5S管理与档案工作之我见_日常工作5s的管理
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5Ｓ管理与档案工作之我见
公司部室童莉萍
读了《卓有成效的5S管理》一书，感受颇多，“5S”管理活动其实就是一项“改变现场，提升人的质量”的活动，为什么同样工作节奏快的日本工厂的环境会保持得如此窗明几净，花草、通道乃至汽车的排放都整整齐齐，所见之处都是亮丽整洁无比，人们井然有序地工作，物品也井然有序地在流动，反思我们的工作现状，我们将如何运用其精髓把我们的工作做得比今天更好呢？
“5S”管理这一管理方法的内涵对我们来说并不陌生，我们的许多管理制度都已涵盖了它的内容，只是制度往往比较严密、抽象，没有它的管理手段和方法具体、生动。“5S”管理法则中的第一法则“常组织”，它的含义包括三方面的内容，一、将东西分为：需要的东西、不需要的东西，二、丢弃或处理不需要的东西、三、保管需要的东西，对照我所从事的档案管理工作，我们的档案管理工作程序就是严格按照“5S”管理方法进行的。首先，档案工作有一套完整、严密的管理制度，它包括档案的归档、借
阅、保密、档案库房管理、档案鉴定销毁等。档案的归档工作是档案管理工作的基础和保障，俗话说：“巧妇难为无米之炊”，归档材料的完整、准确、系统是归档的基本要求，也是保证归档质量的重要标准，其中，专业档案管理人员对收集上来的归档材料按照档案管理规定进行整理、分类，区分需要归档和不需要归档，剔除不需要归档及不符合档案归档条件的材料，保存需要的归档材料，这一过程也就是“5S”管理中常组织的管理内容。
“5S”管理中的第二法则“常整顿”的含义是对现场所需用的物品进行有条理的定位、定置放置，使这些物品始终处于任何人随时都能方便取放的位置，从而提高效率。而档案的编目、归档工作就遵循了这一法则，档案的编号、档案目录的检索、档案案卷排放与库房排架都有一定的原则，档案编号与案卷的一一对应，档案目录的多种检索方法及档案编号规则都使档案的提供利用简捷易行，工作效率大大提高。
“5S”管理中的第三法则“常清洁”就是使现场始终处于无垃圾、无灰尘的整洁状态，档案的库房管理制度其实就是“5S”管理中的常清洁法则从档案管理角度对档案工作环境作了一个明确的管理规定。
“5S”管理中的后二项常规范、常自律主要是对前三
项活动获得的结果进行维持和巩固的活动，其中，常自律是指培养并养成整洁有序、自觉执行单位规定和规则的良好习惯，它是保证前面四项活动得以持续、自觉、有序地开展下去的核心内容，任何一套严密的管理制度和好的管理方法必须在深入学习并贯彻执行后才会有效果，“5S”管理法则给我们带来了一种好的管理手段和方法，它可以作为我们公司一些管理制度的补充和延申，它更告诉我们有令必行，有法必依的重要性，如果把“5S”管理这套针对工作现场环境的管理方法和我们公司的现行管理制度有机结合起来，达到内在和外在的统一、协调，我想这会对我们提升业务工作质量、提高工作效率大有好处的。老子云:“天下难事,必做于易;天下大事,必做于细。”“5S”法则是一项行之有效的管理方法，也是一套从细微处入手的管理法则。
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