不合格品索赔通知单》

《供应商质量问题整改通知单 》