《机关管理与办公自动化》期末复习_文档管理与办公自动化
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《机关管理与办公自动化》期末复习
第一章 导论
1.机关管理的概念：机关管理是以为全面提高组织效能提供必要保障，而对机关内部部分办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制和协调。
2.办公自动化的概念：办公自动化是以信息技术的广泛应用为特征的依托信息资源的机关管理形态。
3.办公自动化的发展历程：（1）初创阶段：单机单功能为主。（2）初级阶段：网络化协同作业。（3）中高级阶段：机关公务处理电子化。
4.机关管理的特性：事务性、综合性、技术性。事务性要求我们重视对事务活动规律性的研究，运用制度化、程序化的管理方法；综合性要求我们从机关整体角度出发解决问题，借鉴和运用多种学科方法技术；技术性要求我们尊重技术规律，掌握事务处理技术和管理技术。
5.我国机关管理体制：总体上是统一领导指导，分级负责；机关内部是直接领导，集中管理，分工负责。
6.我国机关管理机构：采用分理制和综理制。分理制是指分部门分担职责任务，党政系统机关基本采用分理制；综理制是指不采用分部门分担职责任务，各级人民代表大会、政治协商会议的机关基本采用综理制。基层企事业单位的设置通常参照党政机关，大中型规模采用分理制，有专门的办公室，下设二级机构；较小规模采用分理制或综理制，有办公室或秘书科，不设下属机构；很小规模则不设专门机构，只有专兼职管理人员。
7.机关管理的基本原则（理解）：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性、集中化、规范化、简化。
第二章 文件工作管理
1.公文的特点：（1）制成者是正式的国家机构或社会组织；（2）直接形成并作用于所反映的公务活动；（3）文体、结构、格式有严格规范；（4）形成过程严格履行法定生效程序；（5）现实执行效用受国家严格约束保护。2.公文效用生成的条件：（1）公文作者必须依法成立并具有法定职权、公文必须在作者法定职权范围内依法制发，越权无效；（2）公文内容不得与宪法、法律和上级机关制定的公文相抵触，应与平级机关的公文尽量协调一致；（3）公文必须注明作者并加盖印章或由主要负责人签署，必须注明生效日期；（4）公文的制发必须履行法定程序与审批手续。
3.公文的类别：按领域分为通用公文、专用公文；按方向分为上行文、下行文和平行文；按内容分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文；按密级分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文；按时间分为平件、急件、特急件；按来源分为收文、发文。
4.文件工作的基本任务：创制公文、传递公文、办理公文、处置办毕公文、管理公文。5.文件工作的组织形式（理解）：集中型、分散型、复合型。
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6.文件工作的控制：运转与传递过程控制、数量控制、质量控制。
7.提高文件质量的措施：核心是建立文件质量保障体系，即在整个文件工作过程中，建立严密、高效的管理网络，明确各部门、各环节、每一位工作人员在文件质量控制中的任务、职责和权限，制定出各类标准制度，强化质量反馈，形成一个质量监控管理的有机整体。（具体措施如下：强化全员质量意识，确立质量第一的思想，更新文件质量控制观念；加强教育培训，全面提高各级各类工作人员的素质；科学分工，明确岗位质量责任；稳定文件工作人员队伍；严格审核监督、加强检验；加强质量考核，奖优罚劣；强化文件的成本控制；简化文件，简化工作过程，简化程序手续；提高文件工作程序化水平；提高文件标准化程度；建立灵敏有效的文件质量信息反馈机制；加强领导，完善文件工作机构的质量控制职能等。）
8.文件工作协调的原则：分层协调原则、权威性原则、全局原则、客观公正原则、沟通原则、服务性原则。
9.文件工作协调的基本方法：立标准、建制度、多协商、找领导。10.案卷：若干有密切关联的文件的集合体。它是档案的基本保管单位。
11.立卷：将本机关形成或处理的有查考利用价值的业已办理完毕的文件，按照一定的联系编立成为案卷。
12.立卷的基本方法：同其同，异其异。（1）分类。按照一定的标准将文件分为若干类别。（2）组合。在同类文件中将有较多共同点的文件组合在一起，形成“卷”。（3）编目。科学地编排同一卷内文件的排列次序并固定之，形成目录、说明、标记记录等。
13.电子公文处理的特殊规则（理解）：真实性、完整性、长期有效存在。14.电子公文的归档方式：（1）逻辑归档。在不改变原存储方式和存储位置的情况下实现归档。档案部门根据公文存储的逻辑地址，通过网络对公文进行管理。（2）物理归档。把电子公文集中传递到独立的或可以脱机保存的载体上实现归档。具体分为网络传输归档和介质传递归档两种。（分析逻辑归档和物理归档的优劣）
第三章 会议管理
1.会议的基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程、信息、规则、基本物质条件等。
2.会议的其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。
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3.发送会议通知的要点：（1）认真确定与会人员的范围，保证为确定的每一位与会者发送会议通知。（2）通知的封筒上准确标明与会者的详细地址、工作单位、姓名等，并醒目标注“会议通知”字样。（3）可将会议中使用的有关票证与会议通知一并发送。（4）必要时，送出通知后以电话等方式同与会者取得联系，落实对方是否收到通知、是否能与会等项内容。
4.主持人的会议组织职责：通过领导、指导、监督检查各项组织工作，完善会议要素，为会议的合法、有效创造条件，引导会议达到既定目标。5.会议管理者的会议组织职责：会议管理者是会议组织责任的主要承担者。具体职责：1）组织制定或修订会议规则2）提出会议计划3）组建各相关机构，明确职责4）组织监督会前准备工作5）组织会间保障服务工作6）处理会后事宜。
6.秘书机构的会议组织职责：秘书机构是会议组织工作的具体承担者。具体职责：1）协助制定会议计划2）通知与会3）布置会场4）起草、印发各种文件材料和票证5）组织签到，编制分组名单6）具体安排与会者座次。
7.会前组织：是会议组织工作的重点和基础，主要任务是为会议的有效创造一切必要条件，确立切实保障。基本要求：充分、周密、安全。
8.会间组织：在会议进行中，协助主持人组织好会议各项活动，使会议顺利而有效的进行。基本要求：主动、周到、有序、有效。
9.会后组织：完成善后工作，总结经验，维护并扩大会议成果。基本要求：迅速、妥善。
10.会议记录的格式：（1）记录头。包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题。（2）记录主体。与会者的发言；议定事项。（3）记录尾部。散会；主持人、记录人签字。
11.会议泛滥的原因：领导者领导水平不高；官僚主义作祟；机关内部机构设置不合理；会议质量低劣，效果差；会风不正。12.会议成本的计算：会议成本=2A×B×T。其中A是与会者平均工资的3倍（以小时计），B是与会人数，T是会议时间（以小时计）。13.会议成本的控制：（1）各单位根据实际情况，提出合乎实际的会议成本计算公式；（2）在送审会议计划时，上报成本，申请预算；（3）上级审批，计算有形无形成本，拨付款项；（3）若超支，必认真查究，从该单位其他经费中扣除，或向上缴纳“会议超值费”。
14.会议进程控制的负责人：主持人、会议管理者。其中，主持人是控制会议进程的“主角”，负责直接和具体把握进程，需要不断处理随机性问题，排除各种干扰，保证会议如期按规定议程依法有效进行。
15.视频会议系统的组成：视频会议终端、多点控制单元、网络管理软件、传输网络、附属设备
16.多点控制单元：MCU（multipoint controller unit），它的作用是当视频会议终端在3点以上时，决定将哪一路图像或哪几路图像合并为一路作为主图像输出。
第四章 办公室日常事务管理
1.电话接待工作的要求：熟悉常用电话号码；学会打电话；学会接电话；注意电话礼仪；做好电话记录；及时处理电话记录。2.电话记录的要素：5W1H。（why what when where who how）
3.来客接待工作的原则：坚持“约见”制度；坚持一视同仁；坚持热情适度、礼仪周全；坚持有始有终、始终如一；坚持上下区分、内外有别。
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4.“上下区分”原则：根据来客来访者的单位与本单位的上下级关系，接待工作要有区分。（1）接待上级单位：陪同中秘书不主谈，不问不谈；不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作；特殊情况需要汇报的，要实事求是，听取指示时要认真记录；秘书只负责最初接待和会晤服务，是否陪同由单位领导决定。（2）接待平级单位：接待热情，注意联络感情；对方是领导应由领导接待，领导不在可由秘书接待；秘书不擅自做主，遇到问题需明确表示要汇报给领导才能决定。（3）接待下级单位：一般情况应主要由秘书接待、接谈；工作属其他职能部门的要做好介绍转办工作；职权范围内的问题要尽量解决，难以解决的要请示领导；对不清楚的问题不擅自作答。（4）接待新闻媒体：要热情配合，为其提供方便；一般情况都是由秘书部门主要做接待工作；没有把握的问题不擅自主张决定。
5.接待上访人员的要求：热情友善、耐心疏导、高度负责、坚持原则。
6.公章：一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定除刻制。
7.专用章：为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”、“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。
8.手章：也叫负责人章，是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件、事项、手续，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手章才能生效。
9.印章的样式：包括质料、形状、印文、图案、尺寸。在“图案”方面：县及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民政府、人民法院、人民检察院、专门人民法院、专门人民检察院及驻外使领馆等的正式印章中央刻国徽。国务院各部门和地方各级国家行政机关所属单位、行政公署、乡、镇人民政府及企事业单位、社会团体的正式印章中央刻五角星。党各级机关的印章中央刻党徽。
10.管理和使用印章的要点：管理印章要有制度；使用印章要慎重；使用印章前认真检查材料；盖章位置准确；妥善保管印章。11.几种信函的写作格式（掌握）：介绍信、证明性、推荐信、邀请函、聘书
第五章 机关工作环境管理
1.机关标识系统的功能：（1）为来到机关的人们指示路线和方位；（2）公示办事规则与程序，便于办事，接受监督；（3）提示应遵行的行为准则，创造有利和谐的条件。2.照明条件指标：照度、光线照射角度、亮度分布、光线色调。
3.照度：物体某部分面积被照明的程度，即照在平面上的光的总量，单位“流明/米”，称为“勒克司”（lux，lx）。写作、阅读、计算、打字：400-200勒克司；一般作业：200-100勒克司；会议室、接待室：100-50勒克司。4.亮度分布：局部照射面的亮度比例。（1）观察对象与工作面之间的亮度比应为3:1。（2）观察对象与周围环境之间的的亮度比应为10:1。5.办公室照明环境的控制：（1）正确选择照明方式。一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。（2）正确选择光源。尽量采用自然光源、透射光源。（3）防止眩光。限制光源亮度；合理分布光源；适当提高环境亮度，减少亮度比。（4）使照度均匀。使办公室内的最大、最小照度分别与平均照度之差小于平均照度的三分之一。6.决定颜色的指标：色调、明度、彩度。
7.颜色对人的心理影响：冷暖感、兴奋和抑制感、阳气与阴气感、轻重感、前进后退感、大小感等。
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8.办公室颜色指标的调节：（1）色调。在生理反应方面接近中性，给人平静感，保护视力；色调和谐统一且有所跳跃；合理选择冷暖色调。（2）明度。明度6.5以上，给人阳气感、前进感和轻快感；明度差不宜过大，否则会增加疲劳感。（3）彩度。不宜过高，基本彩度在4以下，以降低视觉疲劳，警戒色彩除外。9.5S管理：（1）整理（seiri）：区分要与不要的物品，现场只保留必需品。（2）整顿（seiton）：将必需品按规定摆放整齐有序，明确标识。（3）清扫（seiso）：清除现场脏污、物料垃圾。（4）清洁（seikeetsu）：维持上述做法的成果。（5）素养（shitsuke）：遵守规章，养成好习惯。
第六章 机关管理的常用方法技术
1.工作简化的基本原则：（1）简化必须真正在总体上带来方便和效益。（2）简化必须是合理的。（3）必须正确把握简化的时机。
2.机关事务标准化：机关事务标准化是指在机关事务活动领域内，针对其中具有重复发生和使用的一部分事物和概念制定科学统一的管理规范和技术规范，并予以贯彻实施和不断修订完善的全部活动过程。
3.事务质量管理的原则：全面控制原则、事前控制为主原则、质量标准化原则。4.事务质量保障体系的构建：（1）有一个明确的质量方针和质量目标。（2）有确定的管理职责权限。（3）有足够和适当的人力资源、物质资源。（4）有作为质量保障体系运行依据的文件体系。（5）有确保能不断对质量保障体系进行有效审核和改进的机制。
5.几种常用图表的绘制：流程图、决策表、质量分析图表、网络图、水平时间线条图。（要求会读、会画。）
6.排列图的绘制步骤：因素分类；收集数据；排列项目次序；求得各类因素的频数与频率；计算累计频数；计算累计频率；在直角坐标上按频数从大至小自左向右画直方图。
7.因果分析图的绘制步骤：明确要分析的问题，列出标题；画出脊骨，标出结果；找出直接影响结果的原因；检查核对是否有被漏掉的原因；在影响最大的原因上加重点符号标记。
第七章 办公自动化设备
1.打印机的分类：（1）针式打印机。优点：耗材低廉、独具拷贝打印功能、擅长票据打印；操作维护简单；缺点：分辨率较低、体积较大、价格较高、速度超慢。（2）喷墨打印机。优点：体积小、噪音低、分辨率较高、彩色打印质量高；缺点：速度较慢、耗材较贵、维护不方便。（3）激光打印机。优点：速度很快、噪音低、成像质量高；缺点：耗材贵、价格高。2.复印纸的选用：（1）厚度。复印机用纸厚度规格一般为60-80g/m2。（2）密度。宜选用密度高的复印纸。（3）挺度。宜选用挺度好的复印纸。（4）表面光度。纸面颜色应为白色，不要灰暗色，光亮程度也不必太高。（5）干燥程度。宜选用干燥度高的复印纸，并在保管储存过程中注意防潮。
