员工档案信息采集整理总结_员工档案管理总结

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2014员工档案信息采集整理总结

一、员工档案采集原因

首先，公司最近一次组织全员信息采集的时间是2007年，距今已六年多，档案里员工信息采集表过于老旧，并且很多信息没有体现，同时部分员工档案资料也已经过期（如身份证复印件等）。这种情况导致很多人事行政工作无法顺利的进行。虽然在日常档案管理工作中，档案管理人员也对员工信息进行一定的更新和整理，但这主要还是建立在员工主动进行更新的情况，如果员工没有意识到更新自我信息的重要性和及时性，档案管理人员也是无法做到及时更新档案资料的。

其次，因公司人员信息很多项目没有进行电子存档和统计，公司在查找和利用相关项目时还需要手动翻阅纸介档案，工作比较繁琐，浪费了很多不必要的人力资源和时间。

基于上述两种情况，为了维护员工档案库，建立健全的公司员工档案系统，保证员工档案信息的完整性、可靠性、准确性，同时方便各部门更好的了解和追踪员工个人信息，方便员工个人异动和培养等发展需要，公司于2014年2月组织了一次全员信息采集。并对员工信息档案进行了统一的审核管理，对员工档案中的缺失材料进行了系统的排查收集，对不完整材料进行了有效的补充完善，并对部分档案重新进行了系统编码归档。

二、员工档案信息采集实施过程

三、员工档案信息采集结果分析

1、信息采集情况：

历、家庭信息、紧急联系人等。

员工档案采集（不含中高层），应采集433人次，实际采集423人次，采集率达到97.69%，主要是值班人员、小时工和请假人员没有进行及时采集。排查身份证复印件/照片收集应为62人次，实际收集59人次，占应收人次的95.16%，预计在3月底将身份证补充齐全。另外补充收集资格证书复印件/照片24份，主要针对门店高级以上证书的收集。

2、档案更新情况：

员工档案在进行系统的排查整理中，鉴于以往门店员工档案整理和借阅查找比较困难，此次特重新将门店档案编码存档，主要将其分为以下4部分：

直营门店在岗职工——“门-Ⅰ-编号”；

门店退休返聘人员——“门-Ⅱ-编号”；

华联门店在岗职工——“门-Ⅲ-编号”；

外埠门店人员——“门-Ⅳ-编号”。

四、建议

1、将总部员工档案信息上OA系统，优点在于方便员工及时更新

个人档案。同时OA系统只能看到本人档案，因此不必要考虑因档案公开导致的一些后果。

2、员工档案信息加入合同到期时间、独生子女证信息、供暖费报销类型和金额等。

3、建立电子员工档案资料，并在员工信息表中建立相应的连接，方便以后查阅。