关于会议接待工作的总结与思考讲解_会议接待的工作总结
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关于会议接待工作的一些想法
为进一步完善会议接待流程,将我司的接待工作提升到 一个新的高度,本人特将自己参与会议接待后的一些经验及 发现的问题进行总结,分享如下: 对于会议接待工作,必须做到细致入微,会议接待前期 的准备工作是否充分是接待任务能否顺利完成的关键,准备 工作主要分为以下几个方面:
一、及时与对方对接人及本方对接人沟通,了解清楚会 议内容及客人行程等情况,同时征求公司领导意见,是否有 特殊要求;
二、落实会议场地,调试音响设备,并根据对会议是否 用及投影设备及时调试;
三、根据对方参会人员姓名制作座牌并按职位高低情况 合理摆设;
四、准备会议的相关资料,包括提供给对方的资料以及 提供给我方领导的资料;
五、确定客人来司的出发时间,落实接待用车,驾驶员 必须提前 5分钟启动车内空调,待客人离开时,驾驶员必须 提前将车停靠在尽可能离大楼出口较近的位置;
六、会议用品准备,包括会议用纸、用笔、用水、水果、鲜花、相机、录音笔等。
七、有用餐安排的,必须提前做好用餐地点,规格的落 实以及席位座次的拟定。接待过程中,必须注意到以下几点:
一、着装规范,统一工装;
二、行为举止规范,符合公司文化。包括正规礼仪标准 下的电梯内站位、让道、站姿、坐姿等行为;
三、认真做好会议记录。
接待任务完成后,还需要进行及时的总结,包括会议记 录整理、影音资料整理、接待总结等。
存在的问题:
一、周五有接待任务的,行政部接待人员及其他部门相 关参会人员不得穿便装,必须身着工装;
二、必须加强与对方对接人的联系, 及时确定客人方位, 并及时反馈信息给公司领导,以保证公司领导能够准时迎接 客人。
三、应提高对临时变动事件的应急处理能力,必须从根 本上通过加强与对方对接人的联系,第一时间获知临时变动 情况。
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