中国房地产领袖峰会总结_年会领导总结报告大气

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2014中国房地产领袖年度峰会总结

一、峰会前准备

1、嘉宾名单表：电话确认嘉宾名单（包括携伴名字、电话、公司名称），谢绝空降嘉宾。统计分类（贵宾人数、排位、佩戴胸花名单、就餐人员分配、嘉宾证数量等）

2、制作好嘉宾名单后分发给参会工作人员熟悉名单；分配嘉宾到工作人员专人负责。

3、邀请函派送、邮件，统计数量；会议前4天、2天、1天分别短信通知提醒嘉宾参会时间、地点及注意事项。（分配到第2条专人负责人身上）

4、设专人跟进对接活动公司：贵宾台卡名单及制作准备；主持人、演讲嘉宾、发言嘉宾、圆桌对话嘉宾的演讲稿或PPT、嘉宾简介等素材要提前2天全部收集回来浏览一遍，确保会议时播放顺畅正确；LED屏准备及活动时LED屏切换、演讲嘉宾上台发言灯光全程派人守着跟进、LED屏投影要跟活动现场同步，并且投射到相应的屏幕上显示出来（类似央视晚会上的效果）、音响效果确认。

5、设专人负责跟酒店方负责人跟进场地布置（扇形场地不适合）、就餐区、签到处、背景墙摆放、指引牌摆放、贵宾休息室、放物品房间、工作人员数量及分配等事宜跟进。

6、设专人跟进活动公司准备物料；例如：胸花、台卡、嘉宾证、工作人员工作证、茶水、果糖、宣传资料、指引牌制作印刷、背景板制作印刷、流程表制作印刷、整场活动PPT制作、礼仪小姐等。

7、设专人负责跟进赞助商资料、礼品齐全及装袋，负责活动开始前运输到酒店。

8、确定好专业主持人（最好邀请与行业相关或懂得行业的人士）。

9、媒体邀约：确定好记者人数，提前提前准备好新闻稿素材，跟媒体记者密切联系。

10、摄影摄像准备。

二、酒店方

1、签到处确认：桌椅数量、桌布颜色、名片收集果盘、糖果、餐卷、停车卷、签到桌台卡打印、鲜花、笔、电脑、灯光等。签到处设三条通道，两条通道嘉宾签到，一条预留通道作为临时嘉宾签到通道。

2、进场走廊酒店要派2人把守检查：需要持嘉宾证才能进场，谢绝混杂无关人员。

3、签到背景墙处：安排2人维持秩序，避免大批嘉宾滞留在签到背景墙处拍照，造成后面的嘉宾签到拍照进场。

4、贵宾室处安排服务人员专门负责贵宾室的茶水、座椅、卫生工作；如有事要走开需要安排另外服务人员接班，避免需要服务时找不到人。

5、会议开始前酒店负责人要熟悉整场活动流程，特别注意流程时间节点，提前做好充分准备工作。例如：圆桌对话需要准备的座椅茶几、茶水瓜果、鲜花等。准备的物品（例如座椅茶几）要比活动所需的物品数量多1-2份，预防现场突发情况。

6、中餐时间酒店工作人员要指引嘉宾到对应就餐区就餐，保证秩序有序进行。

7、嘉宾就餐时需要安排人员回会场巡查，避免嘉宾领取礼品丢失或者被人顺手牵羊，并保持会场卫生洁净。

三、会议进行时

1、签到处安排：2人签到，各1台电脑，另安排1人负责临时嘉宾签到（准备空白表格、笔）；2人负责签到台秩序收卡片，1人负责佩戴胸花；2人负责带位。（领位的人员要熟悉贵宾名单及相对于的嘉宾位置，负责嘉宾签到的人员把嘉宾转交给领位人员时要告诉他嘉宾名字及带领的位置。）

2、1人负责整个流程统筹，手上要准备所以参与发言的嘉宾电话，在发言前15分钟、前5分钟时电话、短信通知提前做好准备。另外需要所有的工作人员配合听从统筹安排，有时需要帮忙通知贵宾做好准备。

3、签到结束后，统计确定就餐人数，然后检查午餐准备结果是否满足现场嘉宾人数就餐，安排订工作人员午餐，包括摄影录像工作人员午餐。（工作餐到后安排轮流就餐，保证签到台留1-2人）

4、会议现场除了统筹1人在现场，需派多2位在现在协助，预防突发情况。

5、会议结束后，工作人员检查收拾东西，包括现场播放的PPT等素材。

四、峰会结束后

1、摄影照片后期的跟进：确定录影跟照片制作成CD的时间。

2、媒体新闻稿的发布跟进。

3、宣传制作素材准备及跟进：网址、报纸。

4、微信的宣传。

5、与酒店的结算，与活动公司的结算。