秘书工作要求_文秘工作要求

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总经办秘书工作要求

一、优秀秘书的素质要求

1.个人素质要求：

1)品德——正直善良、诚实忠心

2)修养——良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节

3)细心——工作、生活细心周到

4)耐心——做事持之以恒，并非三分钟热情

5)用心——认真、用心去做好每一件事

6)爱心——热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人

2.技能素质要求：

1)教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历.2)写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、讲话稿等文书

3)打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好

4)办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相

关保养知识

5)软件操作：

 office软件——熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理

 CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸

 ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档

 Project软件——会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等

二、秘书的岗位职责

1)跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。

2)负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同借阅登记手续。

3)汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。

4)完成总经办领导所交待事务（如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等）。

5)负责档案室文件管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

6)电子文档管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。

7)运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。

8)掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。

9)与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。

三、秘书工作内容及要求

1． 日常秘书工作：

1)快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。

2)妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。

3)准确转达上司与各部门之间的沟通信息。

4)接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。

5)上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。

6)如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。

3.机要工作：

1)掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。

2)清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。

3)掌握公司日常费用报销签批流程。

4)掌握公司使用公章的审批流程。

5)掌握合同审批流程。

6)掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。

7)记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。

8)每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。

9)每月向各部门收集工作计划、用款计划。

10)掌握公司的其他日常工作流程。

11)处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。

4.公共关系工作

1)名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。

2)掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。

3)参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。

4)任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。

5.私人事务助理

1)尊重上司隐私，保持私密性。

2)妥善处理好上司交代的个人事务。

3)不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。