会务总结_会议会务总结

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会务工作流程

首届“中韩友好经济交流合作暨商品说明洽谈会”圆满闭幕，作为公司首次独立承办策划的商业会议，公司在整个会务筹备和会议前后或多或少出现纰漏：会议筹备时准备巩工作不足、会议过程中工作人员略显忙乱、在处理双边关系上不够沉稳，扎实等情况。此次会务中暴露出来的诸多问题值得大家深刻研究、反思，在以后的活动中避免再次发生，吸取经验教训，为以后的工作积累经验，做到尽善尽美。以下是会务总结：

一、会务筹备

1、预先沟通：

与协会达成举办会议的事宜，提前确定会议主议题、召开时间、出席范围和人数等信息。

2、制定预案：

制定预案供对方选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。同时，就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。

3、签订协议：

细化方案，以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会议的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

4、经费支付：

经费由委托方在会议前提前支付总费用，会议过程中产生的额外经费在双方认可的情况下做为补充经费于会议结束当天进行结算。同时，会议过程中节省的经费也于会议结束当天进行结算。

二、会务准备

1、确定和落实会议预案执行。包括时间、地点、主题、人员等

2、发布会议通知。

通知内容主要包括主议题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式：电话通知、电子邮件通知、书面通知、移动短信通知等采取多种方式通知。及时向会务负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。

3、邀请领导、嘉宾。

邀请上级领导及来宾与会要提前制发邀请函并根据需要安排车辆接送事宜。

4、准备会议材料。会议材料包括：会议文件、与会人员名单、样品等涉会材料与物 品。在会议召开之前审定后印制。

5、落实会场布置。

1.主席台布置。

包括会标、主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、茶 水等

2.根据参会人员摆放座签 3.会场环境。

包括会标布置、引导牌安置、音响设备、灯光、空调等，就座区域划分。4.落实会务人员职责。

包括会议签到、材料分发、茶水添置、车辆接送、餐饮安排 和其它应急服务。

6、安排会议接待。

根据会议需要做好接站、住宿和餐饮安排等。大型会议要制作接送、住宿和餐饮安排一览表。根据会议安排落实参观游览安排及有关纪念品赠送工作。

7、发布新闻信息。

通知公司部门做好新闻宣传工作安排。安排专人做好会议记录，做好会议简报工作。

8、制定分工预案、召开会务人员动员会。明确工作目标、任务、期限。明确责任人。

9、检查会务准备情况。

会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规 定任务的，要及时采取措施加以弥补，并做好相应预案。

二、会中服务

1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响、灯光等设备、主席台的布置情况。

2、检查会务人员就位情况。

1.会议签到处负责人员应该提前到位做好签到和会议材料准备 工作。

2.检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。3.检查休会期间茶点服务等。

3、检查会议记录人员到位情况。

4、检查摄影、摄像、录音等工作到位情况。

5、检查文秘和翻译是否到位。

5、做好与会人员合影的各项准备工作。

6、做好会议的新闻采访、安全保卫和医疗保障工作。

7、编印会议通讯录。

8、做好与会人员会后餐饮、游览以及送机的相关安排。

三、会后工作

1、结算。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐

1、整理与会人员照片和制作通讯录。

2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。

3、做好会议记录及相关材料的整理归档工作。

4、落实会议形成的决议，明确专人协调落实。

5、建立客户档案，对与会人员进行必要的问候和工作联系。