外贸业务开发信的问题小结_外贸英语_外贸业务开发信范文
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身处欧洲,经常有机会接收到国内业务员给我的开发信。关于开发信应该怎么写的帖子很多了,敝人就不班门弄斧了。我想从反面来分析总结一下,国内业务员开发信中存在的一些比较常见的问题,希望对大家有所启发。(英文表达、修辞等不在此讨论范围之内。)
从我平时收到的开发信来看,发现存在如下一些常见的,个人觉得不是十分妥当的现象(排名不分先后):
1.开发信内容过长。
有的开发信真的可以长达几百字的,面对这种开发信,我会毫不犹豫delete掉。你轻松的一下“Ctrl + c”,再一下“Ctrl +
v”,而我读得那个是上气不接下气。
点评:有些时候,长度跟对方的愉悦度是成反比的。(关于开发信长度的原则,窃以为:能简则简,点到即止。)
2.段落之间不离行。
这种开发信也是看的人头昏眼花,如果再配合第一点,绝对能让读的人提早几年去配老花眼镜(卖老花眼镜的行家们可以借鉴此法)。
点评:分段跟分手一样,该分时就得分,千万别含糊,藕断丝连只会害了自己,苦了别人。
3.内容带中文。
带中文内容的情况有两种:一种是邮件内容本身带中文的,另一种是附件中带中文的。前者出现的还是比较少的,出现的比较多的是后者。有些同志给发过来的附件,比如产品介绍、报价单等,里面的部分内容带有中文。别人我不清楚,反正我的想法是,这样的文档显得不专业。点评:把中文部分修改一下再发,不至于花掉你九牛二虎之力吧?要是真至于,平时请多准备几箱红牛堆在办公室,顺道也为国家的GDP尽点绵力。
4.附件做得不专业。
有的PDF文档的页眉或者页脚中出现了诸如“此文档由PDF Creator试用版打印”这样的信息。
点评:同志们,如果你始终坚持抵制正版软件的话,何不彻底一点,下个绿色破解版的呢?(罪过啊,又在变相鼓励使用盗版软件了。)
5.邮件发送时间问题。
那些奋战在周末的同志们辛苦了,但是,我建议你们别再在星期六日发开发信了,不是说完全没有机会,但是能得到回应的几率太低了。那些真的相信”皇天会不负有心人“的好同志,可以坚持继续发。
点评:勤奋没错,但是精力需用在对的地方。
6.邮件发送频率问题。
那些两三天一封,甚至一天一封,一天不止一封开发信的,收到过几次之后,我一般立马拉黑,无他,太烦了。
点评:那些痴男怨女们要明白一个道理:如果你的另一半需要你,你不缠他,他也会来逗你;如果他不鸟你,一定是因为他此刻不需要你。
7.附带图片问题。
有些前辈认为开发信一般最好不要带图片,因为图片会增加被列为spam的几率,这个说法或许有道理。但是,我认为,就算是被系统列为spam了,只要不是收信者主动拉黑的,一般还是能看到你的邮件的。而且,如果用企业邮箱发送的话,应该能减低被列为spam的几率。我个人的习惯是,看开发信第一时间先找图片看,其次找网址。因为说实在的,其实大家都清楚,广大外贸同胞们的开发信的情况是:如有巧合,基本雷同。天天看着千篇1律的开发信,很难让人会有激情去深究当中的内容。但是图片比文字直观,更能快速地抓住读者的眼球。突出重点是十分关键的,这跟咱们满大街的ppmm支持环保,尽量节省衣物布料的做法是一个道理。但要注意图
片不要过大,挑一两张最有把握的,直接以插入(而非附件)的方式放在邮件末尾,保证阅读者一打开邮件就能第一时间抢占他的眼球。
点评:砖家一项研究结果表明:99%以上的正常成年男子,如果从正面看女性的话,第一时间会先扫描其胸部。注:该研究结果与本贴无关。
8.人称有问题。
这个问题通常有两种情况。其一,人称不规范;其二,给对方乱起名。先解释第一种情况,如我的名字为“张三”,我收到的邮件,称呼不是“Mr.张”,而是“Mr.三”(自己检讨一下有否出现过此种情况)。情况二,明明不知道我的名字是“张三”,在邮件里不称呼“Dear Sirs/Dear Sir or Madam/To
whom it may concern/etc”,硬要写成“Dear
李四”。这种情况,我觉得要么就是糊涂虫,搞错对象,要么就是无赖,浑水摸鱼,无论是前者还是后者,总之我觉得就是不尊重收信人。
点评:商业信函的基本文书规范还是应该掌握好的。
以上是我根据自己平时接触到的开发信所小结出来的一些比较常见的现象,有大处的,也有小处的,有些是显然易见的,有些可能跟我个人的习惯有关,未必就提得对。写出来,无非是跟大家交流一下,互相借鉴,取长补短。
如有不妥,恳请斧正。
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