浅谈秘书会务工作_秘书的会务工作
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浅谈秘书的会务工作
李诗怡
摘要：对于秘书来说,会务工作是秘书的一项重要常规工作,也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作服务工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够达到预期目标的重要影响因素。今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1
关键词：秘书 会务工作 会议
一、会议的含义和作用
会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。
二、会议策划
（一）、明确会议目标：
会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。
（二）、会议议程的安排
根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的
顺序，这是会议的重点内容，不容差错。
（三）、会议时间地点的安排
根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。
三、会前准备
（一）、通知与会者和发言者
参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。
（二）会场的布置
1、强化会议主题来营造会议氛围，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调；
2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调；
3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地；
4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然安全设备也是必不可少的。
四、会间的服务工作，会中协调控制，做好管理保证。
（一）做好会议的报到和签到工作“ 在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3
（二）在接待与会人员时!态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的电话号码进行详细登记，以备随时联系2。
（三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会
之前与会人员能够全部按时到达。
（四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。
（五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。
（五）做好会场内外的保卫与保密工作。
五、会议记录
会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4
会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。
（一）会议记录的方式
1、文字记录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言规范，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。
2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。
3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。
4、视屏记录。
（二）会议记录的内容
首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。
（三）会议记录的格式分为：记录头、记录主体、审阅签名。
（四）会议记录的重点
1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动；
2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；
3、权威人士的发言或代表人物的言论；
4、会议已决定或议而未决的事项；
5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。
（五）会议记录的方法：详细记录、摘要记录、简要记录5。
（六）会议记录的要求
1、人员落实。要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能，反应敏捷，可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。
2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。
3、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议，需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。
4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式规范，才有保存价值，方便整理、使用。
5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字，一经签字就不能再修改，但是与会者指出错误，主席或秘书可改。
六、会议期间对外宣传
（一）妥善处理与新闻媒体的关系。
（二）注意内外有别，验收单位秘密。
（三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则。
（四）收集媒体对会议的报道提供给领导。
（五）为领导召开记者招待会提供资料。
七、会后的扫尾工作
（一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露，要谨慎对待会后的文件的归档，其次，也方便将来寻找。
（二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道，还可以通过公司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模，但消息一定要让公众了解。
（三）安排与会人员离开。该派车的派车，有司机的要及时提醒，不要让与会人无故滞留。
（四）归还借用物品
（五）草拟会议纪要。
（六）寄感谢信。
八、会议工作总结
（一）含义：会议工作总结指的是指会议工作告一段落后，进行回顾、分析和评价而形成的文书6
（二）作用：以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否，都是秘书人员成长的一次磨练，能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材；也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文，可以直接提交给上级机关。“
九、提高会议效率
（一）建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议
（二）强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报
（三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。
（四）强化督促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。”7
脚注：1 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页 脚注：２ 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页
脚注：３ 李晓彤 理论前沿［J］ 2014年第八期《浅谈当前的秘书会务工作》 脚注：４ 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社188页 脚注：5 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社194页 脚注：6 向国敏会议学与会议管理［Ｍ］ 知识产权出版社344页 脚注：7 陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社160页
参考书目：陈合宜 秘书学 第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社
向国敏会议学与会议管理［Ｍ］
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