档案信息化建设应坚持的几个方面[推荐]_档案信息化建设简介
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2011 年第 3 期
总第 186 期
黑龙江档案
heilongjiang archives
随着社会经济的迅速发展，档案资源建设、档案信
息化建设、档案开发利用成为新时期档案事业发展的三项基本任务
。其中，档案信息化建设就是要把档案资
源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化 纳入国民经济和社会信息化的重要范畴，通过信息化 建设带动和促进档案资源建设和档案信息开发利用工 作
。特别是随着国家信息化建设的不断发展，政府职能 的转变和电子政务的不断推行，电子文件大量产生，电 子文件以一种数字信息形式进入各级档案馆，不加快 档案信息化建设，就难以实现档案馆的社会服务功能。
可以说加快推进档案信息化建设步伐已迫在眉睫。笔
者结合工作实际，认为加快档案信息化建设需要重点 坚持做好以下几方面工作
:
一、加强宏观管理，统一认识、统一组织
档案信息化建设是一项关系档案事业发展全局的战略举措，应纳入国民经济和社会信息化的大局中，同 步进行，协调发展。电子文件的管理，数字档案建设、纸 质档案的数字化等档案信息化建设内容应由国家档案 局统一规划和组织，避免各自为政、规范不一的现象出 现。档案信息化建设遵循，双套制管理原则、文档一体 化管理原则、信息网络安全原则等基本原则，应由国家 档案局宏观管理，统一认识，统一组织。
二、统筹规划、稳步推进的建设原则不动摇
在档案信息化建设过程中，必须坚持统筹规划、稳
步推进的原则。一方面制定科学的发展规划。按照档案 信息化中长期发展的要求，确定档案信息化的目标、措 施、步骤与要求，分项制定以档案信息网络设施建设、档案应用系统建设和档案信息数据库建设为重点的计 划，并且积极争取将落实计划与科研课题申报结合起 来，将科研课题纳入档案行政管理部门年度科研项目
计划，以项目建设带动事业发展，扎扎实实地推进信息 化计划的实施。另一方面坚持两个一体化，即文档一体 化和馆室一体化。文档一体化，就是以系统理论为基 础，运用先进信息技术手段，实现机关中电子文件管理 和电子档案管理两个信息管理系统的有机联系，从而 创造系统最佳行政信息效益的过程。馆室一体化，就是 要以档案数据交流、传递与共享的规范为基础，实现馆
室之间档案信息资源的共享目标，最大限度地实现档 案数据的使用效益。
三、坚持把档案信息资源建设作为档案信息化建
设的基础工程和核心任务
档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核 心，包括数据库建设、档案日录数字化、档案全文数字
化和多媒体档案数字化工作。
一是要加快现有馆藏档
案的目录数据库和部分全文数据库建设，以满足快速 检索利用的需要，要加快现有馆藏档案的整理、著录、入库工作，逐步实现馆藏档案文件级目录机检。二是利
用现有设备和技术，对一些重要的、容易受损的、利用 频率高档案进行数字化，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用效率。三是对新产生的电子文件、电子档 案，要采取科学的管理方法和技术手段，收集好，管理 好
。四是建立档案信息应用系统建设。档案应用系统的 建设是档案信息化建设的技术保障。各级各类档案部 门应以档案管理软件的优化和推广为基础，以数字档 案馆试点与电子文件管理系统为主，加强档案管理应 用系统建设
。保证归档电子文件真实、完整、有效，要研 究探索电子档案接收、保管、利用的技术方法，为接收
电子档案进馆做好各项准备。这就要求我们在数据库 建设方面要有统一的标准和规范，同时，要注重数据库 的规模，一定的数据规模才能产生一定的使用效应，如 果数据库的数据甚少，整个系统只能是一个摆设，没有 使用价值。此外，在各地、各单位建立目录数据库之前，应确立并推广使用规范的档案管理软件，为今后统一 接收各单位的电子档案数据统一标准，减少将来数据 接口的问题。
四、坚持以人为本、服务社会为工作目标
在档案信息化建设过程中，必须立足服务，建立两
个信息服务平台，增强档案馆“五位一体”功能。一是在 档案局（馆）内部，建立档案馆综合管理系统，使其在档 案收集、管理和利用等方面发挥重要作用。这样可使外 来用户、本馆用户，都可通过本馆局域网在线检索，网 络打印调卷，大大提高了工作效率
。二是档案信息网站
已经成为联系社会、服务社会的重要窗口，也是进行档 案宣传教育的重要阵地，同时也是面向社会征集档案 的重要渠道。因此，应建立与政府门户网站相链接。可 在档案信息网站中设立《现行文件中心》栏目，建立现 行文件目录和全文数据库，方便群众通过互联网在线 查阅，浏览全文。三是提高档案室科学管理水平。认真 贯彻落实国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》，加强电子公文归档管理试点工作，逐步实现“馆室一体 化”和“文档一体化”管理。根据档案信息化建设的需 要，在指导方式上实现了三个转变，即由微观指导向宏 观指导转变；由传统的指导向现代化的指导转变；由单 一途径的指导向多途径的“
指导
+
培训
+
服务
”
转变。
综上所述，档案信息化建设是目前我国档案工作 中面临的一项紧迫任务。
我们要深刻认识档案信息化
建设对档案事业发展的重要性，深入开发和广泛利用 档案信息资源，加快档案信息化建设的进程。
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