企业档案人员绩效管理及运用_公司员工绩效管理资料
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企业档案人员绩效管理及运用
曾旺辉黎永索
现代企业绩效管理作为一种先进管理思想和方法, 已经在国内外现代企业中得到了广泛的应用, 并取得了很好的效果。近年来国内部分现代引进这一先进管理理念与模式, 亦取得了令人瞩目的进展, 从而引起了各界的普遍关注。越来越多的企业引入了现代企业绩效管理, 用以分析企业自身的运行状况, 发现存在的问题,为现代企业管理层科学决策提供大量的信息资料, 引导和激励工作人员更好地工作。绩效管理在很大程度上提升了现代企业的竞争能力与发展水平。档案人员绩效管理的必要性
绩效管理是人力资源管理职能中的一项重要任务。绩效管理既包括对一个企事业组织对下属某一个部门或单位绩效评估, 又包括对组织中某一个人的绩效评估。绩效评估就是收集、分析、评价和传递有关某一个人在其工作岗位上的工作行为表现和工作结果方面的信息情况的过程。绩效考评在培养优秀档案人员队伍、变革与创新档案工作、塑造档案人员核心竞争优势方面具有重要意义。
1.1 绩效管理有利于档案人才队伍的建设
绩效考评是通过系统的方法对档案人员的工作行为和效果的评估。档案人员绩效考评必将给档案队伍带来生机与活力。
1.1.1 绩效考评是选拔档案人才的组织行为科学
合理的绩效考评, 能够坚持正确的选人用人标准, 增强档案人员甄选标准的有效性, 完善科学的引才机制, 合理配置档案人员, 使档案人员岗位设置和档案队伍建设规划, 更符合档案工作规范化、科学化要求。
1.1.2 绩效管理能完善科学的用人机制
实施绩效管理, 明确档案人员岗位职能、职责, 对档案人员关键绩效指标进行有效的量化,有计划与适时地运用档案人员, 能提高工作绩效, 完成档案管理目标任务。
1.1.3 绩效管理能营造良好的人才竞争环境
随着时间推移, 档案人员知识、技能、体力等方面会不适应要求, 出现价值减损现象。绩效考评则既能发现和解决档案工作存在问题帮助档案人员发现不足, 科学地制定职业生涯规划,又能有效进行薪酬激励和人员更新, 增强档案人员凝聚力与创造力, 吸引留住优秀人才。通过绩效考评构建重才爱才的环境, 提升档案人员整体素质, 就能适应变革创新的客观要求, 持续地最大限度发挥档案人员的潜在价值。
1.2 绩效管理是科学的效益型管理
档案人员管理作为一种重要的管理活动,必须遵循效益原, 而绩效考评则能保证对档案人员的管理活动不断取得效益。档案部门的绩效是与档案人员的绩效紧密相连的, 提高档案人员的绩效, 进而提高组织的管理绩效和战略绩效, 实现个人利益与组织利益的有机结合。
1.3 绩效管理能提升档案人员的综合素质和能力
档案工作活力的源泉在于档案人员的创造力和积极性。通过绩效考评, 对档案人员客观评价, 可、准确识别和长足发展“人”的潜力, 运以充分挖掘用激励机制, 实行奖优罚劣, 激发主观能动性, 调动档案人员提高素质的自觉性, 帮助档案人员确认优, 从而发挥聪明才智, 充分发挥
档案工作在全面建设小康社会中传承文化、服务社会、造福人民的特殊作用, 促进档案工作更加适应现代化建设的需要。
1.4 档案人员绩效管理具有竞争导向
绩效考评能创造优胜淘劣的竞争环境, 增加档案人员竞争意识。绩效考评展开各种有组 织的良性竞争, 营造出档案部门内部的竞争氛围, 可以造就优秀人才, 培养档案人员的进取心、毅力和大胆精神, 使他们全面施展才能, 为档案事业发展贡献力量。通过绩效考评中的管理能力、技能、思维考评, 能发现档案工作各层次最合理的管理人才, 充分开发档案部门的人力资源总体能量, 增强档案部门综合竞争力。通过考评分值的公开, 使绩效考评发挥成就激励和危机激励的作用, 形成公平竞争、不断进取的良好氛围。
1.5 绩效管理是档案人员自我实现的需要
随着社会进步和教育程度的不断提高, 档案人员素质发生很大变化, 档案部门中“知识型”人员的比重增加, 他们渴望能力的充分发挥和更大的前途。档案人员规划自己、满足实现自我的需要期待着绩效管理。绩效考评具有导向和指南作用, 对档案人员自我发展进行引导,帮助档案人员确定工作目标, 提高工作满意感和成就感； 帮助档案人员明确岗位职责、基本要求和工作内容, 提高组织意识和主人翁意识； 绩效考评为档案人员的成长进步和施展才能创造了有利条件, 档案人员努力完成组织目标, 从而满足自尊和自我实现的需要。企业档案人员绩效管理的原则
鉴于现代企业的特点, 引入绩效管理体制对提升现代企业管理水平和员工工作的积极 性, 推进企业全面发展有着相当重要的作用。绩效管理是实行现代企业科学化、规范化管理的重要手段, 是体现科学管理水平的一个重要标志, 是时代发展的需要, 是引进竞争机制的具体体现。
企业档案人员要建立和运用优良的绩效管理与评价机制, 应遵循四条原则:
2.1 工作目标和管理评价目的一致性原则。这个原则也可以理解为现代企业绩效管理中的战略性原则。企业的绩效管理一方面要从企业发展的全局和战略的高度去进行规划, 保证绩效管理目标与企业的战略目标保持一致, 这样企业的绩效管理才会不至于偏离企业发展的方向。另一方面, 在绩效管理体系的设计过程中要妥善、正确处理好企业短期利益与长远利益的关系, 以期实现利益最大化和企业的可持续发展, 务使企业的绩效管理体系的设计符合企业战略管理的需要, 促进企业战略目标的实现, 尽可能使企业的绩效管理体系为企业的长远目标服务。
2.2 引导和激励的原则。绩效管理与考核采取奖励正确的原则。在激励文化中, 隐含的意思是,“没有得到奖励就是惩罚”绩效管理的结果应仅用于激励目的, 在过错惩罚方面应另外进行独立考核。绩效考核的结果仅是绩效管理过程的一部分, 在完成绩效过程中考核者更多的要着重发挥指导、培训功能, 让被考核者积极主动地向绩效提升努力。借此, 企业绩效管理必然会最大限度挖掘员工潜力, 提高员工绩效, 进而实现企业绩效提高的目标。
2.3 客观、公正、准确、全面地评价队伍个体, 以利于队伍成长的原则。现代企业绩效管理目标、考核标准的制定以及考核程序、监控、反馈、评估、利用等应该讲是一套相对客观的体系, 但由于绩效管理针对的对象不同, 且绩效管理的具体过程都离不开不同的人去操作, 这就是绩效管理中必然出现的主观性和人为性。因此, 要求绩效管理做到绝对的公平、公正是不现实的。而追求绩效管理结果的相对公正性是绩效管理工作的永恒目标。
2.4 科学性与实用性的原则。现代企业绩效管理是企业从传统的经验管理向现代科学管理过渡的一个重要管理手段。但是不少企业在引进各式各样的绩效管理体制后, 不但没有使绩效管理收到预期的效果, 甚至成为企业管理上的某种缺陷。这就涉及到一个重要的方面, 就是要强调的科学性、实用性与可操作性的原则问题。这也是任何一项管理体系或管理制度在实施过程中都要
面对的一个共性的问题。企业绩效管理体系的科学性、实用性与可操作性的原则是验证企业绩效管理方案可行性的必要手段, 没有一定程度的科学性、实用性与可操作性的原则保障, 什么样的绩效管理方案也很难在企业管理中得以推进。档案人员绩效考评要素
建立科学、合理的绩效考评办法, 应以一定的原则为指导, 科学选取档案人员绩效考评内容。
3.1 以德为先
科学的考评应该把德放在首位。要用德才兼备, 以德为先的标准培养、考核、选拔和任用档案人员。在“德“方面, 主要考核档案人员的思想品德、职业道德、工作作风。档案人员应具有高尚的精神境界和道德情操、正确的价值取向和行为准则, 树立正确的职业道德观念, 热爱档案工作。有强烈的进取精神和求知欲, 努力适应信息社会的需要。认真履行职责, 踏实肯干、认真负责钻研档案业务、有高度责任感； 把服务视为档案工作的根本, 做到既热情周到、耐心细致, 又迅速准确,优质高效。
3.2 以能力为本
能力是档案人员工作业绩的基础和潜在条件。对能力的考评应在素质考察的基础上, 结合实际工作中的具体表现来判断。能力包括知识、专业、技能等内容。
3.2.1 知识水平
档案人员要有档案管理的理论、业务知识和其他相关知识, 不断拓宽和完善知识结构。可以将平时考评与阶段性考评相结合, 采取笔试、口试等形式。例如, 考察档案人员对档案管理新规定、新办法是否了解和掌握, 是否会应用于实际工作。考评内容除了档案工作知识外, 应有适当的新知识和工作发展前沿或动态, 促进档案人员不断学习新知识、新技能, 跟上时代发展。
3.2.2 学习能力
我们所处的是以知识为核心的时代, 知识成为影响人们生活、工作和学习的最重要的资 源。这就要求档案人员具有学习能力, 善于学习档案专业的新理论、新技术, 不断获取新知识,能够将知识融会贯通并运用于档案工作实践。
3.2.3 业务能力
业务能力是档案人员顺利履行岗位职责必须的素养、经验和技能。社会经济与科学技术发展给档案工作提出了更新更高的要求, 档案人员应树立全新理念, 熟悉档案部门业务活动, 了解其动态变化, 对档案工作发展方向有具体而清晰的认识； 熟悉档案管理的全过程和具体内容, 了解档案工作基本要求与处理流程, 掌握操作技术, 能够进行文件处理和档案管理。
3.2.4 技术能力
随着社会信息化的发展, 档案工作从内容到形式、管理方式到开发利用都融进了高新技 术成分现代科学技术在档案领域的广泛应用以及档案事业的发展, 需要档案人员素质与档案事业全面协调可持续发展相适应, 实现档案的现代化管理。
3.2.5 其他能力
能力是直接影响档案工作效率, 使活动顺利完成的个性特征。要顺利完成工作活动, 必须依靠多种能力的综合运用。因此, 对档案人员绩效考评还包括: 协调能力、分析能力、创新能力、写作能力等。在考评中应针对档案部门实际和档案人员构成特点, 有所侧重, 区别对待。
3.3 以业绩为重
业绩考评是对档案人员承担各项工作任务或履行职责的直接结果进行评价, 是绩效考评的核心和重点。业绩是档案机构对档案人员的最终期望, 是档案人员的工作效率和效果, 可以从工
作数量质量、效率等方面进行评价。不仅要考核档案人员工作完成状况, 更重要的是通过考核完成工作的过程、方式, 来评估其工作能力、态度和职业道德素质以及可发展的潜力。
结束语
现代企业的管理水平, 决定了现代企业的运行效率、发展方向。现代企业只有在一整套科学合理的绩效管理体系下运行, 管理者才能敏锐地发现、解决问题； 员工的工作热情、积极性和其潜能才能最大限度地释放出来, 创造高绩效； 现代企业才能更加适应时代的发展, 在信息时代、知识经济中获得更大的发展。绩效管理要体现现代管理的人性化, 把人作为最重要的资源, 对档案人员的能力、特长、兴趣、心理状况等综合情况进行考评, 充分考虑档案人员的成长特点和价值, 合理安排工作, 通过全面的人力资源开发计划和组织文化建设, 使用科学的管理方法, 使档案人员在工作中发挥主动性和创造性, 提高工作业绩, 为达到组织发展目标高工作效率做出最大贡献。
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