学校档案建设培训资料_学校档案培训资料

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学校档案建设培训资料

一、档案室的基本要求

城区及乡镇政府所在地和集镇小学要求档案室房舍为两间及两间以上，村级小学档案室为一间。档案室内干净整洁，放置条形工作台及办公桌椅以便查阅档案使用。各迎验学校确定一名档案管理员。档案室门口需有档案室门牌及档案管理员简介（包括照片、姓名、电话、学历、职称、承诺等），档案室内需挂置档案制度，城区及乡镇政府所在地和集镇小学要求有四项制度，分别为：《档案室人员岗位责任》、《档案保管制度》、《档案统计制度》、《档案立卷归档制度》，村级小学要求两项制度，分别为《档案室人员岗位责任》、《档案保管制度》，要求全乡镇统一制作，统一裱框，标准一致。（档案制度内容已发送至局均衡办公共邮箱da68980988@163.com，密码：68980988，请自行下载。）

档案柜统一标准为:上边玻璃门三层隔断，下边铁皮门的铁皮柜，高低一致；档案盒统一标准为：蓝色塑料材质，厚度35mm，由乡镇统一购买，各学校不能有色差，盒内档案均用抽杆夹装订，抽杆夹分为厚中薄三种，根据档案数量厚度使用，不强调抽杆夹的颜色；档案盒正面、侧面标签统一使用粉红色硬A4纸制作，档案封皮必须使用A4规格的牛皮纸自己制作，不可直接购买市面上制作好的档案封皮。

二、试点学校档案建设节点要求

经局研究决定挑选10所学校先行档案建设试点，分别为：唐河县一小、思源实验学校、毕店二小、毕店二初中、桐寨铺二小、桐寨铺二初中、苍台二小、苍台二初中、祁仪一初中、马振抚二小。各中心校要在辖区内选择一所学校作为试点，与局同步进行。

因全县年报数据要在11月下旬最终确定，为不影响试点学校档案建设，试点学校的年报数据原则上不更改，试点学校先做2016—2017学年度档案，要求12月上旬必须完成任务，并装盒入柜，接受局档案组验收。12月中旬在试点学校召开全县档案建设现场会。各乡镇确定的试点学校也必须在12月上旬完成2016-2017年档案建设，装盒入柜，并成为全乡的示范点。全县所有档案必须在2018年3月底至4月初完工，4月中旬全部装盒入柜。

三、档案建设启动前的准备工作

根据2017—2018学年度年报数据，小学填写四学年（2014—2015，2015—2016，2016—2017，2017—2018），初中填写三学年（2015—2016，2016—2017，2017—2018）的《唐河县义务教育学校基本条件办学统计表》（内含十项核心指标）和每学年度的《班额统计表》，填写过程中需注意以下几点要求：

1、所填写的2017—2018学年度十项核心指标必须和年报数据一致，特别是数字档案，不能出现一点误差，比如：班额、建筑面积、图书册数、师生比、高学历比例数据等。对于半寄宿制学校建筑面积的算法是：初中用寄宿学生数×15.31+非寄宿学生数×6.4=学校总建筑面积（必须和年报数据一样），生均建筑面积就是用总面积÷总人数（寄宿生+非寄宿生）。注明：省检查组验收时按上述算法做出解释。

2、填写2015—2016，2016—2017两学年的《唐河县义务教育学校基本条件办学统计表》中的十项核心指标时，关于班额和班轨的问题必须注意，班额不能突破70人/班。学校总人数与巩固率相联系，每个年级段的总人数只能在巩固率范围内浮动。比如：现初三学生为192人（2017—2018学年度），需先设定巩固率为96%，那么两年前（2015—2016学年度）上初一时的人数应为192÷96%=200人，所以在填写2016—2017年度上初二时的人数时，只能大于192小于200。小学也按此推算。

3、2017—2018学年度的十项核心指标最多只能有两项不合格，往前推2016—2017，2015—2016学年度可有三项不合格。比如2017—2018学年度的生均建筑面积合格（因新建的教学楼），那么2016—2017学年度生均建筑面积应该是减去新建的楼房面积除以学生总人数，这时的生均建筑面积有可能就不合格了。再举一例如图书册数2017—2018学年合格，生均20或者30册，2016—2017学年度可以不合格。

4、十项核心指标中，2015年和2015年前按照老标准填写师生比，即小学1：25，初中1：23，之后年份则按照新标准小学1：19，初中1：13.5填写。

四、档案如何分类

义务教育均衡发展学校档案分为三大类，为一级指标，用A表示：A1 自评自查卷，A2 学校自存卷，A3 相关处室卷。三个一级指标共分为20个二级指标，用B表示，统一按照B1—B20排列。每个二级指标又分为若干个三级指标，用C表示，分别按照C1—CX排列。（档案具体分类见《唐河县义务教育均衡发展校级档案建设要求》唐教【2017】55号文件，该文件已发送至局均衡办公共邮箱da68980988@163.com，密码：68980988，请自行下载。）三级指标C是档案的具体内容，以C级档案清单（已挂在公共邮箱）为依据分类逐项建档。

五、档案盒的正、侧面标签及卷内档案封皮、目录制作 档案盒的正面、侧面标签统一用粉红色的硬A4纸制作，正面标签规格为8厘米×4.9厘米，侧面标签规格为16.5厘米×2.3厘米；卷内档案封皮统一用A4规格的牛皮纸制作，卷内目录用白色A4纸制作。具体格式、字体、字号参照均衡办公共邮箱（da68980988@163.com，密码：68980988）内《唐河县义务教育均衡发展校级档案建设要求》（唐教【2017】55号）文件及《侧面、正面模板》电子版，请各迎验学校自行下载学习制作。档案盒正面、侧面标签制作完成后要用切相纸的切纸刀剪切整齐。

六、C级档案解读

（1）《校级档案C级目录》各迎验学校在均衡办公共邮箱中自行下载。学校三大类档案中，“A1自评自查卷”制作较为简单，所有数据只要与年报数据一致即可；“A3相关处室卷”均为账册档案，应与处室仪器器材相对应，如实填写；最主要的就是“A2学校自存卷”档案，B7-B16是档案建设的重中之重，所有迎验学校档案员必须吃透C级档案清单内容，清单上没有列出的内容，学校若有也可以添加，特别要注意档案内容的充实性。

C级档案建设具体要求有：①活动类档案（如各类文艺汇演、广播操比赛、演讲比赛、歌唱比赛、运动会等）需有计划、方案、过程性的材料（包括图片，影像资料等）、总结等具体内容，特别注意图片资料的真实性，不可出现重复或网上下载的情况。②各类凭证俱全。例如：作业教案检查，必须有每次的作业教案检查记录，作业教案检查汇总总结等资料，教学、管理等学校检查材料要分类装订；安全档案要有具体的文件通知和落实情况，致家长的一封信需有完整家长签字回执，每班的回执数量要与当年度班级人数一致。③各迎验学校必须有办学特色档案，专设一个C级档案盒存放，可归类在B7教育质量和B10校园管理里面，此档案一定要突出本校的办学特色。④注重社团活动，即以体育、音乐、美术、舞蹈、科技等组成的校级兴趣小组或以班级为单位开展的阅读、英语等课外活动。活动档案需有计划、方案、实施步骤、活动记录、总结等具体内容。此类档案放在“B8素质评价”中。⑤“B11教师情况”和“B12教师培训”是必查内容，其中“B11教师情况”中的师生比、高学历达标情况、高职称达标的百分比一定要按照十项核心指标填写；“B12教师培训”档案中要有校长任职文件、培训合格证、教师培训的文件、经费、参加人员、培训内容等。⑥涉及工作计划、总结、讲话、德育材料、安全材料等需要从网上借鉴或参考的内容必须要和学校实际相联系，绝对不能出现下载后不经修改直接使用。所有档案材料要体现学年度和具体时间，不能出现“万金油”式档案材料。⑦各迎验学校档案员及时在均衡办公共邮箱下载《义务教育均衡发展1-30表》，各中心校应慎重指导填写，后分类装入档案盒。

（2）各迎验学校在整理档案的过程中，若遇到档案内容方面的问题，可咨询局相对应股室，如：教师方面可咨询师训科和人事科。若遇到档案分类或制作方面的问题可咨询局均衡办的各乡镇（街道）分包人员。

七、档案制作流程

①按《唐河县义务教育均衡发展校级档案创建基本要求》（唐教【2017】55号）文件档案分类要求，档案员制作档案盒正面、侧面标签（原则上要求学校统一制作）→②档案员把装好标签的空档案盒分类发至各相关处室→③各处室按C级档案目录，分学年度分类装入对应档案盒→④每学年度档案完善后，制订卷内目录和档案封皮→⑤各处室自查，学校主管领导核查 →⑥局均衡办最终审查无误后，各处室编页码装订（用抽杆夹）→⑦各处室再次完善档案盒正面、侧面标签，确定各类档案全部建好后，制作分卷目录→⑧档案员制作总目录→ ⑨所有档案按分类装柜，各功能室档案存放各功能室。