工作报告业务部_投资业务部工作报告

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提高工作效率和准确性的方法

------业务部

目前我公司负责跟单的只有两位员工，从接到订单到运出货物、收到货款、客户投诉的所有环节皆由负责跟单的员工完成。涉及到订单与出货的数据、出货时间的安排均出自业务部，因此业务部提高工作效率和数字准确性是十分重要的。根据之前的工作经验与目前的操作模式，业务部提高工作效率和准确性可以通过以下四个方法：

一、减少重复步骤：

在业务部目前的实际操作中，存在很多重复步骤，不仅是工作环节中单证制作的重复，更有手动操作与AX系统操作的双重重复。一方面，跟单员需要提供给装箱工人备货用的中文装箱明细，供商检使用的简化装箱单，供客户清关使用的全英文详细装箱单，需要提供商检使用的简化商业发票以及客户清关使用的全英文详细商业发票。另一方面，由于AX系统的不完善，跟单员需要将订单输入系统，完成系统中的订单确认、装箱单、发货明细、商业发票这一系列过程。完成AX系统中的过程，系统产生的订单确认单、装箱单、商业发票却无法投入实际使用，产生任何实际工作效益。因此，跟单员还需手动制作订单确认单PI、装箱单与商业发票。

业务部员工数量本就精简，如此重复冗繁的步骤与单证更是是业务部员工工作繁杂、烦躁，各种单据的重复制作以及烦躁的情绪更是容易产生很多错误。因此，我们必须通过完善AX系统，减少重复环节，通过完善装箱单、商业发票及其他单证，制作可以通用的单证，以便减少重复步骤，减少错误的发生。

二、明确部门职责、细化责任划分

目前业务部内部两名员工，工作职责与内容划分十分清楚，两位员工互相协助，工作也很融洽。但是业务部与人事部、技术部的职责划分却不是很明确，目前业务部还负责了人事部的会议纪要、酒店预订、吃饭人数统计的任务。当然这只是在人事部缺少英语人才的情况下代为执行的任务，希望人事部英语人才到位之后可以尽快将这些职责内容转移。

除此之外，业务部还负责了技术部的整合产品资料Orange book的职责。因为产品资料Orange book涉及范围比较广泛，其所包含的产品信息表product spec sheet包含价格信息，需第一时间发给客户确认才能开始新款的生产，产品条码barcode需由客户提供，工厂生成条码之后需再发给客户扫描识别，纸箱唛头carton markings、护理标签care label、说明书AI需发给客户确认、QAQC认可。确认之后的care label与AI需要联系采购进行印刷。技术图纸Technical Drawings目前已交给技术部独立完成。由于产品资料Orange book这些资料除技术图纸Technical Drawings以外全部都是英文的，这一环节既涉及到客户确认、QAQC修改，又涉及到采购，而且又极为重要，只有获得客户签字确认的产品资料，才能开始出货，因此难以明确的全部移交给技术部，目前是由技术部与业务部同时负责。技术部负责技术图纸与说明书制作，业务部负责产品信息表、产品条码、纸箱唛头、护理标签、说明书审核，新产品开始生产时，还需业务部联系采购负责印刷。

当新产品的安排不多时，业务部完成自身的跟单作业、装柜算柜协同这些产品资料错错有余，但是当新产品的安排过多或者频繁、且安排的时间比较紧的时候，就会与日常的跟单业务、装柜算柜相冲突，导致产品资料的制作与确认工作滞后，从而延缓新产品生产的展开。所以，一方面希望能将care label与AI直接列入BOM表，由PMC算物料直接交给采购负责印刷。另一方面，在业务部工作繁忙的时候，希望技术部能够帮助完成纸箱唛头或者装柜算柜。

三、工作任务细化时间安排

将每天的工作任务与完成所需的时间列出来，排出重要性与紧急性，重要的先做，紧急的先安排。

四、其他部门的协助

由于业务部的跟单员每次出货之前需要到商检局做商检，一般一周1到2次，目前均由凌玲负责。我公司地处机场路附近，公交车很少、来往时间间隔很长，做公交车去商检局然后坐公交车回来通常会消耗掉一整天的时间。如果人事部能够优先安排车辆，或者尽量拼车外出，业务部做商检可以节省很多时间。

此外，成品库区是直接与业务部相联系的部门，成品库区需做好已存档、可查询、客户能够识别的出货记录，当出现客户短缺投诉或者损坏投诉或者误装投诉时，成品库区能够提供合理有力的证据。

只有各个部门互相协助，我们单个部门的工作效率才能真正提高。