实现高效会议主持人的关键技巧_高效会议主持人技巧

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实现高效会议主持人的关键技巧

世界是一个时时处处充满会议的世界。会议是一个集思广益的渠道，显示着一个企业或一个组织的存在，是一种群体沟通的方式。那么何为高效会议呢？高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，实现资讯共享，并且在一定程度上鼓舞员工士气。但由于种种原因，会议并不能达到理想中的高效，其中，主持人的技能便是高效会议的三大致命伤之一。

作为一名主持人，要实现高效会议管理，首先应当认清并扮演好自己在会议中的角色。有人说：“会议的主持人有如乐队的指挥。”这句话只说对一半。会议的主持人固然有如乐队的指挥那样具有举足轻重的作用，但是担当会议的主持人却比担当乐队的指挥更加困难，因为前者在主持会议过程中需要扮演多种角色，而后者在主持演奏过程中则始终扮演同一角色。主持人在各种会议中大多扮演着提供信息、培育训练、宣传政策、解决问题或收集信息的角色，主持人在不同的会议中，需要扮演不同的角色，甚至在同一个会议中，也要扮演多种不同的角色。因此，除非主持人能够恰如其分地扮演各种角色，以及适当地从事角色转换，否则他将难以实现会议目标。

其次，一次成功的会议背后一定是非常充分的准备工作，高效会议要求主持人循序渐进、按部就班的做好会前的各项准备工作。第一，设定沟通目标；第二，制定行动计划；第三，预备可能的争执；第四，进行SWOT分析，即分析自身的优、劣势与你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括你自身）可能带来的机会或是威胁。俗话说，“士，不打无准备之仗”，良好的准备工作为会议的开始打下了奠基。

然后，会议的时间分配与掌握能够帮助主持人从宏观上掌控会议的进程与发展。在会议开始时，用3—5分钟的谈话简洁、系统的阐述开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等。在会议中，掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要，控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。熟练的运用语言方式与非语言方式便能使主持出色的完成控场。所谓语言方式，是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度，而非语言性的方式无非是通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等，这也是掌控议事进度的更有效的方式。语言和非语言这两种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。

最后，沟通漏斗告诉我们：如果一个人心里想的是100%，那嘴上说的就是80%，别人听到的则只有60%，别人听懂的变成40%，而别人行动，最后只有20%。

沟通的效率是如此之少，而即便这20%是否能保证，还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？

其实很简单，那就是“听”和“说”。

倾听的礼节包括三项内容：首先学会倾听别人的故事，进而倾听别人完整的故事，而

最好能在听完别人完整的故事之后再发言。只有听完别人完整的故事之后，主持人才能换一个角度，站在他人的立场上，充分理解他人的处境、他人当时的心情，也才能帮助主持人做出正确的判断，以免犯下无法弥补的错误。倾听是有一定礼节的行为，一定要充分重视。倾听时最好保持点头且微笑的精神面貌，主持人的眼神要与交谈者相互接触，要使交谈者有一种被重视、在沟通的感觉。另外还要发出一些倾听的声音，例如“就是”、“好好”、“是这样吗？”“不错”、“真的”这样的话，这些语言会激励对方越说越多，因为他会觉得自己是被倾听的。此外，身体前倾也是倾听的有效技巧，这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式，同时还可以保证主持人不走神，身体前倾时，也会给被倾听者其很受尊重的印象。倾听的关键则是重复和总结，当然也要做好相关的记录。

说话的技巧，在会议中，主持人应掌握一下几种。展示，即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家；

探询，与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见；

评论，与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论；

建立，评论之后需要采用“建立”的说话技巧，“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致； 测试理解情况，在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况；

总结，在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中；排除与引进，排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言；

主持人在会议中往往还会遇到一些意外情况，这些情况主要是由五种具有典型特征的发言者所引起的，即“蝉”、“鲨鱼”、“兔子”、“驴”和“螃蟹”。因此，要熟悉这五种发言者的具体表现，要掌握应对这些意外情况的对策。每一类特殊的发言者，都有其明显的表现特征；每一种由他们引发的意外情况，都有相应的对策，这些对策掌握程度的深浅，会直接影响会议的效果。

综上所述，实现高效会议，主持人应熟练掌握认清并扮演好会议中角色、实施充分准备工作、会议时间掌握、倾听和说话以及处理意外情况等关键技巧。