最新党政机关公文处理的常见问题总结_公文处理中的常见问题

最新党政机关公文处理的常见问题总结由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“公文处理中的常见问题”。

最新党政机关公文处理的常见问题总结

处理公文总是要面临许多细节，很难全部在国家标准中找到答案，而即使反复阅读过相关的规定，实际工作中还是难免会犯错，因此，结合GBT9704-2012†党政机关公文格式‡†公文处理案例精选‡和我个人在实际工作中的经验，我将网上前人的经验总结重新整理了一下，删去了不符合2012版国家标准的部分，补充了一些新的内容，希望能对各位同行的工作有所助益。

一、行文中的常见错误

滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。

二、文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：‚请示报告‛‚工作思路‛‚情况‛、‚汇报‛‚申请‛‚郑重声明‛等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种‚要点‛‚打算‛‚安排‛‚设想‛等作为公文文种直接使用，如†××市委××××年工作要点‡。把属于总结类的文种‚小结‛‚总结‛，以及把属于规章制度类的文种‚办法‛‚规程‛‚须知‛‚实施细则‛等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如‚××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知‛。

3.越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定‚条例‛。实际上‚条例‛只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的†行政规范制定程序暂行条例‡的规定，在行政机关公文中，‚条例‛只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：†中华人民共和国城市道路管理条例‡。基层单位制定有关规章制度时可用‚规定‛或者用‚细则‛、‚办法‛等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。

三、签发人标注中的常见错误

1.上行文未标注签发人姓名

2.下行文也标注了签发人姓名

四、公文标题中的常见错误

滥用标点符号。除法规规章名称外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如†关于认真贯彻„×××决定‟的通知‡、†关于批转„××××报告‟的通知‡、†关于„××××请示‟的批复‡，标题中加书名号是错的。

标题中标点符号使用应注意以下4点： 1.法律、法规、规章名称全称应加书名号。

2.如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

3.公文标题中出现缩略语时，用引号。如：

国务院批转中国残疾人事业‚十一五‛发展纲要的通知

4.公文标题或某一部分需要注释时，加括号。如：

国务院办公厅关于加快煤层气（煤矿瓦斯）

抽采利用的若干意见

正确使用‚关于‛。以下2种情况的公文标题应该加‚关于‛。1.没有‚关于‛，标题中的公文制发机关与事项形成主谓关系，引起歧义。如：†国务院办公厅关于违规修建办公楼等楼堂馆所案件调查处理情况的通报‡（国办发“2007”41号），这里的‚关于‛一词起到避免‚违规修建‛的主体是‚国务院办公厅‛的作用。

2.标题不能全面概括文件内容时使用‚关于‛。有些公文，其内容相对比较复杂，难以用一个简短的标题全面概括出来，于是选择其最能反映公文主题的内容作为标题，并在前面加上‚关于‛。

五、主送机关中的常见错误

1.主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如‚市府‛应为‚××市人民政府‛；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如‚市内各单位‛。

2.多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

3.主送个人。公文不得主送领导者个人。

4.越级主送。一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

主送是否可以是内设机构，如：省委组织部

六、正文中的常见错误

1.错别字。主要表现：（1）因粗心大意，将‚宏观‛错成‚客观‛，‚拨款‛错成‚拔款‛，‚突击‛错成‚突出‛……；（2）因辨析不准，将‚淡薄‛错成‚淡簿‛，‚渎职‛错成‚赎职‛，‚严厉‛错成‚严励‛……

2.要选用规范词语。‚其他——其它‛。根据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用‚其他‛，不用‚其它‛。

‚撤销——撤消‛。公文中统一用‚撤销‛，不再用‚撤消‛。‚截止——截至‛。‚截止‛是不及物动词，后面不能带宾语。如果‚截止‛出现在时间之前，需加一个介词作补语或名词性词语加冒号，‚截至‛用于时间之前，不能用于时间之后。如：‚截止7月9日‛应改为‚截至‛，如用‚截止‛，一定要加上介词‚到‛。

像的使用。根据新公布的†简化字总表‡，象不再是像的简化字，仍然各司其职。我们每一个同志都要像爱护自己的生命那样；像浙江----。

账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。

公布与发布的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。相继制定和公布†统计法‡等法律法规。市政府发布了†关于----的决定‡。

制定与制订的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。

增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。地方财政收入由1997年的1702万元增加到2002年的5638万元。增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。

议案和提案：人大代表提出的是议案和建议，政协委员提出的是提案。3.要注意词语的规范提法。

（1）辖区。根据国务院办公厅秘书局关于辖区的规范提法规定，行政机关公文中统一使用‚行政区域‛，不使用‚辖区‛。

（2）荣誉称号。荣誉称号的授予和程序，国家有严格的规定，是一项极高的奖励，不能随便使用‚荣誉称号‛此提法。应改为‚***被评为……‛。

表示独一无二用“惟一”而不是“唯一” 久禁不绝不是久禁不止。富余劳动力不是富裕劳动力

社会各界不是社会各届，届表示次。

公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对有关信息要慎重报道。

应有之义不是应有之意 凸显不是突显 磨炼不是磨练

明察暗访不是明查暗访 备受关注不是倍受关注 常抓不懈不是长抓不懈 涣散不是痪散 精简不是精减

4.年代的表述要规范。

（1）凡涉及‚建国以来‛或‚建国多少年‛等字样的，为避免产生异义，应规范表述为‚中华人民共和国建国以来‛或‚新中国成立以来‛。

（2）非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：‚上世纪八十年代以来‛应该改为‚20世纪80年代‛。

5.要正确使用引文。

引文应当先引标题，后引发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。

如：‚省府办公厅及时印发了†广东省加强建设工程项目开工管理若干规定‡（粤府办“2006”6号，以下简称†规定‡）‛，此引文有文号，再次出现时应直接引用其文号，不应引用额外增加的简称。应把‚以下简称†规定‡‛去掉，并且把下文中引用的‚†规定‡‛全部改为‚粤府办“2006”6号‛。

过去引用公文时，习惯在引文标题后加上‚以下简称†**‡‛，这是因为在早期的公文处理办法中没有对公文的发文字号作出规定，因此存在大量没有发文字号的公文，当需要引用这些公文时，为使表达简练，只能使用标题的简称。

引文标题应完整。如：‚为进一步贯彻落实国务院†全面推进依法行政实施纲要‡，努力实现……‛，此引文标题仅是原文标题的一部分，正确的引文部分应是‚†国务院关于印发全面推进依法行政实施纲要的通知‡（国发“2004”10号）‛。

6.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，分号的误用，书名号与引号混用……

（1）表示概数不应用顿号隔开。如‚

六、七十年代‛应改为‚六七十年代‛。

（2）公文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均应加标点符号。

（3）错用逗号。逗号表示句子内部的一般性停顿，顿号表示句子内部并列词语之间的停顿。

（4）如使用书名号，其内应写全称。例如：†会计法‡，如用书名号就写全称†中华人民共和国会计法‡，如用‚会计法‛，则不应加书名号。

（5）波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与‚一‛字混淆。

7.数字使用不规范。（1）†办法‡规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。如‚20世纪90年代‛错成‚二十世纪九十年代‛；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如‚党的十四大‛错成‚党的14大‛。（2）数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述‚余‛字应臵于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

（3）数字、年份不能回行。

（4）数值范围表示方式要正确。‚2-2.3%‛的说法应改为‚2%-2.3%‛。

（5）表示数量不能没有量词。如：‚50万来宾‛应改为‚50万名来宾‛。

8.随意简称。如将‚社会主义精神文明建设‛简称为‚社精文建设‛，‚高速公路公司‛简称为‚高速公司‛。

（1）要使用规范的机关简称。

（2）要注意简称的规范表述。第一，在简称中须保留关键词或语素，否则不能称其为简称，而应写为‚以下称***‛或‚以下统称***‛。如：‚力争到2010年满足50%以上有稳定职业的外来常住人口（以下简称新市民）的住房要求‛，因‚新市民‛没有保留原名称中的关键词或语素，所以‚以下简称新市民‛应改为‚以下称新市民‛；第二，使用简称时没有标点符号的，在简称说明中也不加标点符号。如：‚珠江三角洲地区（以下简称‘珠三角’）城镇群已成为全省经济社会发展的‘排头兵’‛，因珠三角是地域的名称，后面可直接使用，不应加引号，因此，给它注明简称时也不用加引号。第三，注明下面使用简称后，一般不能再使用其全称。第四，不能采用‚下称**‛等其他不规范的形式。

七、附件标识中的错误

1.附件说明不规范。应在正文下空一行左空二字编排‚附件‛二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。为显示公文的附件与正文不可分割的关系，附件说明应再公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上。

2.内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。

八、发文机关标识中的错误

1.位臵不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位臵一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。

印章居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期局印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

2.发文机关标示页无正文。当正文之后的空白页容不下印章、成文日期时，应当采用调整正文行距或字距的措施加以解决，若多机关联合行文，该措施也无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可以采取‚此页无正文‛的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注‚（此页无正文）‛。

九、抄送机关标识中的常见错误

1.使用已废除了的‚抄报‛或‚报‛、‚送‛、‚发‛。

2.抄送个人。公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的‚请示‛同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

6.在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

关于第6点，我曾经犯过错误。省里召开了一个重要会议后，省委发文件要求各单位积极贯彻落实，并及时上报贯彻落实报告，但是该文件并没有说明上报文件的份数和上报给哪个部门，也没有留联系人和联系方式，紧随其后的是省委督查室的文件，同样是要求各单位上报贯彻落实该重要会议的报告，并在文件中说明，报告主送省委，抄送省委督查室。因此，我便认为省委督查室的文件就是省委文件的具体要求，因此上报省委的文件，主送省委，版记中写了抄送省委督查室。文件上报之后，被省委秘书办退回，并要求删去版记中抄送省委督查室字样后重新报送。

之所以被退文，正是在行文关系上出了问题，省委督查室是省委的内设机构，我在主送省委的文件中抄送省委督查室，自然是不合适的。这件事也同时让我明白，在处理公文的时候要按规矩办事，不能一味‚迷信‛上级单位。

十、印刷、装订中需要注意的问题

国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位臵不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。

十一、请示件在格式方面要注意：

1.有签发人；2.有联系人、联系电话；3.不得抄送给下级机关。

一、关于转发上级公文

（一）层层转发如何处理

【案例4-9】多层转发标题难

四招方法繁化简 材料1 ××县人民政府关于转发†××市人民政府关于转发„××省人民政府关于做好防汛工作的通知‟的通知‡的通知

材料2 ××市政府关于转发†×省政府关于转发„人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知‟的通知‡ 的通知

材料3 ××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发××部†关于汉族地区佛教道教寺观管理试行办法‡的通知的通知

【评析】 批转（转发）性公文，采用“通知”文种。其正文简单，可以采用格式化写作，但其标题的写作相对比较复杂。因其是复式结构，如机械套用一般公文标题“发文机关+事由+文种”的基本格式, 往往出现如案例中两个乃至更多标题重叠的情况，造成“关于”、“转发”、“通知”的重复使用，繁琐冗长，不知所云。要使多层转发批转性公文标题化繁为简，可采用以下方法：

（一）简化 当转发层次较多时，可以省略中间环节，直接转发（批转）原公文，压缩介词“关于”和重叠文种，将删除后也不会影响题意的赘词或标点符号删去。如材料1 可简化为： ××县人民政府转发××省人民政府关于做好防汛工作的通知的通知 材料2 简化为： ××市政府转发人事部关于为××同志恢复名誉后享受×级待遇的通知的通知

（二）合并 多个被转发机关、被转发公文标题合并，因为在公文正文和附件中可以完整体现被省略的部分。如：××总公司关于印发关于××项目管理的五个规定的通知 ××市政府办公室转发市××局等六单位关于××××的意见的通知 国务院办公厅转发人事部 财政部关于调整机关、事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员离退休费三个实施方案的通知

（三）重拟 建国之初，我国公文格式只有“事由”没有标题。近几年,一些地方政府在其公文处理实施细则中也已有明文规定：“转发上级机关的公文, 如其标题过长, 可按事由摘要转发”[4]。只标明事由的标题在海外公文中也十分流行。所以材料3的标题可重拟为： ××市人民政府关于贯彻执行汉族地区佛教道教寺观管理有关文件的通知

（四）直接翻印下发 按照†办法‡第四十六条的规定，对于直接上级机关无密级来文，如果下级机关没有具体补充意见和执行意见，可以经过本机关负责人或办公室主任批准，直接将上级公文翻印下发。翻印上级机关公文必须作一些简单的技术性处理。

技术性处理的内容包括：

（1）首页保留原文件文头部分；

（2）文尾原发文机关印章，加上原发文机关落款；（3）版记去掉原发文机关版记，换成翻印机关的版记，发送栏标明印发范围，如“送或发：各地区各机关名称”；印刷版记改为翻印机关“××机关办公室 ××××年××月××日翻印”；注明翻印份数。

这样加工整理后，翻印件就算经过法定认证，可以作为正式公文执行。这种方式可避免层层照抄照转文件。（摘自†公文处理案例精选‡第四章 公文格式与稿本）1.在用便函方式转发上级文件时，如果需要抄送局机关各处室，那么抄送单位放什么位臵就很难确定，如果放在上级文件的文末，感觉不是很妥当，因此，我通常的做法是将抄送放在本单位自拟的转发通知后的偶数页，而非整篇公文的末尾。但是这种做法没有找到依据。

2.如何处理层层转发的问题，是否可以越级转发？

二、关于内设机构发文的相关规定

部门内设机构按规定不能对外正式行文，只能以函的形式行文。†国务院办公厅关于实施„国家行政机关公文处理办法‟涉及的几个具体问题的处理意见 ‡（国办函“2001”1号）解释，“部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代部门审批下达应当由部门下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”

“函的形式”不是指文种必须使用“函”。“函的形式”亦称函件格式、信函式格式，是国家标准†国家行政机关公文格式‡中规定的特定公文格式之一，一般适用于事务性公文中的下行文和平行文。在使用函件格式行文时，发文主体照样可以按照行文目的和内容选用相应的下行或平行文种，包括 “函”“通知”“批复”“意见”“通报”等。

三、关于抄送的相关规定

材料2 某国企总经理在审批签发文件时，对公司办公室文秘人员说，只要董事长没签字的都要给他打一份，并直接在发文稿纸上的抄报栏里写上了抄报董事长、抄送本公司财务部。公司办公室文秘人员按照总经理的这一意见，只有将‚抄报董事长‛、‚抄送本公司财务部‛也打印在正式发文的版记上。但文秘人员又认为按照行文规定，内部公文最好不要写抄送；不写又违反了总经理的意见，面对这种情况该如何处理呢？

2.案例材料2分析

（1）在材料2中, 某国企总经理在发文稿纸上面写的‚抄报董事长‛‚抄送本公司财务部‛等意见，都是企业领导根据工作需要在签发文件时提出的注发意见，作为负责发文工作的文秘人员，应该按照领导的意见执行。

（2）只是在公文正式发文时表达形式要注意：公文是不能自己抄送自己单位的，也不能将‚抄送‛错写成‚抄报‛。所以如果该公司正式发文后面的版记（文尾）中需要将领导这几个注发意见写出来的话，应该写为‚公司内送阅：董事长（1份）、公司财务部（1份）‛。这种做法当前在机关很常见。

（3）由于公司内部送阅的内容仅仅是该公司内部公文处理的一种做法而已，可以不在对外发的公文上面标注出来。因为其他公文处理的做法都没有在文上标出，所以这种注发意见也不必在对外发文的版记中标注出来。

（摘自†公文处理案例精选‡第七章 公文处理流程与具体操作）

关于第二点，我存在疑问，例如我局下发各基层单位的文件，往往要抄送机关各处室，是否不合规矩？那规范的做法应该如何呢？