财务部函件物资控制管理程序_财务部管理控制程序

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财务部函件

呈：董事局

由：财务部

事由：有关物资申购、验收、领用、退货、退仓管理流程

日期：200**年0*月10日CW200****

为了有效的控制好物资采购成本及控制好公司的成本费用；特制定以下管理流程：

一、签收单据管理程序：

1、各部门必须提供经部门最高负责人或被授权人的签名模式（详见附件），方有权签物资申购单、收货记录单、物品领料单。

2、财务部必须认真核对各部门之人员签名模式，未经负责人或被授权人签名确认，仓库有权拒绝收货和发放工作。

二、申购管理程序：

1、一般物资需提前七天以上填写物资申购单；需定版生产类的物资需根据供应商生产周期提前填写物资申购单。

2、急需采购物资的需提前三天填写物资申购单；特急采购小金额（1000元以下的）之类的必须电话知会财务总监，采购方可采购事后补物资申购单。

3、各部门所需采购物资由经部门最高负责人或被授权人填写好“物资申购单”（需注明所需材料品名、规格、型号、单位、数量、需到货日期）并签名，经仓库确认是否有存货100元且单项总额为500元以上的须填写

三家供应商、电话、报价）呈报总经办（单项价格100元以下或多项加总额1000元

以下，超额后须呈报董事局审批。

三、采购及订货管理程序：

1、自行采购：由采购组货比三家进行采购，并在原始送货单或发票、收据上注明采购供货商家的联系电话、联系人以便收集核查。

2、供应商供货：经采购组根据货比三家后进行报价，填写报价表经采购主管、财务总监、董事长（董事）签批选定供应商后执行；同时根据实际情况确定是否签订购销合同及协议或签发订货单。

四、验收管理程序：

1、财务部采购组在“物资申购单”上注明到货日期，并在货到前一天通知财务部仓库组及使用部门，以便仓库作好收货准备工作。

2、物资到货时，由仓库组、使用部门一起进行验收工作。需技术监定方面的还须监定部门负责人参加。（如工程或电脑方面）

3、经验收合格的物资，统一由仓库开据“收货记录单”（白联：财务部，红联：供应商，蓝联：仓库，黄联：使用部门）并需仓库、使用部门、采购员共同签名确认。

五、退货管理程序：

1、所有不合格的物资，退货时必须由仓库开具退货单（用收货记录单以负数表示开据并明退货原因），保安部方可放行。

2、所有退货单须注明退货原因经使用部门负责人、仓库组、采购组一起签名方为有效。

六、领货管理程序：

1、入库后的物资部门需领用的要填写好申领单（注明货物名称、规格、型号、单位、数量），----（白联：仓库，红联：财务，黄

联：领货部门）

2、所有申领单必须经部门最高负责人或被授权人签名，交财务总监签（或其授权人）审核,送总经理签批方可到仓库领用。

3、仓管人员必须严格审核领料单是否有有效人员签批，否则可拒绝发货。

4、领货时须经仓库发货人及部门领货人共同签认。

七、退仓管理程序：

1、所有领用出的物资，经从仓库领出而不合用的物资必须办理退仓手续，退仓时必须由仓库开具退仓单（用申领单以负数表示开

据并明退仓原因），仓库人员方可办理退仓工作。

2、所有退仓单须注明退货原因经申领部门主管（使用部门主管）、仓库部共同签名方为有效；退仓后仓库人员须及时处理，办理退货或调换物资。

妥否敬请董事局批示！以便各部门共同严格执行！

核准：张会忠（财务总监）