总结经验,继续努力,加快提升全市档案信息化水平_提升档案管理水平
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深入落实科学发展观，加快提升全市档案信息化水平 ——在全市档案专业技术人员培训班上的讲话
（2011.10.17）
张伟
同志们：
近几年来，我市加快了档案信息化建设的步伐。在局党组的正确领导下，经过各部门档案工作人员的共同努力，全市档案信息化建设得到了长足发展。为了保持全市档案信息化建设的良好态势，使档案信息更好更快地为经济建设服务，我们专门举办这次全市档案信息化管理专题培训班（即全市档案专业技术人员继续教育专题培训班），请各部门从事档案信息化管理的同志参加，学习培训新技术，研究讨论有关问题，其目的，就是要进一步推进我市档案信息化建设。希望通过这次培训，对全市档案信息化工作产生切实的推进作用。下面，我讲三点意见，供同志们讨论时参考：
一、档案信息化的地位和作用
档案信息化是推动档案事业加快发展的火车头，抓住它，可以带动档案基础业务，带动档案管理的标准化、规范化和现代化，带动档案部门的人才培养和素质提高，有利于推动电子政务、电子商务和社会各方面的现代化管理，有利于档案工作更好地为党和国家工作大局服务，为社会各界和广大人民群众服务。加强档案信息化建设已成为档案部门责无旁贷的历史责任和必然选择。各级档案部门和工作人员要高度重视档案信息化建设工作，树立全局观念和一盘棋思想，以建立全市档案信息网络、档案数据中心和现行文件服务中心为着眼点，以整合全市档案信息资源，为社会各方面提供便捷、高效、优质的档案信息服务为目的。因此，我们既希望各部门发挥自己的优势，创造自己的特色，又希望大家达成共识，齐心协力，协调一致地前进。尤其是在著录标准和格式上，必须协调一致，不能各行其是。
二、当前档案信息化工作要突出抓好以下三方面工作
（一）各地档案部门要积极争取将档案信息化纳入政府的统一规划。档案信息化是政府信息化系统工程的重要组成部分，是电子政务的一个基础环节，应当纳入政府的计划，给予必要的财政投入。各级档案部门的负责同志，一定要积极主动地向党委、政府汇报，并做好有关部门的工作，争取他们的重视和支持。
（二）建立和完善档案信息网络并着手馆藏档案的数字化处理工作。档案数字化处理工作首先要着眼检索工具的现代化，加快机读目录的著录和数据库建设。第二要对重要档案全宗和利用频率高的档案逐步发展全文录入。第三，要抓好新产生的电子档案的接收、管理。著录和录入的方法以有利于检索利用方便而加以选择，方式可灵活多样。档案数字化处理工作要有计划有重点地分期分批进行。需要强调的是，档案数字化处理及档案著录工作，在技术标准和格式上必须严格遵循国家和省市的统一规定，否则就会走弯路，做无用功。要严格执行国家档案局制定的标准规范，严格执行广东省地方标准《文书档案著录细则与机读目录数据交流格式》，积极而又稳妥地开展。
（三）加大培训力度，加强队伍建设。要抓住人才这个关键环节，采取多种形式和途径培养造就人才，不拘一格地引进和选用人才，千方百计地改善和提高档案干部队伍的整体素质。加强档案干部的教育培训，要注重高层次专业人才的培养、引进和使用工作，使之在档案信息化建设中充分发挥作用。要努力为拔尖人才的成长和发挥作用创造有利条件，使他们乐于为档案信息化建设做出贡献。
总之，通过这次培训，全市各部门档案工作人员要积极行动起来，开拓进取，扎实工作，大力推进全市档案信息化建设和管理。大家要牢固树立服务大局、服务大众、主动服务的意识，牢固树立档案安全的意识，增强责任感和使命感，切实抓好本单位的档案信息化工作。
三、明确任务，突出重点，努力开创档案工作新局面
虽然我市档案信息化工作取得了一定成效，但是由于我市档案信息化建设是在经济条件比较差的情况下开始起步的，面临着不少困难和问题。一是大部分单位尚未把档案信息化建设列入计划和预算，缺乏必要设备设施投入和资金保障；二是档案部门除有少量微机外，档案数据库尤其是海量数据库的设施设备，档案数据录入、输出设备，信息网站设备等，不仅数量少，而且不配套；三是我市馆藏档案数量多，“*”前档案质量差，数字化处理的工作量和难度都很大；四是档案信息化人才缺乏，档案管理人员计算机应用水平低，高层次人才很少。
面对这些困难和问题，我们应当下定决心，坚定信念，开拓进取。一方面我们必须下功夫，努力争取政府领导和有关部门的支持，解决档案信息化建设的“硬件”问题，也就是必要的设备设施和经费问题。另一方面，要扎扎实实地按照标准，做好档案信息化建设的基础业务工作，也就是“软件”问题。档案信息化建设的“硬件”和“软件”必须同时抓，经过三五年的努力后，必定会有成效。
今后，全市档案信息化建设总的目标和任务是：适应档案工作新形式、新任务，以实现档案存储数字化、档案信息化和档案利用网络化为目标，全面推进档案管理现代化进程，在逐步实现文档一体化，纸质、电子文件双套归档，电子档案保管，计算机辅助管理检索及全息数字化管理档案的基础上，以加强设施建设为基础，以普及计算机和网络技术为推动，重点抓好网络（网站）与资源共享建设，应用系统与馆、室电子档案建设，以及数据库建设，提高档案信息化建设整体水平，实现档案信息资源共享，推进全市档案事业更好更快发展。
（一）加强档案信息化基础设施建设
一是要普及计算机和网络技术。优化现有系统和网络环境，全面提升档案信息化基础设施建设水平，升级、更新软硬件设备。组建具有网络延时小、响应速度快、传输频率高、信息吞吐量大的综合应用网络平台，为目前和今后应用系统提供统一的多功能的网络支撑环境。
二是要加强全市档案信息网络建设。打破传统的提供利用及查阅方式的限制，打破空间界限，充分开发档案信息利用潜力，使“死档案”真正变成“活信息”。最大限度地拓展档案信息服务领域和范围，三是要建设与档案数字化相适应的档案馆库。新建档案馆库要与数字档案库建设统一规划，着眼于实现数字化档案馆功能，将温湿度自控系统、照明控制系统、保安监控系统、消防自控等子系统集成于楼宇自控系统，实现智能化管理。在一定时期内比较稳定的档案馆库，也要有计划地向这一方向努力。
（二）加强档案信息资源建设
一是要加强电子文件的归档与管理工作。全市机关、团体和企事业单位档案部门要按照国家档案局第8号令，即《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和国家档案局《电子文件归档与管理规范》，对电子文件及时进行采集、积累、鉴定、著录、归档，确保电子文件的真实性和完整性。
二是要做好电子文件的接收工作。按照国家档案局《电子文件归档管理与规范》和《电子公文归档管理暂行办法》的规定，做好电子文件的保真、保密和保存工作。对列入报送接收进馆范围的电子档案，要加强管理和监督，按规定予以接收。
（三）加强电子文件中心建设
适时建立市、县（区）两级电子文件中心，制订统一的电子文件交换格式，利用电子政务网络平台，对本地政务活动中产生的，对国家和社会具有保存利用价值的各类电子文件，实行集中归档、统一管理，做到数据规范、安全保密、资源共享，辅助党政机关办公、决策，向社会提供电子政务信息“一站式”服务。保障电子文件完整、真实、有效，使其在电子政务和办公自动化环境中生成的电子文件像纸质文件一样得到永久保持。通过建立电子文件中心，明确电子文件的归属和流向，保障国家信息资源的完整与安全，维护国家战略利益，使有关部门的文件能够即时签发、即时收集、即时整理、即时发布利用，实现资源共享，电子文件资源整合后，也利于发挥信息利用的规模效益，为我市经济社会更好更快发展，提供更加优质高效的服务。
（四）加强档案应用系统建设
一是要抓好档案目录数据库建设。目录数据技术是以现代化方式开发档案信息资源的新形式。
二是档案全文数据库和多媒体数据库建设。要积极推进全文数据库和多媒体数据库建设，有条件的档案馆应通过接收和数字化等方式丰富电子档案、照片、录音录像等各种载体的馆藏档案，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库。逐步实现重点档案、精品档案以及从长远角度出发利用率高的档案全文信息查阅，还要做好新生成的现行电子档案与馆藏档案数据库的整合、链接、全文信息查阅和现行文件全文信息查阅工作，不断提高服务效率和质量，满足利用者对档案的不同需求。
三是提高档案管理软硬件的应用水平。全市要按照国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》等标准规范，应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设标准的档案管理软件，并要加大力度，引导两级机关特别是县（市）区直机关，积极购置和应用档案管理软件，逐步建立数字化档案室，把建立数字化档案馆的相关工作做到基层，为建立数字化档案馆和实现档案信息资源共享创造有利条件。
（五）加强档案信息网站建设
档案信息网站是档案信息化建设的一个重要组成部分，是开发档案信息资源、面向社会服务的一个重要窗口。全市两级综合档案馆，要不断完善网站建设功能，建立面向社会、服务公众的档案网站群，适时与国家、省、档案信息网和政府门户网站链接，使档案网站成为政务信息公开、宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，馆藏档案目录数据库互联共享、馆际交流、查档利用的工具。
档案信息网站建设必须坚持建设与管理并重的原则，不能建完了就大事完毕，就不管了，就不问了。
（六）加强档案信息化法规建设
完善自身档案信息化标准规范体系建设，研究和制定适合自身特点的电子文件归档与管理、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范、实施办法等，保证全市档案信息化规范、有序发展。
（七）加强档案信息安全保障体系建设
第一，两级档案部门要组织建立档案信息安全保障体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制。两级档案部门要加强对网络的管理，建立健全网络安全保密制度，加强监督，责任到人；局域网必须与外网实行物理隔离，使用网络行为控制系统，确保档案信息网络传输的安全；加强上网信息的审查与管理，非公开的档案信息一律不得上网，上网的档案目录和全文信息要经过严格的划控和鉴定，防治失密、泄 7 密事件的发生；充分利用各种安全保障技术，提供多层次的安全保障和防范功能，做好数据备份并提倡异地保管，要有应急预案和措施。
第二，加强馆藏现有电子档案与电子文件的安全管理。馆藏电子档案与电子文件，不仅要存放在符合要求的档案装具保管，而且还要定期对诸如录音带、录像带、胶片等声像与电子档案进行倒带，避免由于人为的因素造成电子档案和电子文件的损毁；有条件的档案馆要根据实际，正确鉴定其价值，并转换为光碟介质形态妥善管理。
同志们，档案信息化建设是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体管理向信息化管理发展的必然趋势。加强档案信息化建设是档案部门适应时代发展的需要的选择，是档案工作自身发展的客观要求，是提高档案工作水平的必由之路，是档案部门的一项重点任务。加快档案信息化建设能够促进本地信息资源总量增长、优化，能够促进电子政务工作健康有序、高效发展，能够促进政府公共服务能力大幅度提升。因此，我们要积极探索信息时代电子档案采集、管理、传输、交流、开发利用的流程、途径和管理模式，抓住机遇，努力探索，大胆实践，稳步推进全市档案信息化建设步伐，推进档案信息资源共享。
