EXCEL建立透视表 教学过程_excel透视表基本操作

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发表于 2008-8-4 11:46|只看该作者|倒序浏览|打印建立数据透视表（图）的目的数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类汇总。

首先应该明确的是：不是所有工作表都有建立数据透视表（图）的必要。

记录数量众多、以流水帐形式记录、结构复杂的工作表，为了，将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法。即，建立数据透视表（图）。

例如，有一张工作表，是一个大公司员工（姓名、性别、出生年月、所在部门、工作时间、政治面貌、学历、技术职称、任职时间、毕业院校、毕业时间等）信息一览表，不但，字段（列）多，且记录（行）数众多。为此，需要建立数据透视表，以便将一些内在规律显现出来。2 创建数据透视表

⑴将光标移入需建立数据透视表的工作表中，然后单击“数据”·“数据透视表和图表报告”。

⑵“数据透视表和数据透视图向导－3步骤1”对话框上，单击“下一步”（选用默认选项，“Microsoft Excel数据清单或数据库”）。

⑶在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤2”对话框上，“选定区域”框中，已经自动选定工作表的（整个）数据区域，单击“下一步”。

⑷在“数据透视表和数据透视图向导－3步骤3”对话框上，选用默认选项：“新建工作表”，在当前工作的左侧创建一个新工作表。这样做，可以保证原始数据的安全以及可利用性。单击“完成”后，一张新工作表－“数据表（下图所示）”即出现在当前工作的左侧。设置数据表中数据的关系3.1 数据表上，几个区域的设定方法

1、“请将行字段拖至此处”（相当于“左端标题行”），将作为横向分类依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。例如，将“所在部门”字段拖至此处。

2、“请将列字段拖至此处”（相当于“顶端标题行”），将作为纵向分类依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

拖至此处的字段是计数的“依据”。例如，将“性别”字段拖至此处，计数的依据就是“男”和“女”两项。

3、“请将数据项拖至此处”（相当于“普通数据区”），将作为统计依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

拖入该区中的字段，Excel将用某种算法，对其进行计算，然后将计算结果（汇总数值）显示出来（如何设置算法见3.2）。

4、“请将页字段拖至此处”，将作为分类显示（筛选）依据的字段，从“数据透视表”工具栏上拖至此处。

可以将一个或多个字段拖至此处。此区域中的字段是分类筛选的“首要”条件。例如，将“政治面貌”字段拖至此处，然后在其中，选择“党员”，则下方表格中，只统计“党员”有关的情况。

提示：“顶端标题行”和“页字段”区中，均可有多个字段。3.2 透视分析数据

改变透视表内部的透视关系，从不同的角度查看数据之间的内在关系。主要包括：改变透视关系、添加或删除项目以及数据更新

1、改变透视关系

更改各区域中的放置字段，或改变字段的分组条件即可以改变透视关系。

添加字段的方法上面已经介绍过了，删除方法，是将需删除字段拖出数据表区域即可。

改变字段分组条件的方法：单击字段名右侧的三角形按钮，然后单击下拉式列表菜单上的相应条件

2、改变统计字段的算法

双击透视表左上角的统计字段名，打开”数据透视表字段“对话框（右图）。

在“汇总方式”框内，选定所需的算法，然后单击“确定”。

提示：对日期型字段求和时，以1990年1月1日起算。

3、透视表的更新

若原工作表中的数据（含标题行－字段名）更改后，透视表作相应更新的方法：

默认情况下，当重新打开工作薄时，透视表数据将自动更新。

在不重新打开工作薄的情况下，在原工作表的数据更改后，在透视表中单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”按钮即可。

提示：普通数据更改后，单击“更新数据”按钮后，即可完成更新。若更改了已经拖入透视表中的字段名，则该字段将从透视中删除，需要重新添加。透视图表

将透视表制作成透视图表的方法是：单击“数据透视表”工具栏上的“图表向导”即可生成一张图表（位于左侧的新工作表上）。

透视图表的编辑方法，与普通图表相似。不再赘述！

Excel中的表格通常有很多项目，比如一张表格中包含姓名、性别、职务、年龄、文化程度、工资等等，我们做数据分析时，常常要用到各种函数来进行统计，比较麻烦。有没有一

个“模子”，对复杂的数据进行方便地汇总分析呢？

有人说“不动透视表，就不懂Excel”，可见其功能的强大。它的操作极为简单，关键在于一个字：拖，然后神奇的运用就看你的了。首先把光标定位在表中的数据区任意位置，然后点击菜单中的“数据→数据透视表和数据透视图向导”，指定数据源类型和报表类型（一般选默认的即可），接下来点“下一步”，选定区域中要自动显示的数据区，再点“下一步”，选择“新建工作表”或“现有工作表”（一般选默认的前者），点“完成”，“模子”就出现了。下面开始尽情地“拖”吧。把“部门”拖到左上角，“职务”拖到行字段，把“文化程度”拖到列字段与中间的数据项处。好了，看出现了什么惊人的结果（见图1）！双击数据区中的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中，可选择汇总方式（记数、求和、平均等项）。交叉的单元格，显示了需要的累计数据，如果想尝试别的选项，可以随时把要删除的字段拖出，重新按需要进行设置。不同的组合（2项以上）有不同的结果，经过大量实践，你就可以根据不同情况熟练进行拖动了，也许以前2天的汇总工作，现在2分钟就能轻松完成。

成绩分析 Excel软件来帮忙

分分分，学生的命根，作为教学管理者，分数的统计与管理也是一件消耗教师大量精力的事。快请来一个好帮手——“绿色中小学成绩分析软件”(下载地址:http://www.daodoc.com/soft/26025)，界面简洁，操作简单，免安装，可以 按总分、名次分段统计各班人数，计算各班各科及格人数、及格率、优秀人数、优秀率、平均分、总分，计算该年级所有教师成绩（平均分、优秀率），可以自动统计excel中出现的科目，可自由设置及格、优秀分数线，可以分学科分段统计各班在各分数线的人数，并对原始分进行查错，消除输入错误（负值、非数字格式、超过满分），最后分析结果会以Excel输出，方便自己对结果进行编辑和使用（见图2）。

插入分节符

同一文档不同版式

对Word文档进行排版时，可能同一个文档中的不同部分需要采用不同的版面设置，比如要设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等，最棘手的是又要求统一编排页码。如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。

利用Word的“分节”功能，可以轻易地解决这个问题（“节”是文档格式化的最大单位，默认方式下Word将整个文档视为一“节”）。比如以文字为主的A文档页面要纵向打印、以表格、图形为主的B文档要横向打印，需要把二者合成一个长文档。首先打开文档B，光标定位在文档末尾，单击“插入→分隔符”，在对话框中选择分节符类型“下一页”，全选，复制。再打开文档A，在其倒数第二页也插入一个分节符。再将光标定位在A文档尾页的开始部分，执行“粘贴”操作。这样，文档B就完整地插入到了文档A中，并且二者都保持了原来的页面设置信息。分节符类型中，“下一页”表示分节符后的文本从新的一页开始；“连续”表示新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”表示分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”相反（见图3）。插入“分节符”后，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项，当前“节”的页面设置便与其他“节”不同了。

框中打钩 Word工具好实现

我们在制作调查表或数据报告时，有时会遇到需要在方框中打对钩。难道选一个方行然后再手工打钩吗？

Word中就有让二者配套出现的方法。先在工具栏上点击“插入→符号”，在字体里选“普通文本”，子集里选“数学符号”，看到对钩了吗？插入到文档中后，选中这个钩，再到工具栏上点击“格式→中文版式→带圈字符”，在右边的圈上选方框图形，确定，就可以了。如果选择“放大”模式，效果会更好（见图4）。还有一个方法能打出更漂亮的对钩：选择“插入→符号”，选择字体为“wingdings”，仔细在找一下，这里有方框中有对号的特殊字符，选中就OK了。

PPT对象

无论多少排整齐

我们在一张幻灯片中，常常要插入图片、图形、文本框等多个对象。如果让它们整齐排列，手工调节太麻烦，有别的办法吗？

进入“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏，同时选中多个需要对齐的对象，在“绘图”工具栏上按下“绘图”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式即可，比如选定了“右对齐”，其余三个对象立即向“最右边”的对象 “看齐”了，即多个对象向其中一个对象“看齐”（见图5）。选中要对齐的对象，还可以按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框或者按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象（这样对象可以不是连续的）。

PPT转Word 快捷汇总好轻松

开完部门总结会议，每个人的PPT需要汇总到一起，便于领导查看。或者自己在制作PPT的时候，希望有更清楚的大纲显示在Word上来进行检查或确保顺序的正确性，或者打印出来便于携带随时查看。是否需要把每个PPT页面的内容复制粘贴出来？

当然不是！在PPT中，进入“文件→Microsoft Office Word”，会弹出一个对话框，需要我们选择要创建的Word文档版式（“批注在幻灯片旁/下”、“空行在幻灯片旁/下”以及“只使用大纲”），此外再在下方选择“粘贴”或“粘贴链接”即可（见图6），这样，PPT就飞速把文字地搬过来了，样式是“第*页：一个框”。还有一个不错的方法：选择“文件→另存为”，“保存类型”选最下面的“大纲/RTF文件”，确定，纯文字就全转到Word文档中了，这次没有框，每个幻灯片的内容基本能根据空行分开。但唯一不足的是文字有一种特殊格式，也许不太适合阅读习惯，可以再进入“编辑→选择性粘贴”，选“无格式文本”即可，还是很快的。

Excel 工作表来源

...创建一个按类别和季度汇总员工差旅费总计的数据透视表。

各类别、年份和季度的费用

目前，不必更改原始工作表，你就能创建另一个数据透视表,通过其他方式来查看数据；例如，能按员工或按月份查看差旅费，而不必输入一个公式。

下面说明怎么快速创建数据透视表。

?创建数据

首先，在 Excel 工作表中创建数据。你能将现有的电子表格或数据库中的数据导入到新 Excel 工作表中。确保数据可用于数据透视表：

 删除所有空行或空列。 删除所有自动小计。

 确保第一行包含各列的描述性标题。

 确保各列只包含一种类型的数据? 例如，一列中是文本，另一列中是数值。

?启动“数据透视表和数据透视图向导”

 在 Excel 工作表中，从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元格。 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”启动“数据透视表和数据透视图向导”。

如果不能选择数据透视表和数据透视图怎么办？

 如果工作簿是共享的（共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户能看到其他用户所做的修订。），则“数据透视表和数据透视图”命令不可用。

 在“数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之 1”的“请指定待分析数据的数据源类型:”下，单击“Microsoft Office Excel 列表或数据库”。 在“所需创建的报表类型:”下，单击“数据透视表”。 单击“完成”。

Excel 会在你的工作簿中插入一个新工作表，该新工作表包含报表的布局区域（即“数据透视表”工具栏）和“数据透视表字段列表”。

?开始构建你的数据透视表

 将“类别”字段从“数据透视表字段列表”拖动到数据透视表的“将行字段拖至此处”区域。

不要担心会将字段放错位置，你以后能随意移动他们。

请注意，向导会使用你的工作表中“类别”列的数据自动填充行。此外，“数据透视表字段列表”中所使用的字段以粗体显示。

行中为“类别”的数据透视表

如果看不到“数据透视表字段列表”怎么办？

如果看不到“数据透视表字段列表”，请在带轮廓的布局区域中单击。如果仍然看不到他，请单击“数据透视表”工具栏上的“显示字段列表”按钮。

“数据透视表”工具栏在什么位置？

该工具栏显示时应该浮动在工作表上或停靠在一侧。如果没有显示该工具栏，请单击“视图”，指向“工具栏”然后单击“数据透视表”。

?给报表添加数据

 将包含要汇总数据的字段，例如，“金额”字段，从“数据透视表字段列表” 拖动到数据透视表的“请将数据项拖至此处”区域。

目前，数据透视表会显示每个类别的费用总计。

包含类别和费用总计的数据透视表

?给报表添加页排序字段

要按“类”筛选数据，能在页顶部创建一个下拉箭头。

 将“类”字段从“数据表字段列表”拖动到“将页字段拖至此处”区域。 单击“类”下拉箭头，然后选择一个类。

目前，你能看到某个时间某一个类的费用类别。

按“类”筛选的结果

要查看所有“类”的数据，请单击“类”下拉箭头，然后单击“（全部）”。

?使用此报表还能做什么？

按金额排序费用类别

你能利用“自动排序”功能来首先查看最大的费用类别。

 单击“类别”字段，单击“数据透视表”工具栏上的“数据透视表”，然后单击“排序并列出前 10 项”。

 在“自动排序选项”下，单击“降序”。

 在“使用字段”框中，单击“金额总和”，然后单击“确定”。

按“金额”排序的费用类别

查看各季度的费用类别

按季度查看每个类别的花费：

 将“日期”字段拖动到“行”区域。

 右键单击“日期”字段，指向“组及显示明细数据”，然后单击“组”。

 在“依据”框中，单击“季度”。如果源工作表包含多个年份的数据，还要单击“年份”。 如有必要，清除“月份”选项，然后单击“确定”。

各年份、季度和类别的费用

查看各季度每个费用类别的变化情况

你能在非常短的时间内更改数据透视表中的行和列。

 将“类别”字段拖动到“年份”字段的左侧。

各类别、年份和季度的费用

按员工筛选结果

要按员工筛选数据，能在页的顶部创建第二个下拉箭头。

 将“员工”字段拖动到“类”字段之上或之下的“页字段”区域。 单击“员工”下拉箭头，选择一名员工，然后单击“确定”。

按“员工”筛选的结果

在不同的工作表上显示每个员工的结果

除了查看一名员工的结果，你还能将每个员工的结果显示在不同的工作表中。

 在“数据透视表”工具栏上，单击“数据透视表”，然后单击“分页显示”。 在“分页显示”对话框中，单击“员工”，然后单击“确定”。

多个页将会作为工作表标签显示出来。

位于独立的工作表上的员工结果

源数据发生变化时刷新数据透视表

每当源电子表格中的数据发生变化时，能即时更新你的数据透视表。

 单击“数据透视表”工具栏上的“刷新数据”按钮。

瞬间让数据透视表看上去漂亮非凡

使用 “自动套用格式” 迅速获得具有专业外观效果。

 在“数据透视表”工具栏上，单击“设置报告格式”按钮。

 单击一个报表或表格样式，然后单击“确定”。

?数据透视表还能为我做什么？

基本数据透视表的设置快速且方便。不过，如果愿意多花点时间，你还能学到使用数据透视表处理和分析数据的更多方法。例如，能从许多不同类型的源中导入数据或连接到许多不同类型的源中的数据，自定义报表的格式，及以有意义、易于理解的方式显示结果。