神朔铁路分公司机务段公文处理办法_铁路机务段岗位说明书

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神朔铁路分公司机务段公文处理办法

（2017年8月修订）

第一章 总则

第一条 为加强神朔铁路分公司机务段（以下简称机务段）公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设，根据《中国神华能源公司公文处理办法》（中国神华办〔2013〕442号）及相关规章制度的有关要求，结合机务段公文运行实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于机务段及所属的各部门。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和中国神华能源公司、神朔铁路分公司的保密制度，确保中国神华能源公司以及神朔铁路分公司商业秘密的安全。

第二章 机务段公文定义

第五条 机务段公文，是机务段在经营管理活动中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党、国家以及集团、分公司的方针政策，发布规章，施行管理措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。机务段公文主要包括电子公文和纸质公文。第六条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三章 公文处理职责

第七条 办公室是公文处理的管理机构。其公文处理职责包括：

（一）负责上级公司、机务段以及不相隶属单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及有关事宜。

（二）负责对各部门上报神朔铁路分公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送、办理。

（三）负责机务段对外（内）发文的核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作。

（四）负责对机务段所属各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条 机务段各部门应加强组织领导，强化公文处理工作队伍建设。机务段的各部门应配备兼职人员负责公文处理工作。

第四章 公文种类

第九条 机务段常用公文种类:

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知。适用于发布、传达要求有关单位和部门执行、2 周知的事项，批转、转发公文。

（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（五）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复。适用于答复公司所属部门的请示事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十条 按照发文主体分类，机务段常用公文分为：

（一）机务段公文。发文单位标志为“神朔铁路分公司机务段文件”、“神朔铁路分公司机务段×××××纪要”，或以函的形式发文；办公室统一编号。

（二）其他公文。以相关业务部门为发文主体，无特定发文单位标志，不统一编号；加盖业务部门印章。

（三）阅批。以机务段各业务部门为主体，按照特定的格式，向机务段相关领导请示和报告工作，并由领导对重要事项提出建议及处理意见。

第五章 公文格式 第十一条 机务段公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标注份号。

（二）密级。公文的秘密等级和保密的期限。根据涉密程度，涉及国家秘密的公文分别标注为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，绝密级文件保密期限为30年，机密级文件保密期限为20年，秘密级文件保密期限为10年。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，机务段公文分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文单位标志。由机务段全称或者规范化简称加“文件”或“×××纪要”组成，函的形式可以直接使用机务段全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由机务段发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

机务段公文的发文字号由办公室统一编排，发文代字根据机构和管理业务变化情况及时调整。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文，应当标注联合行文单位的签发人姓名。

（七）标题。由机务段名称、事由和文种组成。机务段下行文、各部门上报机务段公文的标题可省略单位名称。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。正文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或领导签发的日期。联合行文时，署最后签发领导签发的日期。

（十三）印章。除纪要外，机务段公文均加盖印章，并与署名相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。经办公室统一编号的机务段公文由办公室印发，印发日期为办公室印制日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十二条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704－2012）国家标准执行。第十三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十四条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十五条 如无特殊要求，各部门所报送机务段的公文一式1份，不得使用复印件或传真件。

第六章 行文规则

第十六条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级的，应当同时抄送被越过的单位。

第十八条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位或同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第十九条 向下级部门行文，应当遵循以下原则：

（一）机务段所管各部门根据授权，可以向下级部室、车 6 间、班组行文。

（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，机务段责令其纠正或者撤销。

第二十条 必要时可以联合行文，由办公室统一行文。

第七章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理主要程序：

（一）签收。机务段主要通过OA办公系统接收公文，所有主送机务段的公文由办公室负责统一签收，（见附件1）。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由机务段办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求；附件是否齐全。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。根据来文内容、要求和工作需要，按领导的分工，由机务段段长或分管领导阅批，根据领导批示内容再转有关部门阅办。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门;主办部门应当遵循首办负责制，认真、及时、公正地牵头进行研究，7 提出意见，并与有关部门协商。公文办理完毕后应结束流程，进行归档。

（五）办理时限。

1．各部门报送的请示事项有明确办理时限的，应至少提前5个工作日在电子公文传输系统中进行流转，并注明公文的紧急程度。特殊情况需紧急办理的，应事先与办公室及相关业务部门及时沟通，个案处理。

2．主办部门对承办的公文一般应在3个工作日内提出处理意见；2个以上部门共同承办的公文，主办部门应在5个工作日内提出处理意见。重要公文处理周期不得超过3个工作日，紧急公文、特急件要按时限要求处理，不得延误、推诿。情况复杂需调查研究的，应向机务段分管领导说明情况，申请延时处理。

（六）传阅。根据机务段领导批示和工作需要，办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得横传、漏传、误传、延误。

（七）催办。办公室和公文的承办部门共同负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况。紧急公文和重要公文应由专人跟踪催办。各部门可通过电子公文系统查询本部门报送公文的办理状态。

第二十三条 发文办理主要程序：

（一）发文主要包括公文的起草、审核、会签、签发等程序，（见附件2）。

（二）起草。公文由各部室、车间文书起草，起草公文要文种正确，格式规范，表述准确，文字精炼，机务段重要公文起草应由段领导主持、指导。

（三）审核。公文发文前由主办部门负责人审核，后交主办部门分管领导复核，无修改意见提交OA办公系统办理发文，（见附件3），制度性公文需制度管理员审核后才能发文。公文提交OA办公系统后，由主办部门负责人再次审核，无误圈阅同意，办公室对提交公文格式、文字按发文要求进行规范审核，经审核不宜发文的公文文稿，办公室应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

（四）会签。机务段公文应进行会签，段领导圈阅同意或其他修改意见，段领导会签完毕后，需作实质性修改的，应当由主办部门结合意见修改并报请段领导复审。

（五）签发。所有段领导圈阅同意后才能签发，机务段段长负责签发行文，除制度、重要通知、决定等下行文，其他公文可由段长直接签发，党工团文件由机务段党委书记负责签发行文。

第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机务段档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。机务段与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第八章 公文要求

第二十五条 机务段按照有关保密规定，明确指定兼职工作人员和配备必要的安全保密设施设备。

第二十六条 机务段公文的撤销和废止，由机务段决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十七条 不具备归档和保存价值的公文，经档案人员和相关部门进行鉴别，报主管领导批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

第二十八条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将办理、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第二十九条 本办法由机务段办公室负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起施行，原《神朔铁路分公司机务段公文处理办法》神朔 机字〔2014〕84号同时废止。

附件：1．机务段收文流程图 2.机务段发文流程图

3．机务段部室、车间发文流程图 附件

1机务段收文流程图 附件2

机务段发文流程图 附件3 机务段部室、车间发文流程图