公司合同管理办法_某公司合同管理办法
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公司合同管理办法
一、目的为规范公司合同起草、审批流程、签批要求、监督履行，明确各公司各部门合同审批、履行跟踪职责，最大限度的规避合同风险，有效的保护公司利益，根据《合同法》相关规定，结合公司实际，制定本管理办法。
二、适用范围
本规定适用于公司各类合同。
三、释义
本管理办法所指的合同，是公司与主体的自然人、法人和组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本办法所指的合同不包含与员工签订的劳动合同。
合同管理是包括对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
四、合同的授权
1、公司总经理享有合同的最终审批权。
2、总经理根据公司生产经营需要，可在其权限范围内授予相应人员合同签署权，严禁任何人越权审批签订各项合同。
3、除非有充分理由并经总经理批准，任何人不得将合同项目进行拆分，以规避合同审批权限。
五、合同内容必须具备的主要条款
1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致；
2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，对标的的要求需明确具体；对合同标的无法以文字描述的应将标的的相关说明、证 1 明、检验、技术要求等资料作为合同的附件；
3、数量：合同应采用国家标准的计量单位；
4、质量：有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点；
5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；
6、履行期限、地点和方式：
（1）履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
（2）合同履行地点、方式应以利于本方利益为基础，根据合同双方实际约定情况进行说明。
7、违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
8、解决争议的方式：解决争议的方式可选择协商处理或起诉，诉讼管辖地为本方所在地人民法院。
9、合同的变更、解除
（1）在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
（2）存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同： a、因不可抗力致使不能实现合同目的；
b、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
c、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；d、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的； e、法律规定的其他情形。
f、变更或解除的，应当采用书面形式（包括书信、电报、传真、洽谈纪要）；
g、变更或解除合同的协议应按照合同审批程序报批获取批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
六、合同附件
1、合同附件定义和内容
合同附件，一般情况是与合同同等法律效力，是合同的组成部分。如果没有明确约定，附件一般可以用来解释合同。附件要服从合同的约定。合同可附件分为必要附件和可要附件。
（1）必要附件包括：合作单位和个人三证合一后的营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、委托代理人委托书及身份证复印件、合同项目呈文处理签、洽谈纪要。
除以上资料外，各类合同附件要求：
①工程类合同：施工单位资质证书复印件、工程量清单及预算计价文件；
②采购类合同：产品检验合格证书、出厂合格证、出入库单、收货验收资料（承办部门根据供货情况提供附件资料）。
③咨询类、设计类合同：单位资质证书复印件。（2）可要附件包括：合作单位业绩表及相关影像资料。
2、合同附件要求
（1）合同附件由合同经办人在合同发起前按照本管理办法要求收集整理完毕，附审批合同后一并发起审批。
（2）合同发起审批后，如某个环节的审批人审批时发现附件不全或要求提供某一项资料时，可批注意见后将审批合同驳回至合同经 3 办人补足。合同经办人应在1个工作日内补足资料后返回环节审批人处继续审批，最迟不超过2个工作日，如超过2个工作日不能补足时，合同经办人应做情况说明。
（3）如合同经办人不及时补足附件资料，也未及时对审批人意见作出说明，导致合同审批、签订延迟，合同经办人为直接责任人，按公司相关管理规定承担处罚责任。
七、合同审批原则
合同的审批实行分级管理、逐级审批的原则。
八、合同审批方式
云南公司各公司各类合同均采用OA办公系统进行审批。各审批人可直接在审批合同条款上对有异议的条款直接进行修改。
九、合同审批流程
1、公司各公司的合同审批流程参照现行OA办公系统《合同审批表》要求执行，具体如下： ①工程类合同审批程序：
合同经办人→项目公司财务部负责人→公司分管领导/执行副总→成控部→财务总监→法务部→总经办主任→总经理
合同经办人 →总经理秘书
合同管理员 ②非工程类合同审批程序
合同经办人→项目公司财务部负责人→公司分管领导/执行副总→ 合同经办人 财务总监→法务部→总经办主任→总经理→总经理秘书
合同管理员
2、原则上禁止先履行后补签合同的情况。如有特殊情况，需承办部门提交相关呈报审批文件至总经理直接审批。
十、合同主要的审批人及审批职责
1、合同经办人：合同经办人是合同的起草、发起、跟踪审批，打印签章及跟踪履行的直接负责人，由合同经办人由部门负责人指定。合同经办人主要对合同的必备硬件进行审查。对包括但不限于：合同条款的完整性、签约方背景情况、身份资格、信用情况、附件的真实性和合法等负直接审查责任。合同经办人自查后交由部门负责人复核确认，确认无异后安排合同经办人与合同单位沟通，双方均对合同条款无异后，发起合同审批流程。合同经办人发起合同审批流程时签批意见代表部门意见。
注：工程类合同由工程部作为合同的承办部门和执行部门，工程部合同经办人负责根据工程要求及双方实际协商情况起草合同，完善合同附件。对包括但不限于：施工合同条款及附件的完整性、真实性负直接责任。合同经办人自查后交由部门负责人复核确认，确认无异后安排合同经办人发起合同审批流程。合同经办人发起合同审批流程时签批意见代表工程部意见。
2、财务部负责人：财务部负责人对涉及财务的相关条款进行初步审查。包括但不限于：合同价款、付款方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款负直接审查责任。
3、分管副总/执行副总：分管副总/执行副总对整个合同合同的内容、附件资料、签约的必要性、真实性、合理性、可行性负直接责任。
4、总经办成控部负责人：成控部（工程类合同）对合同涉及的价格进行审查。对包括但不限于：签约主体资格、工程质量要求、合同工期、技术、质量（包括进场材料质量及主体工程质量）、预算及验收等条款等负直接审查责任。
5、财务总监：财务总监主要对涉及财务的相关条款进行复核性审查。对包括但不限于：价款是否合理、付款方式、发票形式、代扣代缴等负直接审查责任。
6、法务部负责人：法务部对合同的合法性进行审查。对包括但不限于：文字结构、法律风险、合同变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款负直接审查责任。
7、总经办主任：总经办主任综合合同内容对整个合同的内容、附件资料、签约的必要性、真实性、合理性、可行性负复核责任。
8、总经理：根据合同内容、附件及各审批人意见作出最终签批意见，并对合同签订、履行情况作出要求。
9、总经理秘书：总经理秘书将总理签批完毕的合同知会合同经办人和合同管理员，并根据总经理的签批要求对合同签订、执行情况进行监督。
十一、审批时限
各环节审批人应在收悉合同后2个工作日内审查合同条款、签署审批意见，如逾期未审签合同，审批人应在审签时说明情况；如逾期未审签，也未说明情况，导致合同审批、签订延迟的，该环节审批人为直接责任人，按公司相关管理规定承担处罚责任。
十二、审签要求
合同审批人按照自身审批职责范围对相应的合同条款进行审批，并签批明确意见，不可笼统签批为“同意签订”或“不同意签订”，明确意见的同时需说明理由。
十三、合同的签署和盖章
1、合同原则上应由对方先签字盖章。合同按照规定审批流程全部完成后按审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照，有添加或需要修改的及时更正，然后打印送达给合作方，由合作方签字盖章 6 后返还合同承办部门，合同承办部门确认无误后，办理我方签字盖章手续。
2、特殊情况。为加快合同的签章速度或便于合作双方签订合同，据实际情况也可由我方先进行合同签署/盖章后，交由合作单位合同签署/盖章。
3、云南公司所有合同签署，由合同承办部门负责人和公司分管副总/执行副总签字后用印。
十四、合同生效
合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效。
十五、合同存档、备案
1、原则上合同需于合同审批流程结束一周内签署/盖章完毕（需邮寄往返签章的情况除外），除返合作单位的合同份数外，合同承办部门将合同原件分别交档案室、财务部、法务部存档（扫描件和纸质文件同时存档，合同审批表及合同附件交由法务部存档），合同承办部门可存扫描件和合同复印件（原则上合同原件严禁对外借阅）。
2、合同审批流程结束，因合同承办部门原因没有主动跟进合同签章情况，导致合同签订不及时影响合同履行的，合同承办部门为直接责任人，按公司相关管理规定承担处罚责任。
十六、合同的变更、补充、解除
变更、补充、解除合同内容应采用补充协议的形式，补充协议须按照各公司审批程序进行审批，补充协议附件也需按要求完善。
十七、合同执行
合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让。
任何人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告合同执行部门，合同执行部门负责人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出书面异议。收到对方履行异议时，合同执行 7 部门负责人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予书面答复。
1、合同的承办部门同时也是合同的执行部门（特殊情况除外），在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量、安全文明措施的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件，如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送，并要求对方签收并保留发出的凭证，如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
2、合同执行过程中，合同执行部门应及时对合同履行情况进行跟踪、监督检查（对不符合合同工程质量、工期和其他合同约定要求的情况进行敦促整改。）并定期对合同执行况进行书面总结、分析、汇报。
3、合同执行过程中，如合同执行部门发现合作单位存在违约的情况，则要求2个工作日内以书面的形式告知对方，明确我方的态度、要求及需承担的违约责任。双方对处理方式进行沟通洽谈，需做记录，由双方代表签字确认。相关资料由合同执行部门与合同文本一并存档。
4、如合同执行部门或监督人员发现合作单位存在违约情况，未及时汇报（或知而不报），给公司造成损失的，则该部分人员为直接责任人，按公司相关管理规定承担处罚责任。
十八 合同纠纷
1、合同纠纷发生时,合同经办人应及时通知相关部门人员、法务部，同时应协助法务部迅速收集相关证据资料。由法务部向公司领导汇报后积极应诉。合同纠纷处理后，法务部须及时将纠纷处理结果汇报总经理，并对案件资料整理备案。
2、对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，法务部及时报告并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。
