企业邮件使用规则_企业邮件使用规范

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电子邮件使用规则

总则

公司开通网络电子服务，目的是为了更好的促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内还是对外均不允许传递与本人工作无关的内容。

一、邮件的开通与登陆

新员工到公司办理入职手续后，由人力行政中心予以开通企业邮箱。企业邮箱登陆地址：ym.163.com 登陆账号：本人中文名全拼@chinarong.com 登陆密码：首次登陆邮箱后，系统会提示重新设置密码，重新设置即可。

注：早上上班的第一件事情，打开电脑——打开邮箱，查看邮件！

二、邮件文本及格式规范 1．邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

2．邮件字体 ① 全文统一

② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。3．邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。4．个人签名

① 个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位等 例：--

best regards RONG行销机构

人力行政中心人力资源主管 XXX

② 如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。

三、邮件语言文字规范

1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3．段落分明、清晰。

四、邮件发送规范 1．邮件主题

① 邮件必须写明主题。

② 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。

2．邮件发送

① 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。

② 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。

③ 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。④ 连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。⑤ 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。

3．邮件群发

① 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。② 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复

注：对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注，或请对方确认 收到Email；重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间。

五、其他注意事项

1．不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2．工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3．邮件只是从多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。4．邮件附件的总容量应尽可能少于5M，如附件较大，应压缩后发送。