总结与函_工作总结的函

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公文的基本常识

第五课 总结报告与函

第一节 总结报告

一、文体特征

总结报告也就是工作总结。它是对以往工作的回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的经验，用以指导今后工作的一个文种。

总结报告不同于一般的工作报告，他不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼，归纳成几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。总结与一般工作报告相比，理性的东西更浓，对规律的揭示更深，对问题的认识立体化了。

一般报告的表达方式主要用叙述，情况和事实的表述占绝大部分，议论性的文字很少。而总结报告，对情况、事实的直接叙述只占少部分，较多的是议论与说明性文字。

一般工作报告行文的目的，主要是服务于领导机关，为上级提供信息、反馈情况。而总结报告，除向上级反映情况外，更重要的是自我温故知新，发现规律，认识规律，发扬成绩，克服不足，以利再干。

可以这样说，搞好工作总结，对个人讲，可以变得更聪明，达到少犯错误或不犯错误的境界；对单位讲，可以变得更有战斗力，前进的方向更明确，企业可以越办越好，不断创造好的效益。

举个例子：××公司在1985年固定资产3454万元，新的领导班子组建后，对过去27年的经历进行了一次总结，得出了只有不断扩充资产，坚持主导产品汽车变速器不动摇，产品由轻型车变速器向微型车、轿车变速器发展，才会更大的占有市场，企业才能做大做强的结论。这个总结指出了这厂的前进方向，确定了发展的方针。为此，投资4500万元进行了“七五”改造，成功引进了××微型汽车变速器技术，工厂一跃成为国内最大的微型变速器生产厂家。

这厂在七十年代时，还是一个名不见经传的小企业，想加入北齿集团，北齿不要。现在，已经把“中国第一，世界水平”作为新的奋斗目标。到2002年（组建集团前），企业的固定资产由1985年的3454万元增加到近8亿元，产品由单一品种，发展到十大系列，100多个品种，产值由1200万元增加到4亿元，利税由400万元增加到3000万元。仅仅17年，固定资产增长了23倍；产值增长了33倍；利税增长了7.5倍。这厂的发展，就与他们不断的总结经验，不断的向前发展密不可分。

企业是这样，国家也一样，１９７８年召开的中共十一届三中全会，结束了粉碎“四人帮”之后两年中党的工作在徘徊中前进的局面，实现了建国以来党的历史的伟大转折。第一，实现了思想路线的拨乱反正。第二，实现了政治路线的拨乱反正。第三，实现了组织路线的拨乱反正。第四，开始了系统地清理重大历史是非的拨乱反正。第五，恢复了党的民主集中制的传统。第六，作出了实行改革开放的新决策，启动了农村改革的新进程。从此中国走上了改革开放的道路，从此国家也富强了，国民也富裕了。可见不断地正确的总结经验与发展的关系是多么的息息相关。

三、总结的写法指要

（一）“三大块”不是总结的基本写法

前面讲过，报告写作的通用规则，就是人们常说的“三段式”，也叫“三大块”如：基本情况--做法--问题或意见。总结过去也有人这样写，这种写法应该被淘汰。为什么？因为报告是向上级告知你们做了什么，咋做的，结果如何。而总结则是从已经走过的路程中引伸出行动方针与良策。就是要对过去的所作所为，从方向上，效率成果上由此及彼、由表及里的分析，综合与判断，然后总结出经验、教训，找出指导今后工作的方针，良策。

（二）要选好素材

总结选材最重要。要选择反映必然性和具有普遍意义的客观存在的素材，切记不可把那些个别的、零碎的、枝节性的、偶然发生的问题人为地上升到普遍的、完整的、必然的地位上来。

例如，现在我国在一些地方因为下雨发生了地陷的现象。我们在乘班车上班时，有人就说 “现在中国到处都在发生地陷”。如果这样写进目前中国地理结构变化的总结里去，发表在网上，外国人看了会得出，整个中国都将陷到地下去了的结论。显然这个素材是个别的、零碎的、枝节性的、偶然发生的，是不可用的。当时在班车上我就给予了纠正：要说中国有的地方发生了地陷。

总结范文

××集团有限公司河东简易房工作组

5-6月份情况总结

（2009年7月2日）

2009年5月6日，集团公司领导班子关于解决河东工房问题会议后，2个月来，河东工房工作组5位同志在组长×××的带领下，进社区、下河东、跑政府、去中介，做了大量的政策宣传、调查研究、寻找房源、寻求政府帮助、办理手续和拆除已腾空的简易房等工作，取得了明显的成果。下面将2个月来的工作情况总结如下：

一、政策宣传是解决河东问题的首要

解决河东简易房问题，让职工了解政策是首要问题。为此，工作组把宣传政策作为解决河东问题的突破口，多次深入到所有有关职工家中，进行了耐心、细致、反复的宣传工作。一是大力宣传讲解了集团公司关于解决河东问题的两个方案；二是广泛宣传了省政府[1998]45号文件关于从1998年12月15日起，全省城镇停止住房实物分配，企业不准再搞福利或变相福利分配住房的政策；三是反复宣传了××集团公司确定的解决方案，是目前唐山市解决困难职工住房问题非常优惠的办法之一。是经过房管局同意的，在国资委已经备案的可行措施。

为了使宣传达到家喻户晓，有据可查，我们采取了请接受宣传者签字的措施，以便事后备查。

此外，根据班子意见，5月13日，工作组专程到××××公司，转达了××集团公司就解决居住在河东工房××集团公司职工住房问题的两个方案。为全面彻底解决河东问题做了铺垫。

二、带着感情做工作，坚持从实际出发是处理河东问题的关键

通过宣传动员，截止到6月底，有2户职工领取了经济补贴；有1户职工同意领取修房补偿；有1户职工同意租房并且签订了协议。对同意领取补贴、补偿的职工，采取了先拆房，后付款的措施。

这次总共清理、拆除已腾空的简易房15间。

在整个工作中，工作组自始至终坚持带着感情做工作，遇到难题不急躁。例如在做×××的工作时，发现他的子女们对选取那一方案发生了分歧。×师傅已经年过80岁，思想压力很大。工作组的同志们主动到他家里探视老人，安慰老人和子女好好商量，不要着急。同时向×的家人反复宣传了承租房不能继承、不能转租、不能上户口的规定，妥善消除了×家的顾虑，同时也促使他家选择了领取补偿金的办法。

自始至终坚持实事求是，从实际出发的原则。例如，在入户调查中，有人介绍说已故职工×××的遗孀也在河东居住，建议这次一并解决。得到这条信息后，工作组既没有表态肯定，也没有简单的给予否定。一方面主动找其女儿了解情况，一方面找知情人调查，同时查找集团公司存档的原始材料。结果弄清了此房属于×××购买别的职工的简易房，所以集团存档的原始材料中没有×××的记载，当事人也不能提供出有效的居住证明。为此，此人没能列入解决范围之内，为公司避免了几十万元的损失。

又如，在核实在册人员的情况时，发现×××虽然在河东有简易房，公司也有它的相关资料，但是在调查了解其爱人工作单位、分房、购买旧公房情况时，弄清了其爱人在本单位分过房，享受了旧公房出售优惠政策的实际，从而按政策将×××从应该解决的范围内划掉，再次为公司节省了几十万元。

三、勇于攻坚，甘于奉献是解决好河东问题的保证 河东问题是唐山1976年大地震后遗留下来的问题，年代久远，职工要房心切，情况复杂，政策性强，工作难度非常大。工作组的同志们知难而上，甘于奉献，为攻克河东问题的难关立下了汗马功劳。

例如，居住在河东简易房的职工×××的家属×××、姐姐×××，为了达到向企业要一套住房的目的，2次将行李卷搬到了公司，摆出了不达目的誓不罢休的姿态。针对她们讲的震前自家有宅基地，震后被路南区征用，有路南区建设指挥部发放的简易房证，提出应该由企业给解决住房的问题，在他们拿不出政策依据的情况下，我们没有简单的否定他们的诉求。首先，在网上替他们寻找有关政策依据，未果。其次，带他们到唐山市房管局询问有关政策，房管局给出了明确的答复：一是简易房证只能证明曾经住过简易房，不能证明别的；二是1998年12月15日以前，企业可以实物分房，以后不允许再搞实物分房；三是1998年以前实物分房怎么分由企业决定，国家没有必须为职工分房的政策。再次，派员专门到××区政府办公室、房管局、土地局、发改局、工促局、法制办6个部门进行了专题政策咨询，答复是：××区过去曾经为持有简易房证的人解决过住房，如今××区建设指挥部发的简易房证早已作废，××区没有由××为被征用宅基地的人解决住房的文件。经过带访、调研，×××、×××的诉求没有政策依据。为此，给了他们书面答复意见书。

在2个月的时间里，工作组的同志们4次利用下班后的时间到河东简易房处等待晚上回家的职工；3次放弃周六休息时间到河东找职工谈话，组织拆除简易房；3次到开平区街道办事处、社区，请求地方领导协助做属地职工的工作；5次到×××家做疏通思想工作；还驱车到丰南×××的临时住处做通了领取补偿金的工作；5次到房屋买卖中介所寻找房源；无数次接打电话联系房源。

四、再接再厉，稳步推进

尽管工作组的同志们下了很大的力气，也取得了阶段性的成果，但截止到6月底，仍有8户没能解决问题。其中5户不接受两个方案；3户有条件的接受租房方案。

分析原因：第一，大部分人对福利分房的要求根深蒂固，对廉租房不能继承的条款拒绝接受；第二，大部分人有侥幸心理和观望态度，他们企盼着有一天河东被开发时，能得到更大的好处；第三，因为实行的是职工同意租房时，企业才着手买房，这样，在面积上职工倾向于大一点、在层次上职工倾向于好一点、在位置上职工倾向于离市中心近一点，这样就制约了企业与个人达成一致的结果，影响了工作进度。

经过分析我们认为以后会出现两种情况：第一种，尽管结果不够理想，但工作组的政策宣传已经深入人心，坚持按政策办的信心已经尽人皆知，经过继续努力，有条件选择租房的3人有望最终解决。第二种，拒绝接受方案的5人，可能在“7.28”之前的集体越级访。他们上访后，市房管局、国资委会出面接待，形成企业和政府部门共同做工作的局面，这样更有利于问题的解决。为此，这些人上访我们就接访，政府要情况，我们就答复。企业做的已经很到位了。

第二节 函

一、文本特征

函是平行文，是法定公文中唯一的一个平行文。函是相互商洽工作、询问和答复问题、向有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。

从内容作用上看

（一）申请函，向有关主管部门请求批准事项的函；

（二）商洽函，用于请求协助，商洽解决办理某一问题的函；

（三）询问函，上下级或同级之间均可以使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到的界限不明确的问题等；

（四）答复函，上级答复下级或平级之间相互答复询问事宜时使用的函；

（五）告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。

从行文方向上看，函有来函、复函。

函是一个正式文种，行文时要采用正式文件的标印格式，用红色版头，要有主题词、印制版记。因此，不能把便函（公务便信）视为函，也不能把函当成便函，便函不是正式公文，与函不一样。

二、写法要旨

（一）叙事清楚，说理有节

公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助的，要使对方理解、接受、支持，取得圆满效果，首先叙事要清楚、让对方明白你的目的要求是什么，理由是什么。其次要说理有节，令人信服。如果做不到这两点，对方不能充分理解你提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能帮你解决问题。

怎么才能做到上述两点？

一要善于思索，理好思路，占有一定的有效的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”、“你们不要……”、“承蒙关照……”等命令、指示、客套、寒暄等语言；三是提出的意见、办法、请求要符合客观实际和对方的情绪。

（二）短小精悍，注意技法

“短小精悍”是说公函不必祥续过程，不必大发议论；“注意技法”是指公函撰写应根据具体内容，推断出对方见函后的心理特征。如写一件答复函，如果是一件肯定的答复函，开头就可以将答复的内容告知，后面在叙述其他有关事宜，这样势必促进单位间密切合作的关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定内容先提出来，而是应该先简明恳切地说明理由，最后在表明否定的态度，这样就容易使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不至于产生误解和反感。

三、不能将“函”遗忘

函本来应当在公文大家族中是一个非常活跃的文种，但是实际情况正好相反，许多单位用通知、请示、批复代替了函，函处于被公文遗忘的角落。我们有义务把函从通知、请示、批复的“淹没”下解救出来，恢复它应有的作用。