探索在电子政务环境下档案馆的发展趋势_档案馆的发展趋势

探索在电子政务环境下档案馆的发展趋势由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案馆的发展趋势”。

对于“电子政务”，当前社会上有不同的论述，称呼上也有差异，如：电子政府、网络办公、办公自动化等等不同的称谓，但它们的实质都是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。而对

于常说的“无纸化办公”，可以理解为“电子政务”的一种特征和表现。

实现“电子政务”的物质基础是计算机与信息技术，其主要包括三个组成部分：一是党政机关内部的电子化和网络化；二是党政机关部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是党政机关部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。由于“电子政务”系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，因此它具有四大功能：

1、事务处理功能。由于党政机关每天存在大量重复的文稿草拟、文件收发、批复审查、督查催办、文印打字、会议组织等繁忙的事务，实现电子政务可以把上述繁琐的事务，运用机器来完成数据的处理，将会节省人力、降低办公成本和提高工作效率。

2、信息管理功能。办公业务信息的控制管理是办公管理的最基本的功能，实现“电子政务”，可以完成日常的各项信息处理任务，即信息的收集、加工、存取、提供、利用和反馈。“电子政务”通过信息管理手段，把各项孤立的事务处理通过信息交换和共享资源联系起来，获得准确、快捷、优质的功效。

3、辅助决策功能。电子政务系统的建立，能自动地采集和分析信息，提出各种可供领导参考的优秀方案，可作为办公自动化辅助决策的有力手段。辅助决策是一种高层次的、智能型的系统，它根据大量的原始数据自动作出较符合实际的决策方案的功能。

4、共享信息功能。各单位的信息可以分为内部使用和共同使用的信息，共同使用的信息为共享信息，建立电子政务系统的重要功能就是解决共享信息的提取和共享利用，减少信息冗余，提高信息利用率和综合管理水平。

按照“电子政务”系统的设计及其工作流程，文件、档案管理将出现新的变化：

1、由于计算机以其具有科学计算、数据处理、实时控制、智能模拟文字处理等功能，特别是在数字处理和文字处理方面的应用，越来越显示强大的潜力，依靠计算机网络技术和存储技术，可以将多台计算机、工作站和终端联结在一起，实现信息交换、资源共享。依托通讯技术、计算机网络技术与文字处理和多媒体技术相结合，进而使办公自动化、信息传输等成为现实，人们通过“电子政务”，就可以在办公室发送和接收各地的文字、图像、声音、影像等各种信息。

2、由于文件的文稿草拟、文件收发、批复审查、督查催办、文印打字等办公环节可以通过计算机完成，作为文件的各种要素均在数据中完整存储下来，文件中的各种原始信息在网络中实现整体传输，用户（或单位）在网络中可以获得一个文件的整体内容，包括文件原始格式、印章、签发、内容等。因此，随着时间的推移，人们对纸质文件的依赖性将逐渐减弱。而更多地通过“电子政务”网络获取各种文件信息。

3、数字化文件的管理将变得重要起来。由于当前计算机技术自身存在各种缺陷，文件的管理和利用仍然实现“双轨制”，即文件数据与文件实体同时并存，并且，在现阶段，纸质文件仍作为主体，数字化文件不能取代纸质文件。但是，从长远来看，随着计算机技术的发展，数据存储技术的成熟、数据安全问题的解决，数字化的文件将不断膨胀，很有可能取代纸质文件，因而，纸质载体的文件数量将不断萎缩，甚至慢慢消亡。实施“电子政府”的最大特点就是减少纸质文件流转，通过政务网络以数据形式方便快捷发送各种文件信息，已经走出了无纸化办公的第一步，因此，不断增加的数据信息的管理将尤其重要，有可能造就一个专门的部门来管理重要的政府信息。

根据以上的特点及变化，在“电子政务”环境下，作为保管各级政府文件、档案的综合档案馆，将面临着两种发展趋势：

第一种趋势是将政府的整个文件、档案、信息完全置于档案馆的管理之下，档案馆成为当地政府和社会的现行文件、历史档案资料及其数据的保管重地，档案馆实现职能的转型，档案馆的地位将迅速提升，这是一种档案馆发展壮大的趋势。在这种趋势下，档案馆的功能将得到扩展和延伸，档案馆将逐步发展成为“政府文件管理中心”、“档案信息管理中心”、“档案信息传输中心”等多位一体的机构。这种趋势有其存在的根源：在现实中，由于计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合，造就了“电子政务”的产生，在“电子政务”环境下，电子文件大量产生，档案馆中纸质档案的数字化速度也将加快，导致了档案实体与其所包含的信息内容分离速度的加快，文件与档案的界限变得模糊起来，文件、档案实体与信息同时并存于档案馆中，档案馆将承担起文件、档案实体管理及其信息管

理的重任。档案馆自身借助各种信息技术使新的功能不断增加，档案馆的任务将发生根本性的变化，档案馆通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。那么，这些功能的扩展，使档案馆不再是纯粹的档案物质载体的保管基地，更加突出的将是信息管理机构及数据的传输枢纽，随之而来的是档案馆将获得更大的发展空间。

在这种情况下，档案馆有几项

功能将突显出来：

一是文件管理中心。“电子政务”的实现，政府必须设置专门部门来综合管理大量产生的电子文件，依据国家有关法律，档案馆作为文件的最终归属地，以及与文件管理密切关联的部门，在文件与档案转换间隙变得不清的情形下，由档案馆承担文件管理是顺乎自然的问题。档案馆可以将自身的功能延伸前置文件管理之中。

二是档案信息管理中心。“电子政务”的实现，在纸质文件形成的同时，伴生的电子文件，也就是档案信息（需要说明的是这里特指档案的数字信息，而非档案的内容信息），需要实行同步管理。随着时间的推移，档案馆将逐步演化成为信息集散地，成为巨大的档案信息管理中心（电子档案馆）。

三是档案信息传输中心。伴随档案信息管理中心的建立，借助强大的信息网络，档案馆将不停地“吞吐”档案信息，既将各个部门形成的电子文件纳入管理，同时，通过网络满足不同利用者的需要。这样，档案馆就承担起档案信息传输职责，成为当地的档案信息资源?换恢行模源?br>为基础建立起来的档案信息网将成为当地不可缺少的“公共服务网”，使档案资源得到充分的蚕恚诱庖灰庖謇唇玻蛋腹萁晌畔⒋涞闹行氖嗯α?br>另一种趋势是档案馆功能的萎缩，由于实现无纸化办公，档案馆将不再有大量的纸质文件档案或特殊载体档案进馆，电子文件将置于办公室（厅）或者当地政府的信息中心管辖之下，由信息中心（或电子政务的管理机构）将电子文件和档案数据实行统管，虽然电子文件管理机构可以将文件数据备份后移交档案馆，但那已经失去了档案馆作为文件最终管理机构的意义，档案馆将成为真正管理历史档案的机构，其存在的空间将变得非常狭小，最后有可能成为博物馆或信息中心的附属机构。

可以说，计算机技术的发展，“电子政务”的普遍实施，档案馆的发展既有喜又有忧，既有可能在信息化浪潮中，档案事业发展壮大，档案馆的职能实现前景，也有可能档案馆逐步走向萎缩，或被其他机构所代替。如果要想档案馆在未来能保持良好发展前景，实现第一种发展趋势，那么，现在就应认真研究档案馆的生存危机，通过法律手段将电子文件纳入档案馆管辖的范畴。这是本人的一己之见，希望能起到抛砖引玉之用。

六、精干的人才队伍。毛泽东同志早在1938年10月《中国共产党在民族战争中的地位》一文中指出：“政治路线确立之后,干部就是决定的因素。因此,有计划地培养大批的新干部,就是我们的战斗任务。”革命战争年代是这样,和平建设时期也亦如此。江泽民主席反复强调,要把培养和造就大批高素质人才作为军队现代化建设的大计。我军数字档案馆建设能否搞好,很大程度上取决于有没有一支政治思想过硬、作风纪律优良、业务技术精湛、管理能力很强的档案人才队伍。馆领导应当通晓高科技知识特别是档案信息技术,具有相当高的理论素养,精通数字档案馆的组织管理艺术,熟悉数字档案馆信息的特点和保管利用环境及特殊要求，正确处理档案信息征集、编研、维护、保管利用过程中的各种复杂情况。工程技术人员及档案业务干部,都必须文化基础扎实,专业技术过硬,能熟练掌握多媒体技术、光盘与缩微技术、数据库技术和数字化信息传播技术,对档案信息网络系统和数字化档案设备与装备,做到会操作、会管理、会维护。在当前各级档案馆急需专业人才的情况下,一是要有目的、有计划、分步骤、分期分批地选送具有一定文化素养、热爱档案事业、有发展潜力的干部到院校学习深造。二是总部、军区可定期与不定期地组织一些专业培(集)训,用一定的时间重点学习数字档案馆建设中的一个或几个方面的理论知识、经验和技术。三是鼓励档案干部抓好岗位练兵和函授学习与档案继续教育,坚持在实践中不断锻炼提高自己。