档案信息化试题_档案信息化建设试题
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档案信息化
一、填空
1、电子档案管理应遵循以下原则：完整性原则、可读性原则、可靠性原则。
2、电子文件的归档从技术上分为介质归档和网络归档两种方式。
3、电子档案利用的方法有：提供物质载体的拷贝、利用网络传输电子档案、通过电脑直接提供利用。
二、名词
1、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
2、电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
三、简答
1、电子文件归档有哪些要求？
答：①归档电子文件必须真实有效②归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤③归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性④归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便⑤禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份，一分封存，一份提供利用⑥文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各自保存一份备查。
2、电子文件有哪些特性？
答：①电子文件呈数字化信息形态②电子文件对设备的依赖性③电子文件载体的非人工可读性④电子文件信息与载体的可分离性⑤电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑥电子文件信息共享性及不安全性、易修改性⑦使用技术与载体的不稳定性。
3、电子档案利用有哪些特点？
答：①电子档案不再受“孤本”限制，可实现共享②电子档案具有良好的复用性，重复利用不会留下老化的痕迹③电子档案的利用可采取交互式④可进行电子档案的信息加工。
四、论述
如何保管电子档案？
答：㈠电子档案载体的物理保护：电子文件载体多为磁带、磁盘和光盘，极易受到各种内外因破坏，使其寿命缩短或使信息破坏，因此必须首先对载持信息的载体进行科学管理与保护，以确保承载信息的安全。
1、严格控制温湿度。保存电子档案的库房温度为15-27℃，相对湿度为40-60%，最佳环境温度为18℃，相对湿度为40%。
2、净化外部环境。减少空气灰尘含量及有害气体，保持通风，防止强光照射，清除积尘等。
3、防磁防震。电子文件保存与使用时，一定要远离磁场，库房最好建有抗磁性的围护结构，设备要放置平稳。
4、正确排放与使用，减少机械损伤。载体应直立排放，避免挤压、折叠或弯曲。
5、定期进行检测与拷贝。先检测外观有无损坏或变形，是否清洁，然后进行逻辑检测，发现问题及时补救。定期拷贝一般每隔10年一次。
㈡电子档案信息的安全维护：电子文件自身的特性决定了其信息安全问题的复杂性与重要性。在网络环境中，信息安全问题更加突出。要确保电子档案信息安全，还应采取一系列技术手段。
1、采取备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。
2、加密技术。
3、访问控制。
4、防治病毒。
5、安装补丁程序。
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