教学(论文、成绩单)档案归档工作指导_档案资料归档指导

教学(论文、成绩单)档案归档工作指导由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案资料归档指导”。

2011年度教学论文、成绩单归档工作指导

各位兼职档案员你们好：

2011年度归档工作已开始了，为了便于兼职档案员的归档工作，现将归档工作的方法、要求、注意事项（仅限教学档案论文、成绩单类）发给你们，作为归档工作参考。

一、方法：

1．首先收集齐全2011年毕业的所有硕士研究生、博士研究生（包括双学位、同等学历）的论文材料，每个人包括论文1本、表决票、评分单、答辩申请书、成绩单、答辩情况表和评阅书，同等学历的增加一份学生登记表、博士研究生外审材料要归档。本科生只归2011年的学校优秀本科论文，其余的学院自己保管。成绩单要打印所有的2011年毕业的本科生成绩（包括双学位、延学、退学、结业证换发毕业证等的学生成绩单），如有跨年度的毕业实习成绩要尽量完整，如果实在没有，以后有了可以补存电子版。按照专业、班级进行排列，每卷在不超过200页的情况下，可根据情况定，同一班级不能分开组卷，一个人的成绩单为一份，不能连在一起打印，每份成绩单一定要盖好学院章，再归档；

2．由档案馆安排时间预约帮助组卷（也可根据自己工作安排，事先跟我打招呼排前或排后）。各单位兼职档案员按约定时间带着事先整理好的归档材料来档案馆组卷，由我帮助大家组卷，分配档案卷号，拟定每卷的题目（如果没有时间可电话联系）；

3．组好卷后，兼职档案员回本单位，进行打号，用打号机工整的打在每张纸的右上角，只要有文字的都需要打号（包括背面），不能漏页，然后进行计算机录入（可来档案馆我当面指导），研究生、博士生论文中的论文只需打一个号在右上角，其余材料则需每页打号，表决票横过来打在右上角，其中的答辩决议上要检查一下是否有校长签字。本科生优秀论文不需打号，只要按计算机录入的顺序排好，每本上面用铅笔标上序号即可。每卷的有关信息都要准确无误录入（包括卷内条目即责任者、论文或专业班级名称、形成日期、页次等），以便以后查档。

4．档案信息录入完毕需检查一下有无漏卷，漏条，然后点中所录条目通过高校档案管理系统软件上方的提交方框，提交给我，如有不合要求的地方，我再退回兼职档案员修改，再提交。

二、需要注意的问题：

1．研究生和博士论文兼职档案员一定要事先整理一下把不需要归档的材料，如：开题报告、证书复印件、硕士博士期间的文章复印件剔除出去，否则打完号后再发现有这些不归档的材料在里面很麻烦；

2．成绩单一定不要遗漏本学院的各专业、班级，打号时不要出现跳页、重复，否则需要抹掉重打，这是档案的要求，请大家理解。

3．今年各位兼职档案员在提供纸质本科生、研究生成绩单的同时，请把成绩单的电子文档提供给档案馆的李寒冰老师，以便本学院学生做成绩时使用。

2011年度的归档时间：3月份至6月底结束，硕士、博士论文至9月底结束。从2011年起档案馆会在年底归档工作总结时表彰归档工作中表现突出人员，谢谢大家配合，祝各位兼职档案员工作愉快！

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