教案(总)_总教案
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导
论
一、档案及其形成究竟档案是什么？如何给档案下定义，最近，我读了一些有关档案定义的著作和文章，对有关为档案下定义作了比较了解，并根据《档案法》以及综合各方面的意见（也可以说采众家之长吧），构成如下一个比较科学的定义，现表述如下：
档案是指国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这一定义包括了档案的来源和形成的原因、需要保存的价值、档案的物质形态以及主要特征等定义的基本要素；文字也比较简练。所以说，是一个比较科学的定义。
档案定义的基本含义（档案的特点）
从以上的档案定义中，我们可以看出基本含义，包括以下四个方面的内容（四个特点）： 1.档案的形成者（档案来源的广泛性）
档案是由一定的机关、组织以及个人在社会活动中形成的。档案的形成者大体分为三种类型：一是官方性质的机关；二是半官方（如大陆的海协会和台湾的海基会）或非官方性质的各种社会组织（社会团体、公司、宗教等）；三是一定的个人（著名人物、著名家庭和家族）。从上述可知档案来源具有广泛性。
2.档案是由文件材料有条件转化而来的（形成的条件）
并非一切原始记录都是档案，文件材料转化为档案一般要具备三个条件：
第一，办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。文件具有现行效用，档案一般地说是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件。从这个意义上说，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。所谓办理完毕，主要是指完成了文书处理程序，承办告一段落，不能理解为把文件中所说的事情全部办理完才算“办理完毕”。第二，对日后社会活动有一定查考利用价值的文件有必要作为档案保存。工作和生产中形成的文件不能都转化为档案，只挑选其中一部分可作为日后参考和凭证的才保存下来。所以说，文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。第三，按照一定的规律集中保存起来的文件，才最后成为档案。以现代的一般档案来说，它是经过立卷归档而集中保存起来的文件。因此说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。
总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的，并经过归档程序的文件，这是档案定义的最基本的含义。3.档案的形式是多种多样的（档案载体的多样性）
档案载体的多样性，这是档案特点之一。从载体上分，有甲骨、竹木、绵帛、纸张、胶片、磁带、磁盘等。从信息记录的方法上分，有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录像等。从表达方式分，有文字、图像、声音等。可见，档案的范围十分广泛，既包括党政机关的公务文件，也包括技术图纸、影片、录音带、录像带等等。由于科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。
4.档案是历史的原始记录（档案记录的原始性）
档案是人们社会活动的原始记录，不是人们事后编写和随意收集的。这是档案的最主要特点，体现了档案的本质特征。档案具有最本质的属性，是档案区别于图书、资料的主要特点之一，也是档案比其它文献更可靠、更宝贵的原因之一。
底下，我们再来了解一下什么是档案学、档案管理学及相关学科。
档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用科学。其主要内容是研究档案的性质、特点、作用规律，档案管理的技术、方法以及工作规律等。目前，档案学已经发展成为一门学科充实、体系完备的独立学科，在社会生活中发挥着重要作用。
档案学由若干相对独立的具体学科构成。目前已经成熟或比较成熟的具体学科有：档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学等。
档案学概论是档案学的基础理论学科。
档案管理学是档案学中最重要的学科。主要研究档案管理的办法、技术、手段等。目前这一学科分为两种类型。一类是将档案学概论的主要内容也包括在内的总体档案管理学；一类是仅仅研究档案管理工作实际内容的纯管理性的档案管理学。档案管理学也是档案学诸学科中出现最早、历史最长、学科发展最为成熟的学科。在档案学诸学科中具有核心和骨干作用。
二、档案管理的基本理论（管理理论）P5 介绍档案管理工作的基本内容。按教材中（流程图）进行分析讲述。
三、全宗原则—档案实体管理的理论基石。（P16）
我们先来看课文第16页的“全宗的定义”是怎么说的：“即„„”。课文中说，“全宗”一词的字面含义很简单，即“全部卷宗”。我们从以上可以知道：国家档案全宗在我国又称“国家全部档案”（是社会主义国家档案的一个专业术语）。国家档案全宗的基本含义可是这样理解：是指归国家所有的，由国家统一管理的，各个历史时期、各个机关和个人形成的一切档案财富的总和。建立全宗的目的，是为了集中统一地保管和利用档案材料。
全宗是全部卷宗的意思，全宗的一般含义是指一个独立单位或个人的全部档案。国家档案全宗是由一个国家上述范围的所有全宗构成的。这里要特别说明的是，一个独立单位或个人（一定的个人）就有一个 1 全宗号，便于档案馆分类和保管。比如说，我们韶关市有很多独立的单位。市领导的如：市委、市人大、市政府、市政协、市纪委（市五套班子）以及市委组织部、公安局、文化局、教育局等等，这些单位在一年活动中形成的档案，在本单位保管1至3年内，就要移交给市档案馆保管，为便于分类保存和日后查找利用，市档案馆就给上述这些立档单位划一定全宗号（我们学校可以不用全宗号，因为我们学校另有规定，不用把档案移交给市档案馆保管，因为：“高校是永久保存档案和提供利用本校档案的科学文化事业机构”。）
又如，省管单位是由省档案局划定全宗号给各单位的。国家级综合档案馆，分为中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。另外，国家级专业档案馆有解放军档案馆、中国照片档案馆等9个。下面说一下解放军档案馆，保存的绝大多数都是等级高的机密军事档案，一般人是不能查的，它记录了这支人民军队在党的领导下从无到有、从小到大、从弱到强的光辉战斗历程和丰功伟绩。有二万五千里长征、抗日战争、解放战争以及解放后历次边境、海防自卫还击占和抗美援朝的战斗情况。这些档案内容丰富，为军队建设发挥着重要作用。
我们知道当前的台海形势比较紧张，如果“急独”派踏到底（红）线，两岸兵变之灾就要降临。如果那一天，我们的《人民日报》头版头条发表了《是可忍，孰不可忍》这篇社论的话，势必对台开战。你们知道吗？1969年珍宝岛自卫还击战前，《人民日报》发表了以《是可忍，孰不可忍》这篇文章后的不久就进行了自卫还击战—中苏边境的战斗。同样，1979年，也是以此题目发表了文章后，就进行了对越南进行自卫还击战。
最后，我们来看看课文的26页（见课文写的叙述）。
第一章 档案价值的鉴定工作
内容提要：
本章重点讲三个方面的内容：
一、档案鉴定工作的内容和意义；
二、鉴定档案价值的原则和标准；
三、档案保管期限表和档案保管期限的划分。
第一节 档案鉴定工作的内容和意义
档案价值的鉴定，又称档案鉴定工作，是档案管理工作的一项重要内容。
一、档案鉴定工作的内容
一般来讲，档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士通称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
具体来讲，档案保存价值的鉴定工作包括如下内容：
（一）制定档案价值的统一标准以及各种类型的档案保管期限表；
（二）分析档案的价值，然后依据档案保管期限表的标准来划分和确定不 同保存价值的档案的保管期限；
（三）挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；
（四）围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定的组织工作。
总的来讲，档案保存价值的鉴定工作主要就是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案不需要保存即可销毁的一项工作。
当然，对上述“存”和“毁”两个方面的工作内容及其相互关系，应当有一个正确的、全面的理解和认识。从表面上看，在档案价值鉴定工作前后经常会发生一个令人注目的变化；某些档案从原来被保存状态转化为被销毁状态，发生了由“生”到“灭”的变化。但是，从实质上讲，销毁并不是主要目的，“毁”是为了更好地“存”。通过保存价值的鉴定来精简档案，以达到更好地保管有保存价值的档案的目的，减少不必要的人力、物力、财力的浪费，所以，在档案保存价值鉴定工作中，必须切忌只是简单地考虑如何“毁”，而应当积极地着眼于如何“存”。正确地、全面地、合理地认识并处理好档案的“存”和“毁”之间的辨证关系，是确保档案保存价值鉴定工作顺利、健康开展的先决条件，应当引起有关人员的高度重视。
二、档案鉴定工作的意义
档案鉴定是档案管理中一项必不可少的工作，它对于档案的存亡，国家 档案财富的构成以及档案的科学管理都有着重要的意义。（课文中列了两点）：
（一）档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段
（二）档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施
我们先来了解一下，首先说：一个单位（部门）在一年的工作活动中形成的大量文件材料，到了年底或第二年上半年，文书人员、业务人员或档案人员就要将这些文件材料进行收集、整理、立卷、归档。而这些文件材料在内容上及“有用性”方面确定比较复杂，有的文件对日后工作的“有用性”较大，参考价值较高，有的文件“有用性”较小（或者较差一些），还有的文件则基本没有什么价值。这就需要预先将这种价值差异区别开来，对不同价值的档案采用各种不同的保存方法（或不保存）；其次，保存档案要花费人力、财力、物力，这种保存能力和费用在客观上总是有限的，而且要受到整个工作费用结构比例的限制，不允许将所有文件全部作为档案保存起来。（举例）
但是，档案是否有用，以及是否能在日后真正实现其价值与作用，都是一个难以预先进行精确判定的复杂问题。从理论上讲，档案是否有用以及是否能真正在日后工作中实现其作用，只能等日后的实践予以验证后，才能下结论。我们在实践工作中也碰到过这样的问题，有些档案管理人员在档案立卷时对一些文件难以鉴定文件的价值，就采用宁多勿少的方法，这将导致“有文必档”，而“有文必档”是肯定带来消极影响。也关系到档案的命运、质量和档案能否发挥其作用的重大问题。所以，对鉴定工作必须采取积极、慎重、严肃、认真、负责的态度。必须根据各单位制定的鉴定工作的组织制度、档案的销毁制度、归档和不归档文件的范围、档案保管期限表等等，用以控制和把握实际的鉴定工作，使其尽可能地“不出差错”或“少出差错”。
第二节 档案价值鉴定工作的原则和标准
一、档案价值鉴定的原则
档案价值鉴定的内涵有两个方面，一是鉴定人员根据对利用者的需要进行分析和科学判断，预测档案对利用者的需要可能发生什么作用。二是档案直接与一定的利用者发生联系后，鉴定人员根据反馈回来的一定价值关系的现实结果进行评价。这两个方面是互相联系，不可分割的，前者包含了后者，后者决定着前者。因为这项工作非常复杂，要顺利完成，应当遵循以下原则：
（一）主体原则（P29 的〈一〉）
主体原则是指要把主体对档案的需要作为鉴定的中心内容，对主体（国家和人民）需要加以全面考虑。鉴定档案价值不能仅仅对客体下判断，而要首先对主体本身及其需要加以考虑和分析，正如评价（评价——平定价值的高低）衣服不能不考虑消费者一样，只有了解主体需要什么和能够接受什么，才能够知道什么档案对主体有用及有用程度。
主体原则意味着尊重档案的特性，了解和研究社会需要的主流，把某种档案需要放在整个社会需求中去分析、衡量、评价其地位和比重，把真正符合国家和人民需要和利益的档案保存下来，把反映我们所处时代的主流与基本风貌的档案传递给子孙后代，因此，鉴定人员要深入到利用者当中去了解他们的需要。收集各种利用效果，反馈信息以调整我们的工作，制定更加具体、更符合主体需要的鉴定方案和标准。前面我说的，好象有点跟做生意一样，一个生产商，要生产什么产品，生产多少，必须要做过市场的调研、分析，才能确定产品的价值的高或低。比如说，一间衣服专卖店或者化妆品商店的老板，他也一样要通过了解现在女人的需求，分析她们的消费水平来确定进什么货。有一个靓女富婆，买一条裙子和一瓶化妆品，付钱一下就几千元，连眼睛都不眨一下，这样的例子很多。所以，有些老板说，富婆的钱最好赚了。
（二）全面原则
全面原则就是指要全方位地、多层次地预测档案利用的需要，从各个方面全面审视档案的内部特征和外部特征，不能仅仅根据某一机关、部门或某一方面的需要与否来鉴定档案的价值，而应当从国家和社会的全局的观点出发，全面地分析、衡量档案的价值。利用档案的需要是多种多样的，从其范围来讲，有政治的、经济的、军事的、外交的、文化的、科学的等各种需要；从其用途来说，有用作凭证的、有用作参 3 考的、有正面用的、有作反面教材用的、有用其全部内容的，有用其部分内容的，也有用其外表形式的。只有对上述种种需要进行全面地考察和分析，才能比较准确地作出估计和预测。事实上，某一机关、部门往往可能不需要利用的档案，却又可能对其他方面具有查考利用价值。同时，还必须明确，档案的产生和存在并不是孤立的，各个全宗之间，或者一个全宗内的各个案卷之间，乃至一个案卷内的每份档案文件之间都是互有联系的。据此，我们也必须全面联系地分析有关的档案材料，估计和判断它可能发挥的作用，切忌孤立地只就某份档案文件或某部分档案去简单地判定其保存价值。
（三）历史原则
历史原则是指一方面档案是历史的产物，它是在特定的历史条件下形成的，是前人实践活动的信息积淀；另一方面主体的需要也具有历史性，过去对某种档案有强烈的需求，现在可能减弱或不再有任何需求，过去不需要的档案可能现在非常重要。历史原则要求鉴定人员把记载着那一“永不复返”的时代的档案放到特定的历史条件下去研究，判断其价值。“*”中形成的许多红卫兵小报、大字报、批判稿等，尽管在今天我们看来有许多内容是完全错误的、荒唐的，但是它们是“*”的“见证”和真实反映，是研究当代史和有关问题不可忽视的史料。因此鉴定时不能因为它们与客观事实不相符就把这些东西付之一炬，而应该经过一定的整理后，保存一些典型材料。特别是对历史档案的鉴定，跟更需要用历史的观点去分析，按照历史的本来面目去了解和理解这些档案在当时的作用和意义，从而推断它今后所具有的价值。历史原则也要求研究社会需求的历史变化，用发展的观点去预测未来的需要，积极促进档案价值的实现。
二、档案价值鉴定的标准
鉴定标准是人们在鉴定活动中应用与对象的价值尺度和界限。应该强调的是，这里的对象不是仅仅指的档案客体，而且还包括档案价值关系，主体的需要和经济利益，档案客体的属性和规律等。这两者作为最深厚的基础决定着人们的鉴定标准，制约人们提出和把握什么档案有价值，什么档案没有价值，档案鉴定人员既是档案价值主体（利用者）的代理人，又是国家管理档案的执行者。由于受国家和社会的现实条件所限，他们不可能把每一份可能对利用者有用的档案都长久保存下去，因此鉴定标准实质上是人们在自己的价值标准和外部客观现实之间谋求一种具体的、积极的统一而得出的历史性结论。就目前而言，档案价值鉴定的标准大约有三个方面的内容。
（一）档案属性标准
（二）社会需要标准
（三）相对价值标准
第三节 档案保管期限表和档案保管期限的划分
一、档案保管期限的作用和类型
（一）档案的保管期限
在上一节课，我讲了：一个单位或一个部门在一年的工作活动中形成了大量的文件材料，到了年终或第二年的上半年，文书人员、业务人员或档案人员就要对这些文件材料进行收集，在整理文件时，哪些文件需要进行立卷，以上人员就要对不同价值的文件采用不同的保存方法（或者不存）。决定了文件“存”或“不存”
问题后，鉴定工作的第二个问题，就是确定应保存的档案文件具体保存多长时间。这就是档案鉴定工作中保管期限。对应存档案划分不同的保管期限。是档案管理工作的一项重要制度。其理论根据是不同的文件有不同的价值；价值相同或不同的档案文件在发挥其作用的时间范围上也往往不同。对档案划分不同的保管期限，便于从总体上把握档案的不同价值和发挥作用的不同时间以及这些不同价值不同时限的档案相互之间的比例，也便于在管理中采用不同的方法、态度，对价值较高、时限较长的重要档案进行重点管理和保护。
按照国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限划分为“永久”、“长期”和“短期”三个等级。“永久”即在保存时间上没有限度，能保存多久就保存多久；“长期”为16—50年左右；“短期”为15年以下。“长期”和“短期”的年限只是一个大致的规定，各单位可在这一时限范围内具体确定档案的具体保存时间。
决定档案不同保管期限的因素主要有两个方面，一是档案价值、作用的大小（衡量档案价值、作用的大小，主要看档案文件中的内容），即所谓重要程度的高低；二是其价值、作用在时间上的限度。一般情况下，这两个方面是一致的。即价值、作用越大，重要程度越高的档案，其作用的时间也就越长；价值、作用越小，重要程度越低的档案，其作用的时间也就越短。但在实际中，有些档案的情况并不完全如此。即有的档案价值、作用并不一定很大，但其起作用的时间却较长，甚至没有明显的时间限度；如：高校的教学档案中的学生档案（招生工作部分J×13），各类学生新生录取名册及批复等材料，可以说，它的价值、作用并不一定很大，但作用的时间却较长，因此，新生录取名册的保管期限就要作“永久”保存。有的档案虽然重要，作用、价值很大，但其作用时间却并不很长，有一个明显的时间限度，如：“十一五”规划，管5年；又如党代会文件材料的计划、通知等等。可见，决定档案不同保管期限的主要因素，显然是后者，即用时间的长短及限度。
（二）档案保管期限的确定具体确定档案的保管期限，是鉴定工作的主要内容，也是一项难度较大的工作。其具体做法一般是以案卷为单位确定保管期限。
具体确定档案的保管期限，一般应从档案价值、作用大小和作用时间长短方面来考虑，并以其作用时间长短以及是否有明显的时间限度为主要依据。一般来说，凡是涉及机关工作重大活动，能反映机关基本职能活动和历史面貌，对日后工作查考利用具有重要依据参考作用的，且在作用时间上没有明显限度的档案文件，均应确定为“永久”保存。凡涉及机关工作一般性活动，在较长时间内有查考利用价值的档案，应确定为“长期”保存；而那些涉及较具体的一般性工作活动，仅在短时间内有查考、利用家伙子的档案，应确定为短期保存。
具体确定档案的保管期限不仅工作难度大，又难以准确把握，而且关系重大，必须十分慎重地认真对待。为从总体上把握控制这一工作质量，国家及各单位制定有统一的和内部使用的“档案保管期限表”，各单位在具体确定档案保管期限的工作中，除按以上原则把握外，还必须以具体的“档案保管期限表”为依据。
下面，我们了解一下“档案保管期限表”。
（三）档案保管期限表 什么是档案保管期限表？
档案保管期限表是由档案行政管理机关（档案局）、各行业或专业主管机关以及各单位制定的一种规范性指导文件。
各单位必须严格按照国家制定的保管期限表或本单位制定的保管期限表，进行鉴定工作，具体确定所管档案的保管期限。
（四）档案保管期限表的结构 1.顺序号
2.条款（类目名称）——是指一组类型相同的文件的名称或标题、题名 3.保管期限
举例：详见普通高校党群类档案归档范围和保管期限表-----DQ11党务综合附：档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。
（五）档案保管期限表的作用 1.确定档案保管期限的依据和标准 2.保证鉴定工作的质量，提高工作效率 3.可以防止任意销毁档案
4.便于立卷时考虑文件的价值，为档案馆、室的鉴定奠定良好的基础
第二章 档案的收集
内容提要：
本章重点讲三个方面的内容：
一、档案收集工作概述。主要了解收集工作的内容；
二、机关档案的接收和归档；
三、档案馆对档案的收集工作等。
第一节 档案收集工作概述
一、收集工作的内容
（一）档案收集工作的概念档案的收集工作，就是接收、征集档案和有关文献的活动。（文献—指有历史价值或参考价值的图书资料。）具体来说，就是按照党和国家的有关规定动作，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。档案的收集工作，是档案馆、室一项经常的、艰巨的任务。
（二）档案收集工作的内容
档案收集工作的内容，概括起来有两个方面：一是档案室的收集工作。即档案室接收本单位各内部组织机构所产生的档案。二是档案馆的收集工作。即档案馆接收各现行机关和撤销机关档案，向社会征集历史档案。具体来说，档案收集工作包括以下三个方面的内容。
1.档案室对本机关需要归档案卷的接收接收工作。换句话说，档案室接收本单位文书部门或业务部门归档的案卷。文书部门或业务部门每年将办理完毕的文件，经过挑选、立卷，移交给档案室，这是档案室档案的主要来源。比如高校档案馆、室教学档案的来说，主要是从教务处、学生处，成教处等部门移交而来。
到底哪些案卷需要归档？哪些案卷不需要归档？不是某个部门某个人说了算，而是要按照档案馆、室根据有关规定制订出的归档范围或收集范围为依据来收集、接收案卷和档案材料。
2.档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
要做好各行政机关和撤销机关的档案集中与接收工作，主要靠档案工作人员做好平时收集、立卷归档、定期接收的具体工作。
所谓现行机关，是指正在行使职权的机关或单位。所谓撤销机关，就因故停止行使职权的机关或单位。如原韶关教育学院（合并）和原市北江区（合并），原来这些机关（单位）形成的档案，应全部移交现有档案馆、室保存。
3.档案馆对历史档案的接收和广泛征集工作。
历史档案包括革命历史档案和旧政权档案，简称为建国前或解放前档案。这些档案产生的年代已久远，由于战争年代保管不善而散失在社会上（包括国外），档案馆通过接收和征集工作，将这些零散的历史档案集中保存起来。
从上述档案收集工作的内容或范围来看，平时收集工作主要是丰富室藏档案。
（三）档案收集工作的要求
1.丰富馆藏的主要标准和要求应该是：数量充分，质量优化，门类齐全，结构合理。这是档案收集工作的首要任务。
所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案馆、档案室尽量补充档案数量。因为从宏观上讲，我们现有的档案数量与祖国悠久的历史和社会广泛的需要不相适应，与其他一些国家相比，馆藏仍显贫乏，这就需要大历程丰富馆藏。
所谓“质量优化”，就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。如果只顾数量，不顾质量，数量再多，也不能算丰富。因此，在增加数量的同时，还要按照一定的标准，从中优选，使档案质量优化。
所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动中的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案；不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案，如简牍，缣帛等古老档案和照片、磁带等现代档案。
所谓“结构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。既要有一般性的材料，又要有各具特色的材料；既要有领导机关的档案，又要有基层单位的档案；既要有宏观材料，又要有微观材料；既要有公务活动的档案，又要有私人活动的档案；既要收集档案，又要收集与档案相佐的有关材料，诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等等。
2.加强馆、室外调查和指导
加强馆、室外调查和指导，就是要求档案馆、档案室及时掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的情况。对于档案来说，要了解本单位工作活动，将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档，并对各单位具体文书和业务部门档案的收集、整理、立卷、归档进行业务指导。对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况，保管条件等，区分缓急，有计划地接收进馆。同时，档案馆业务指导处、科的同志，要经常到各单位的档案室进行业务监督和指导。另外，档案馆、室的同志对散失在社会上的零散档案，要广泛调查，一有线索，便跟踪追击。目的就是要收集到更多更好的档案。
3.收集工作必须根据档案形成规律和档案发挥作用的规律性，正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾。
档案形成之后，首先服务于形成者，这是档案的现实作用，然后服务于整个国家，这是档案的长远作用。档案形成初期，先由各单位档案室集中管理，然后，再由档案馆保存，档案室与档案馆是局部与整体的关系，要防止档案室把档案“占为已有”，不愿向档案馆移交的倾向。同时，也要防止档案馆把档案形成单位还在经常使用期的档案过早地集中起来的现象发生。或者有的档案馆、室对移交来的档案“拒之门外”不愿接收，任期分散或遭受损失。
4.推行入馆、室档案的标准化
推行档案工作的标准化，主要为实行电子计算机管理档案创造条件。档案工作标准化，应该从档案收集工作开始推行。比如，要对案卷封面、案卷目录与卷内目录及档案盒的内容、格式实行统一标准。还要对文件结构、文件用纸与尺寸、书写材料的质量和书写规则，以及区分全宗、分类、立卷、编目等一系列工作，都实行标准化。如果入馆档案达不到上述要求的，档案馆有权现成档案室翻工，直至符合规范化的 6 要求为止。
2.2 机关档案的接收和归档
2.2.1.归档制度
2.2.1.1.归档与归档制度的概念
归档，是指办理完毕的文件，经过系统整理立卷定期（定期是指翌年内即第二年内）交档案室集中保存的过程。把这项工作作为一项制度规定下来并付诸实施，就是归档制度。
2.2.1.2.归档制度的内容
归档制度的内容，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。2.2.1.2.1.归档范围。是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分,凡是本单位工作活动中具有保存价值的各种文件材料，都应该归档。
2.2.1.2.2.归档时间。办理完毕的文件，一般应在第二年内由文书或业务部门立好卷向档案室归档。2.2.1.2.3.归档要求。
第一、应归档文件材料要收集完整、齐全。完整就是要使归档的档案材料有一定数量，每份文件页数完整，档案材料不遗漏、不残缺；齐全就是要做到归档的部门齐全，档案门类齐全。
第二、应归档文件要系统、条理。凡归档文件材料，均要按其不同特征来分类组卷，尽量保持它们的内在联系，区分它们不同的保存价值，使归档文件分类准确、立卷合理，能较好地反映本单位工作活动面貌。在立卷时，要求将文件的正件与附件，复印件与定稿，请示与批复，文件与电报等统一立卷，不得分散。这主要是便于保管和利用。
第三、要求归档文件编写页号，填写卷内文件目录，还要填好封面，注明保管期限，装订成卷。页号是指文件有文字的每一页上编制顺序号，页号写以文件每页正面的右上角和背面的左上角。装订案卷时，要去掉文件的金属物，如订书钉等。对破损的文件要裱糊，装订采用三孔一线的方法，装订在文件的左侧。案卷装订后，要按规定（即永久、长期、短期）排列先后次序，编制案卷移交目录一式四份，由移交部门和档案室签字以后，作为案卷已向档案室归档案的凭证。这些案卷移交目录，档案室要作长期保存。
2.2.2、归档组织工作
档案室的基本任务之一，就是对本机关文件处理部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。因此应充分发挥档案室在形成文件与组织归档中的作用，是做好档案室收集工作的一个重要组成部分。
2.2.2.1档案室对形成文件的作用。
为了保证归档文件的齐全完整，便于日后提供利用，档案室的工作人员不仅要通过归档工作把已经形成的文件收集齐全，而且要关心机关文件的形成与办理情况。档案工作人员有责任及时向有关领导和业务部门反映和提出意见，解决文件处理工作制度，文件书写格式和书写材料等方面存在的问题。
2.2.2.2指导和协助文书部门组织归档案工作。
2.2.2.2.1.坚持文件处理部门或业务部门立卷归档制度。
在大、中型机关，由文件处理部门或业务部门对工作活动中形成的具有保存价值的文件材料进行立卷和整理，并定期向档案室归档，可以发挥文件处理部门或业务部门熟悉文件的形成与办理过程的优点。实践证明，坚持抢先文件处理部门立卷归档制度，就能为档案室奠定良好的基础。
2.2.2.2.2.协助和督促有关部门做好立卷和归档案前的准备工作。①确定立卷人
②划定分工立卷的范围
大单位：党群的由党办的同志立卷；行政的由单位行政办立卷； 小单位：由机要室或文书、业务部门立卷。
③协助有关部门编制立卷类目，督促做好平时归档工作。2.2.2.3注意临时性文件收集工作。
在正常的归档工作以外，档案室工作人员还需收集一些临时性的文件，如领导参加会议带回来的文件等。
2.3 档案馆对档案的收集
2.3.1、档案馆档案的来源和收集范围
2.3.1.1档案馆档案的来源
1.接收现行机关的档案。即接收正在进行日常工作，待命自己职权的单位所形成的档案。这些单位每时每刻都在不断地形成档案，其中具有长远保存价值的档案，在现行机关保存一段时间后，将源源不断地补充到档案馆去，这是档案馆的主要来源。
2.接收撤销机关的档案。机关、团体、企事业单位由于各种原因被撤销而停止活动后，qi全部档案，应由档案馆负责接收。
3.征集历史档案。即征集建国前所形成的、至今仍散失在社会的历史档案。包kuo革命历史档案和旧政权档案。
4.档案馆之间相互交换档案，即馆与馆之间因行政区划的变动和档案馆结构的变化等，对档案馆馆藏和接收范围进行调整，相互移交档案。如，原韶关地区包括韶关市、清远两市。如现在韶关市档案馆保存 7 了现在清远市的有关重要档案，韶关档案馆就要作移交。
以上是档案馆收集工作的一般内容。2.3.1.2档案馆档案的收集范围
根据国家档案局83年制定的《档案馆工作通则》规定，国家所有具有长远保存价值的档案分层分别由各级、各类档案馆收集保存。其接收范围如下：
1.中央档案馆。接收中央一级党政机关、团体和企业事业单位需要永久保存的档案，中央一级撤销机关、团体和企业事业单位的全部档案，具有全国意义的革命历史档案。
2.省级档案馆。接收省级现行机关、团体和企事业单位需要永久保存的档案，省级撤销机关、团体和事业单位的全部档案，具有全省意义的革命历史档案和旧政权档案。
3.县级档案馆。接收县级现行机关、团体和企事业单位需要永久和长期保存的档案，县级撤销机关、团体和企事业单位的全部档案，具有全县意义的革命历史档案和旧政权档案。
4.各专业、专门、部门档案馆（包含高校档案馆）。收集属于本馆专蒇的档案和有关资料。2.3.2历史档案的接收与征集 归纳讲述：
由于种种原因，流散到社会上或机关、个人手中的档案，主要是建国前的档案。这些档案距今已年深日久，加上保管条件不符合要求，自然损毁十分严重，有些档案还不知散落到什么地方，命运如何也不得而知。那些放在潮湿地方的档案，如不尽快征集起来，就有完全毁坏的可能。
现在已经发现，那些散失的档案，由于既没有科学保管的条件，又没有如何抢救的计划，致使不少档案，纸张发霉、变质、破碎、虫鼠蛀咬，字迹模糊不清，严重裉色，甚至字迹逐渐消失，濒于彻底毁坏的境地。因此，抓紧时间征集并采取保护措施抢救，才能使档案名遭厄运。
从上面讲的可以使我们清楚地知道，征集档案是一项急迫的任务。
作业题：
1.什么是档案保管期限表？有什么作用？
2.丰富档案馆藏的主要标准和要求是什么？（简答）3.什么是归档制度？简述归档制度的内容。
第三章 档案的整理
内容提要：
本章内容较多，既是重点又是难点，主要讲了 个方面的内容：
一、档案整理工作的内容和原则；
二、全宗的划分和排列；
三、全宗内档案的分类；
四、档案立卷
在档案业务建设的各个环节中，收集是起点，提供利用是目的，而整理是承上启下的关键环节。收集来的档案，不经过整理，档案不系统、不条理，就无法鉴定价值。而档案杂乱无章，零散堆砌，重要的和不重要的混在一起，就不便于利用。因此说，档案的整理是档案工作中关键的环节。下面，我们先来了解档案整理工作的内容和原则。3.1 档案整理工作的内容和原则 3.1.1档案整理工作的内容。
什么是档案整理工作呢？档案的整理工作，就是对零散的或需要进xing条理化的档案进行分类、组合、排列和编目，使这系统化的一项工作。简单地说，就是使档案由零乱到系统、由无序到有序的过程。档案整理工作的目的，就是使档案能够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，揭示文件材料的相互关系，以便于档案的管理和利用。
档案整理工作的内容主要包括哪些？主要包括：全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷（组卷）、案卷排列和案卷目录的编制。档案吞吐量工作的内容（范围）大致分为以下三种情况（类型）：
1.系统排列。档案馆对正常进馆的档案和档案室所接收的案卷，都要对案卷和全宗进行系统排列，进一步系统整理。
2.局部调整。在某些特殊情况下，档案整理体系可能发生的一些变化，档案要进行个别的加工和局部的调整。详细说一下：（档案馆、室保存的档案，经过管理实践的考验或质检（质量检查）不符合整理要求 8 成过急，不便于保管利用的案卷，要进行个别加工；同时，随着时间的推移，档案吞吐量体系可能发生的一些变化，必须进行局部的改动、调整。如我们原来的教学档案只编流水号，后根据《中华人民共和国档案法》和普通高等学校的有关要求，后来改为按每年度进行编号。
3.全过程整理。对零散档案文件，档案馆、室就有必要进行全过程的整理。包括立卷到全宗的划分和排列等全部整理工作。
以上说的，是档案整理工作的主要内容。3.1.2档案整理工作的原则（又叫立卷原则）。
档案整理工作的原则是什么呢？按照档案形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础分门别类，便于保管和利用。
档案整理工作一般应遵循以下3项原则：
3.1.2.1档案整理必须按照档案形成的规律，保持文件之间的历史联系。
档案是由文件转化来的。文件材料具有一定的形成规律。它在形成和办理过程中，具有来源、时间、内容和形式方面的联系。这种联系就是文件之间 的历史联系。这是自然的、客观的、是文件材料形成规律所决定的，不得随意打乱。只有维护这种本来的联系，才能把文件材料科学地组成有机体系，客观地反映出该单位各项活动的真实历史面貌。比如说，关于同意成立韶关学院第一届学位评定委员会的批复。（广东省学位委员会，二OO四年六月八日。）
3.1.2.2充分尊重和利用原有的整理结果（充分利用原有基础。）
各个单位历年来形成和保存下来的档案，都是极其宝贵的历史文化财富，它记录和反映了当时的实践活动。我们在档案整理工作中，应该遵循档案整理工作原则整理档案，除此之外，档案的整理应该充分尊重和利用原有的整理结果期。尊重和利用原有的整理结果，有利于保持文件之间的历史联系，能够加快整理工作步伐，提高整理工作的质量。对于过去整理档案的种种方法，采取实事求是的态度，凡是合理流动的部分，都应该继续下来；档案不要轻易打乱重整，凡是经过整理，只要有规可循，有目可查，就要保持原有的整理体系，只做必要的加工整理，或者说通过其它环节，采取补救措施。档案原来整理基础，反映着档案整理工作水平，应该尊重它，不要轻易否定它。
3.1.2.3档案的整理必须便于保管和利用。
档案的整理的主要目的，是解决便于保管和利用的问题。3.2 全宗的划分和排列 3.2.1 确认与区分全宗
什么是全宗？全宗就是一个独立单位或著名人物在社会活动中形成的档案整体。（全宗是全部卷宗的意思，全宗的一般含义是指一个独立单位或个人的全部档案。）
一个独立单位，有着自己的独立职权，进行一定的活动，形成的全部档案，构成了一个档案整体，这个整体就叫全宗。一个家庭，在活动中形成的全部档案，反映了自身活动的全过程，彼此有紧密的联系，也构成全宗。
全宗是组成国家档案全宗的基本单位。而国家档案全宗是一个国家的全部档案，也即包括一个国家的所有档案全宗。每个全宗代表了单位或个人，国家档案全宗，也就是由无数个全宗汇总而成的。
3.2.1.1.全宗的构成条件（构成立档单位的条件）
什么叫立档单位？形成全宗的单位叫立档单位。立档单位也叫全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。比如，韶关市教育局就是一个立档单位，它所形成的全部档案，就是一个全宗。全宗是指一组档案，立档单位是形成该全宗的单位，没有立档单位，就没有全宗。
立档单位的构成条件，或者说构成立档单位的条件是： 第一、以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文； 第二、有一定的人事任免权；
第三、是一个会计单位或经济核算单位。
上述三个条件中，首要的一条就是看这个单位能否独立行使职权、能否对外行文。能够独立行使职权的单位，就是一个全宗的构成者。能否确定某一单位形成的档案，能否作为一个独立全宗，不能只看立档单位的大小、驻地远近，如驻外大使馆、办事处等，主要看它能否独立行使职权。
3.2.1.2.立档单位的变化和全宗的划分。
立档单位的哪些变化对全宗划分有影响呢？立档单位根本性的变化，对全宗划分有直接影响。根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能方面去考察。政治性质的变化，多表现为以政权交替为标志的社会变动，这对建国前后的立档单位形成档案全宗的划分有一定的影响。更多的情况还是分析立档单位的基本职能有无根本性的变化。属于基本职能变化主要有：新成立的单位、具备立档单位条件的；由若干撤销单位合并为一个新的立档单位；从某一立档单位分离出去的具备立档单位条件的单位。
立档单位名称变更，领导关系改变，内部机构调整，工作地点变迁等等，均不是基本职能的变化，不影响到全宗的划分。
3.2.2全宗的补充形式
全宗的补充形式有哪些？全宗的补充形式主要有联合全宗、全宗汇集和档案汇集3种。联合全宗是两个或者若干个互相有联系的立档单位形成的档案，可以构成一个全宗；全宗汇集是将性质相近、数量很少，又不完整的若干小全宗暂时汇集在一起，相当于一个全宗进行保管和编号。档案汇集是用人为的方法，将不知其所属全宗的档案文件，按照一定特点集中起来的混合体。###3.3 全宗内档案的分类
3.3.1全宗内档案分类的一般方法
全宗内档案分类的一般方法有哪些？
年度（时间）分类法、组织机构（来源）分类法、问题（内容）分类法、文件名称（形式）以及作者分类法、地区分类法等。其中年度、组织机构、问题分类法为常用分类法。3.3.2常用的分类方法
3.3.2.1年度分类法。就是以形成和处理文件所属的年度为依据进行分类。一个立档单位，每年都要形成一定数量的档案；从文书工作来看，也是以年度为单位产卷、归档，在客观上很自然地形成了一种分类。
采用年度分类法，应该注意准确地判定档案的所属年度。在判定年度时会遇到下面几种情况： 1.文件上没有明确的日期。
文件上如果没有日期或者日期不准确，就给年度分类带来了困难。应该运用多种方法判定文件的准确日期或者接近准确日期，按年度合理地归类，保证分类要准确。举例说，有一份文件上面没有明确日期，但文件内容记述了经济困难、粮食紧张的情况，并有“双蒸法”、“代食品”等名词出现。文件的纸张质量粗糙、纸劣，文件是横排。另外一份内容、制成材料相似的文件，其形成时间为1960年11月20日。
综合上述情况可以判定无准确日期的文件，很可能是1960年前后形成的。因为当时农村经济出现了困难局面：“双蒸法”、“ 代食品”是当时度过经济困难时期而采取的一种 措施，1960年前后，文件的制成材料也是受当时国民经济困难的影响。两份文件对比结果，可以初步确定为1960年左右形成的文件。
2.文件上有两个以上日期而又属于不同年度。
在这种情况下应根据文件的不同特点，确定一个最能说明文件时间特点的日期作为分类的依据。例如，1995年工作总结，1996年1月5日形成，应该归在1995年文件中。因为这份文件内容是针对1995年的，应该放到1995年为好。又如，1995年的经费预算是1994年形成的，同样道理应归到1995年为好。
3.跨年度文件。
属于跨年度文件的情况：
一份文件，内容跨了两个年度。比如，一次会议是1995年12月29日召开的，1996年1月3日结束，跨了两年。这次会议所形成的文件，在分类时应归入1996年。
4.专门年度文件。
在实际工作中，除了一般通用的年度外，各专业部门还采取专门的年度来开展工作。如学校中的“教学年度”。它是根据工作上特殊需要而制订的一种计算方法。一个年度的起止日期，不是以1月1日至12月31日来计算的，而是另外规定一种起止日期来计算。比如：1995-1996学年，就是从1995年9月1日至1996年8月为止。
3.3.2.2组织机构分类法
这种分类方法也是一种主要的和经常采用的分类方法。采取组织机构分类法进行分类，符合档案形成的特点。
组织机构分类法，就是按照文件形成的立档单位内的组织机构来分类。比如，人事处、财务处等，在档案分类时，要按照不同的机构不同的特点进行分类，这样才能比较客观地反映立档单位的面貌。便于查阅和利用。
3.3.2.3问题分类法
问题分类法，就是按照档案内容所说明和反映的问题进行分类。它的优点是：能够保持文件之间 在内容上的联系，便于我们按照专题去利用档案。但是，采用问题分类法，就要档案工作人员非常熟悉立档单位的情况。
3.3.3分类法的选择和分类方案的编制
前面讲的三种分类法，在实际工作中往往是结合运用的，而且要根据立档单位的具体情况灵活选择分类方法。常见的结合方法有四种：
3.3.3.1年度——机构分类法。就是先把全宗内的档案按年度分开，然后在每个年度内，再按组织机构分类、排列起来。分类方法如下：
年 度 内部组织机构 案卷编号（流水编号方法）1995年 办公室 1---10（共有50卷）教务处 11—20 总务处 21—30 财务处 31—50 „„
1996年 同上 以此类推
这种年度结合组织机构的分类方法，一般适用于内部机构经常变化，但不复杂的全宗。由于它一般不受历年机构变动的影响，每年归档案卷一次上架，档案库房和框架不需留空。目前现行机关（含高校）多采用这种形式。
3.3.3.2年度——问题分类法。就是先把全宗内档案按年度分开，然后在年度内，再按问题分类、排列起来。方法如下：
年 度 问 题 案卷编号（流水编号方法）1995年（共有50卷）
综合类 1---10 教学类 11—20 总务类 21—30 财会类 31—50 „„
1996年 同上 以此类推
这种年度结合问题的分类方法与年度——机构分类法，在分类方法上基本相同，性质相近。二者区别于：后者属机构分类，用机构名称，前者属问题分类，一个问题一个类。档案工作人员在进行分类时，考虑不可能按组织机构分类的，就要采用年度——问题分类的方法。
3.3.3.3机构——年度分类法。就是将一个全宗内的档案，首先按组织机构分开，然后在组织机构内，再按年度分类、排列。分类方法如下：
内部组织机构 年 度 案卷编号（流水编号方法）办公室 1995年 1---10（共20卷）1996年 11—20 教务处 1995年 1---10（共20卷）1996年 11—20 „„ „„ „„
这种分类方法适用于撤销机关，而不适用于现行机关。
3.3.3.4问题——年度分类法，就是先把全宗内的档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。分类方法如下：
问 题 年 度 案卷编号（流水编号方法）综合类 1995年 1---10（共20卷）1996年 11—20 教学类 1995年 1---10（共20卷）1996年 11—20 这种分类法与机构—年度分类法在分类方法上基本相同，性质相近。二者区别于：前者是机构分类，用机构名称，一个机构一个类，后者是问题的分类，用问题名称，一个问题就是一个类。这种分类法多用于历史档案的整理。有时，这一分类法也被用来整理撤销单位的档案，但一般不适用于现行机关。3.4 立卷
3.4.1立卷与案卷的概念
什么是立卷？立卷就是将若干的文件组成案卷的过程。（过程，程序，步骤）
（我在本章开头时已讲过，为了便于档案的查找利用，就要将零散的文件材料组合起来。如何将单份组成一个案卷呢？中间要经过的程序或步骤很多，这一个问题留待下面再讲。）
什么是案卷？案卷就是在文件整理过程中把属于一件事情或属于一个问题、一项活动的文件合在一起，放入一个卷夹或卷皮，从而形成一个有机的文件单元。
3.4.2案卷的组合方法
立卷的基本方法是：根据文件特征（文件特征就是从文件的结构中概括出来的共同特点。主要有问题、作者、名称、时间、收发文机关、地区等六个主要特征。）组卷，将具有共同特征和密切联系的一组文件组合在一起，而具有不同特征的文件则分别组卷。通常情况下，文件的特征有以下六个方面：
3.4.2.1按问题特征立卷。问题，指文件内容反映的主题。按问题立卷，就是将记述同一具体问题、同一事件、人物、同一项工作性质的文件集中立卷。不同问题的文件，可以分开组卷。同一问题的文件，可以组成一个案卷。比如，韶关市人民政府在一年中形成的关于“教育问题”的文件，如果文件不多，可以组成一个案卷。同一问题的文件，如果文件数量太少，也可以与其它问题性质相近的文件立为一个案卷。对于以上说的几份文件，可以概括为一个大问题，就是“腐败问题”来进行立卷。这一案卷的保管期限可以列为“永久”或长期卷保存。
按问题特征组卷的优点是：
1.符合文件形成的规律。一个单位形成的文件大都是记述某一方面的内容的。按文件内容上的联系组卷，既可以保持文件之间的联系，反映出一个问题的全貌，又可以方便查找利用。举例说，1994年我校计划开办一个职工教育班，有关部门的一位负责同志来到档案室要查阅一份有关职工教育方面的文件，他首先就提出“职工教育”这一问题特征来，至于文件是哪个机关发的（作者特征），何年发的（时间特征），是“通知”还是“规定”、“办法（名称特征），查考者就记忆不清或不能具体提出来。后来，档案室的同志就针对“职工教育”这一问题翻阅了案卷总目录，只用了几分钟就找到了这份文件。
2.有一定的灵活性。因为对问题的概括可大可小，可以粗略些，也要以具体此。因此，可以根据文件数量的多少灵活使用问题特征。
在机关立卷工作中，按问题特征立卷的案卷占多数。原因就是上面所讲的两点。
3.4.2.2按作者（责任者）特征立卷。作者，指文件的制发机关或个人。按作者特征组卷，就是将作者相同的文件集中组卷。按作者立卷的优点是：
1.便于反映一个机关的工作情况与反映某一机关同本机关之间的联系，也方便按作者特征查阅文件。2.立卷方法简便，因为每份文件都有明确的作者。比如，某单位一年中形成的文件，就可以按发文号顺序排列组卷。
3.4.2.3按名称（文种）特征立卷。名称，是指文件名称。如通知、计划、总结等。按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。如果是同一单位形成的文件，又都是同一保管期限的文件，可以按名称特征立卷。如我们学校各个系每学期初制订的教学工作计划和每学期末写的教学工作总结，立卷时就可以把各系草拟的计划、总结立为一卷。
按名称特征组卷的优点是：可以保持文件之间的联系。如工作计划、总结等都有很密切的联系。3.4.2.4按时间特征立卷。按时间特征立卷，就是将属于同一时间的或文件内容针对的某一时期的文件组成一卷。按时间立卷，主要考虑文件是哪一年形成的或文件内容是针对哪一年的进行组卷。按时间立卷，往往是结合问题、作者特征同时使用。
3.4.2.5按地区特征立卷。按地区特征立卷，就是将文件内容针对同一地区的文件集中立卷。如司法机关侦察、审讯的案件的文件材料，就可以按地区特征方法组卷。如省公安厅、法院等，就可以按犯人所在的地区归属bing整理立卷。
3.4.2.6按收发文机关（通讯者）特征立卷。按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一机关互相往来的文件集中组卷。比如，《韶关市政府关于发展乡镇企业问题》与清远市政府的来往文件。但必须指出，不能将通讯者与作者特征混合使用。
六个特征在一卷中不能同时使用。一般来说，（3）按名称（文种）特征立卷、（5）按地区特征立卷、（6）按收发文机关（通讯者）特征立卷特征可单独使用，（1）按问题特征立卷、（2）按作者（责任者）特征立卷、（4）按时间特征立卷特征可同时结合使用。
3.4.3立卷工作的内容（程序）3.4.3.1组卷
由于每份文件的重要程度不同，对于本机关所起的作用不同，因而它们的保存价值和需要保存的期限也各有不同。
专、兼职档案工作人员在断定一份文件的价值，要有一个尺度。那就是要掌握档案保管期的规定，正确划分档案的永久、长期、短期的保管期限。当确定每一份有保存价值的文件的保管期限后，就可以粗略将同一保管期限的文件放在一卷，这样就可以组成一案卷单位。这就是立卷工作的第一步。
3.4.3.2卷内文件的整理 1.卷内文件的排列
卷内文件排列的原则是，固定卷内文件的位置，保持文件之间的联系，做到层次分明，方便利用。案卷排列的方法很多，诸如按问题、作者、名称、时间、地区和通讯者的排列，还有按文件重要程度的排列等。
2.卷内文件的编号
根据实际需要，卷内文件排列固定后，需要编页号或件号，卷内文件，有文字的一页编一个页号，编完本卷档案为止。页号的位置打在正面的右上角，背面的左上角。
3.填写卷内目录。
卷内目录是用以介绍卷内文件成份与内容的一览表。其项目有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号（所在张号）、备注。
①顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。②文号：填写文件制发机关的发文字号。
③责任者：填写文件制发机关或个人名称，可用简称。
4.填写卷内备考表。
卷内备考表（卷末备考表）是用来记载和说明案卷情况的表格。备考表有本卷情况次说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。
3.4.3.3拟写案卷标题（题名）是揭示卷内全部文件成份和内容的总目录，是方面检索档案的工具。案卷标题一般由责任者、内容、名称组成。
拟写案卷标题，内容上、政治上准确，文字简练，通顺、结构完整。
3.4.3.4填写案卷封面。案卷封面的项目有：全宗号、档号（年度号、分类号、案卷号）、档案馆（室）号、缩微号、案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限、密级和件、页数等。
档案号，举例说，1995-JX14-3 3.4.3.5拟写全宗说明 3.4.3.6案卷装订
装订案卷，是为了固定和保护卷内文件，避免散失和损坏档案。装订前要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，采用“三孔一线”的方法装订。
以上这五大项工作是由单位的文书部门和业务部门来完成。
本章作业：
1.档案整理工作的内容是什么？2.立卷的六个特征是什么？ 3.立卷工作的内容有哪些？
4.档案的保管
内容提要：
本章着重讲档案保管概述、档案保管的物质条件和档案管理等相关内容。
4.1 档案保管概述
4.1.1、档案的保管概念
先由一学生读课文第一段，然后归纳出什么是档案的保管。档案的保管——是采用科学的管理方法和先进的技术管好并有效地延长档案的寿命的一门技术性工作。
4.1.2、档案保管的基本任务
档案保管的基本任务，概括起来说，是维护档案的完整与安全，有效地延长档案的寿命。具体任务：
4.1.2、1搞好档案的科学管理 1.档案库房的合理布局
档案库房应集中布置，自成一区。库内不设其它用房，其它用房之间的联系也不应穿越库区。档案库房应按《档案馆建筑设计规范》的要求设置。除此之外，档案库房要做到安全、通风、透气等等。
2.档案装具的规范和标准
存放档案的箱柜要规范统一,箱柜不能有大有小,如果箱柜不合乎标准,太小了,容易损坏档案.3.全宗之间与全宗内档案的科学排架
档案馆、室存放着一个个全宗和全宗内档案，必须做到科学排列。所谓科学排列是指：首先要从库房内档案柜的位置考虑排列档案，即从左到右；然后要从每个柜的位置来考虑排放档案，即从左至右、从上到下来摆放。
4.1.2、2围绕档案的损坏原因进行防治 1.了解档案的损坏原因
2.针对损坏的原因，采用防护措施
寻找科学的档案保管的技术方法，这是安全保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：一种是如何预防档案文件损坏的问题，这里有人为的因素，也有自然的因素。比如，防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏。其二是档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无“病”先防才是积极主动治本的办法，强调以防为主，并不等于预防就是一切，并不意味着“治”就不重要了，实践证明，对“治”不能有丝毫的疏忽、麻痹。抓好“治”，对“防”也有促进作用，防治之间具有相互促进、相辅相成的关系。
古代有董姓三兄弟都是医生，大哥看病人时，对那些刚起病的人，总是开些防治性的药，不少人吃了效果很好，或提醒别人如有风寒感冒、落汗发热、头痛鼻塞、腹泻等症状时，就可以用生姜红塘熬制的姜汤喝下。因为，姜汤可活血祛寒，也是防止风寒感冒的良方。二哥对那些病性较重的人，就给他开药，打针，效果也很好。弟弟对那些病情很重的人，就进行手术，手术后效果也很好，在当地很出名。有人问他，你们三兄弟谁的医术高明？他说，当然是大哥的医术高明咯。
3.有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。（1）采用修复技术（2）采用复制技术
我们应该知道，由于档案的经常反复使用，档案难免会损坏，对损坏的档案，要进行裱糊、修复。档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而，也要看到，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁过程中。
对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管来解决。比如，纸张老化、字迹退色模糊。有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的程度。如这种情况发生，档案人员就要采用复制技术来复制档案。
4.2 档案保管的物质条件
档案工作可归纳为三个字：人、财、物。一个单位的档案保管工作做得好不好，关键看档案人员是否足够，是否投入资金，档案工作需要的物品（东西）是否够用。物质条件要得到解决，领导重视是关键。领导重视了，档案工作需用的“人、财、物”都能解决。比如，我们学校历任领导（包括主要领导）都很重视档案和档案工作，档案室的建制，同意升格；档案室需要人员，同意增加；档案室需要购置东西，同意拨款，事情就好办了。一个单位的领导要管的和处理的重要事情很多，说得上日理万机。他不可能样样事情都很了解，档案工作重不重要，重视就重要。怎样才能使领导重视呢？（举例说明）
4.3 档案库房管理
这一节就不具体讲了，你们看看书就明白了。在这里只说一句：档案要保管好，与库房管理是息息相关的，两者关系很密切。
5.档案的检索
内容提要：
本章主要讲以下几个方面的内容：
一、档案检索工具.着重了解检索工具的种类。
二、档案著录.重点讲著录项目及格式、著录标识符号、著录规则和方法。
三、档案标引与词表。
随着党和国家各项事业的发展，各种门类档案的数量与日俱增。仅就学校档案来说，据国家有关部门统计，近年来各高校每年都产生数百卷乃至千余卷档案，如我们学校去年就产生816卷。而且，还呈现增长趋势。档案馆、室面对种类庞杂、内容浩瀚的档案，如何迅速、准确地查找档案，满足利用者需求，在这种情况下，档案部门就需要提供使用档案检索工具。
档案检索工具的含义
档案检索是档案业务工作的一个独立环节。档案检索包括编制检索工具和使用检索工具两个方面。档案检索工具，是记录、报道和查找馆、室藏档案材料的手段，是档案管理和提供利用的工具。5.1.1档案检索工具的作用（有四个方面）
（一）工具是打开档案宝库的钥匙
（二）档案检索工具是提高档案馆、室工作水平的重要手段
（三）能够掌握馆、室藏档案的情况
（四）为建立目录中心和开展编研工作创造了良好条件 5.1.2检索工具的种类
5.1.2.1按编制方法划分有三种类型 1.目录 2.索引 3.指南
5.1.2..2按检索的范围来分有三种类型
1.以一个全宗或一个全宗里的一部分档案为对象编制的检索工具。
2.以档案馆、室的全部档案或者主要部分档案为对象编制的档案检索工具。3.以一定的专题为对象编制的档案检索工具。5.1.2..3按载体形式来分有四种类型 1.长片式检索工具。
2.书本式（簿册式）检索工具。3.缩微目录。4.机读目录。
5.1.2..4按档案形成时间分为四种类型 1.明清档案目录。2.中华民国档案目录。3.革命历史档案目录。
4.中华人民共和国档案目录。
5.2 档案著录
5.2.1、档案著录的含义、作用和要求
（一）档案著录的含义
（二）档案著录工作的作用
1.档案著录是编制检索工具的首要步骤。2.档案著录的质量决定检索工具的质量。
（三）档案著录的要求 1.科学性与准确性。2.统一性与规范性。3.简明扼要，清晰整洁。5.2.2、档案著录规则 5.2.2.1著录项目 1.题名与责任者项（1）正题名、（2）并列题名、（3）副题名及说明题名文字、（4）文件编号、（5）附件载体类型标识、（6）第一责任者、（7）其他责任者 2.文本项
3.密级与保管期限项 4.时间项
5.载体形态项 6.附注项 7.提要项
8.排检与编号项
（二）著录标识符号
1.标识符号使用规定（根据课文讲述与板书）2.著录项目标识符使用说明
（三）著录格式
1.文件级条目著录格式。2.案卷级条目著录格式。
（四）著录方法（著录项目细则）（1）正题名
（2）并列题名
（3）副题名及说明题名文字
（4）文件编号
（5）责任者
（五）著录详简级次
（六）著录用文字
（七）著录来源
5.2.3档案主题词表
（一）《中国档案主题词表》简介
（二）查表选词的步骤
作业：
1.什么是档案著录？ 2.档案著录有哪些项目？
6.档案的编研 6.1 档案编研工作概述
6.1.1档案编研工作的含义
档案编研工作是档案工作人以馆（室）等档案为主要对象，在研究档案内容的基础上，按照一定的题目为线索，通过对相关档案信息进行分析研究、编辑出版，以满足社会为主要目的的一项专业工作。
从以上编研工作的含义可以看出其基本含义包括了三个方面的内容。
（一）编研工作的主要物质对象——档案文件
（二）编研工作的内容实质——档案文件的内容进行研究和加工整理
（三）编研共组的主要目的——满足社会对档案信息的利用需要 6.1.2档案编研工作的内容和方式 6.1.2.1档案编研工作的内容6.1.2.1.1.档案史料和现行机关文件汇编
（1）原始性
（2）系统性
（3）易读性
6.1.2.1.2.编辑档案文摘汇编 6.1.2.1.3.编写档案参考资料 6.1.2.1.4.编史修志
6.1.2.2档案编研工作的方式 1.独立编研 2.联合编研
6.1.3编研工作的特点
（一）研究性
（二）思想性
（四）政策性
6.2现行档案文件汇编和档案文摘汇编
6.3 怎样写大事记
课本：大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。这里所指的一定范围内，也就是说某一地区、机关或专题。因此，大事记的概念也可以这样来概括：大事记是按时间顺序记述某一地区、机关或专题在过去一定时间范围内发生的重大事情或事实的一种书面材料。
6.3.1大事记的种类、结构及编写要求 6.3.1.1大事记的种类
1.机关大事记，记载一个机关在一定时期各方面的重大活动。2.综合性大事记（国家或地区的大事记），记载一个国家或地区在一定时期内各方面的重大事件。3.专题性大事记。记载一个国家，一定地区或一定机关在一定时期内某一方面的重大事件。4.传记性大事记（个人生平大事记），记载某些重要历史人物生平的主要事迹和活动。6.3.1.2大事记的结构及编写要求 1.编写大事记的目的和读者对象 2.编写大事记所遵循的总的原则
3.说明大事记的选材标准和取材范围 4.说明编者编写情况
7.档案登记和统计
7.1档案登记和统计概述 7.2档案登记工作 7.3档案统计工作
8.档案的提供利用服务
8.1档案提供利用工作概述 8.2档案提供利用的途径与方式 8.3档案咨询服务 8.4档案用户调研工作 8.5开放档案工作
9.人事档案
9.1人事的定义及其基本含义
（一）人事档案的定义
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
人事档案是国家档案的重要组成部分。它包括：干部（公务员）档案、工人档案和学生档案。
（二）人事档案的基本含义
人事档案的基本含义包括以下几点：
1.人事档案是组织、人事部门在培养、选拨和使用职工的过程中形成的。这是职工个人经历、思想品 16 德、业务能力和工作状况的历史记录，是一个人本来面目的客观反映，是历史地、全面地考察、了解和正确使用职工的一个重要依据。
2.职工档案是职工活动中形成的、处理完毕的具有备考使用价值的文件材料，以人头为单位，按照一定的原则和方法加工整理而成。
3.职工工作丰富的实践活动，决定了职工档案来源的广泛性，形式的多样性。9.2、人事档案的特点：
（一）真实性。人事档案是职工个人经历、思想品行、业务能力、工作表现的原始记录，应力求反映本来面目。真实性是职工档案的生命，凡归档的材料，都应真实可靠，不能有半点虚假，组织与人事部门培养、选拔和使用干部都要查阅档案，材料真实可靠，就能帮助组织上适用人，发挥一个人的专长。反之，档案材料不真实可靠，不准确，就可能造成错用人，埋没人才的严重后果。为确保职工档案的真实性，组织、人事部门采用以下三项措施：第一，组织审查。凡是归入人事档案的材料，都必须是经过组织上审查认可的。第二，和本人见过面的材料。第三，符合归档要求的材料。
（二）现实性。人事档案是组织、人事部门以现职人员（包括离休、退休）为单位建立起来的反映干部有关情况的档案材料。这些材料虽然完成了文书处理程序，但它所涉及的当事人，还在不同的岗位上工作、生产或学习。组织、人事部门为正确使用和培养干部，无论在干部调动、任免、出国、入党、入团等工作中，都要查阅职工档案。所以，人事档案现实性强，直接为现实服务。它随着职工的产生而建立，随着职工的成长而连续不断地补充新的材料，以便能够较好地反映干部的现实面貌。
（三）专指性。人事档案是将职工个人经历、德、能、勤、绩、廉，表现的全部档案材料集中起来，装订成册，专指性很强，同一个人的档案材料不能分散，不同人的档案不能混淆，切忌张冠李戴。
（四）保密性。人事档案记录了一个职工的全部情况，是组织上考察和使用干部活动中形成的，属于党和国家的重要机密，只能组织上掌握，不能扩散出去，否则会产生严重的后果。因此，在保管和提供利用中，有严格的保密要求。
9.3、人事档案的作用 9.4、人事档案的分类
以上讲了人事档案的定义及其含义、人事档案的特点和人事档案的主要作用以及人事档案的分类情况。下面，讲讲第五个问题：人事档案工作的具体任务。（详见课本中写的）
10.会计档案
内容提要：
本章主要讲会计档案。通过讲述会计档案的含义、分类、特点、作用以及立卷归档等内容，使学生掌握会计档案相关知识。10.1会计档案
10.1.1会计档案的概念
会计档案是各单位的财会部门，在各项会计核算活动中直接形成的，作为历史记录保存起来的会计核算材料。会计档案是国家全部档案的重要组成部分，主要包括板书会计凭证、会计帐簿和会计报表。会计凭证、帐簿和报表是会计档案的主要成分。
（一）会计凭证
会计凭证是经济事业资金活动的合法证明，是登记帐簿的重要依据。如发货票、收货单、各种报销单据等等。
（二）会计帐簿
会计帐簿是会计凭证的系统的分类核算记录，是以会计凭证为依据的。
（三）会计报表
会计报表是会计帐簿记录的更概括、更全面、更系统的定期的综合指标反映。它是表格形式的，会计报表有月报表、季度报表和年度报表。这些报表主要是定期总括地反映一个单位一定时期经济活动情况以及期末财务状况的书面报告。
从以上可以看出，会计档案形成过程是十分严密的，一环紧扣一环，联系十分紧密。在会计活动的一系列程序中，会计凭证、帐簿、报表是紧密相连的，不能脱节的。所以说，严密性是会计档案的一个特点。它的主要特点有以下三个方面。
10.1.2会计档案的主要特点：
（一）数量大
（二）专业性强
（三）共性突出
10.1.3会计档案的作用
（一）是编制国家和地区预算，编制单位预算和财务收支计划的重要依据。
（二）是组织指导生产经营事业活动的重要参考资料。
（三）是保护国家财产安全的有力工具。
（四）是各项经济查证的可靠的书面证明。
（五）是研究经济、财政、财务历史的可靠的系统史料。10.1.4立卷归档10.1.4.1整理立卷
1.各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。立卷时，要保证会计档案材料的齐全完整，保证会计档案的质量。
2.在会计档案立卷时，应按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。3.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。4.编写页号：每卷页号均从1开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。10.1.4.2归档
会计档案归档时间是在会计年终了之后，由财务部门保存一年，再向本机关档案部门归档，由机关档案部门实行综合管理。
10.1.5保管期限
10.1.5.1凭证类：一般作短期保存。3—25年不等。10.1.5.2帐簿类：作长期保存25—50年不等。
10.1.5.3报表类：月、季度报表作短期（3—25年）保存。（决算报表与批复、年度决算报表可作长期与永久保存。）
10.1.5.4综合类
10.1.5.4.1上级关于财会工作的规定、办法等等文件： 1.针对本单位的，重要的作永久保存。2.普发性的，作长期或短期保存。
10.1.5.4.2本单位制订的规定、办法等文件（含本单位财务工作的请示及上级的批复）1.重要的，作永久或长期保存。2.一般的，作长期或短期保存。
思考与复习题：
1.什么是会计档案？会计档案的主要成分是什么？
11.声像档案
11.1声像档案概述 11.2照片档案
11.3录音、录像档案
12.电子档案的管理
12.1电子档案的意义
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。
随着信息及网络技术的飞速发展，机关、团体、企事业单位在管理、生产及科研相关的技术信息现代化的水平不断提高，各科研部门产生了大量反映本机关、团体、企业、事业单位科研及管理工作的电子文件。办公室无纸化已经成为各个单位办公、科研现代化的主要特征，并在不断发展和普及。电子档案也将成为未来档案管理的主体。大家都知道什么是档案，但是，电子档案与传统的档案却有着很大的不同，不仅是在大家熟知的载体和表现形式上的不同，更重要的是在存储格式上的不同；过去的很多档案都只是一份纸介质的文件，而电子档案则是计算机中各种各样的计算机文件和程序，他们的种类有几百种。所以，电子档案管理首先要解决的问题就是要搞清楚哪些种类的文件是电子档案，这是一个很复杂的问题。以上讲的是一方面的情况。从另一方面来看，电子档案与纸质文件相比，电子文件归档、收藏、管理是一项更为艰巨细致而且难度较大的复杂工作，电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视。由于传统纸质档案的管理理论、管理模式及方法已经不能适应现代化电子档案的管理，因此，建立机关、团体、企业单位电子文件的归档和管理办法、管理规则及管理模式已成为各单位档案管理急待解决的问题。
目前，国家技术监督局、国家档案局和科技部，正在着手制定电子档案的管理存储规范。
要搞好电子档案的管理工作，必须要有一套完整的电子档案管理系统。电子档案管理系统应该由：硬件设备（输入、输出和存储等）、电子档案管理软件、计算机网络和电子档案管理制度组成，其中缺一不可。
12.2、电子档案管理的意义
1.信息化建设的需要。数字化、网络化是企业发展的必须趋势。可以想象，当我们都在计算机起草文件和绘图时，面对需要利用的纸介质的文件或图纸，一切效率都将不复存在；当我们历尽艰辛，将无纸的办公自动化变为现实时，才发现大量的电子信息归档后都变成了纸。这时候我们才意识到，落后的档案管理成为企业信息化建设的瓶颈。
2.提高管理水平，迎接电子商务时代。数字企业、电子商务是今后的发展方向。企业的管理水平是否达到电子商务时代的要求成为摆在企业面前更重要的事情。由于档案管理相对规范、制度健全、实施容易、见效快等特点，电子档案管理系统的建立，将带动其他管理系统的应用和管理水平的提高。3.提高工作效率。大量的信息能够在网上得到收集和整理，同时为企业提供共享和利用，这将大大的提高工作效率。
4.跟上科技发展的步伐。传统手工管理的费时费力、占用大量存储空间、二次利用不方便、不能形成信息网络等这些与现代化的企业管理不相符的弊端，都将随着科技的发展和新技术的应用而收到根本的解决。目前，电子档案管理技术上已经成熟，并且是将来发展的必然趋势。这也是电子档案发展的思路。
12.3国内电子档案管理现状
1.思想和观念的陈旧。我们知道，档案是信息的核心，只有将档案管理上升到信息管理，从传统的历史凭证转变为有价值、可再利用的信息，档案管理才有发展。否则，将被遗忘在数字信息的角落里，档案部门也将被信息中心所取代。
2.技术手段的落后。目前，大多数档案部门还处在手工管理和计算机辅助管理的水平，计算机只是用来管理目录，单机操作而并没有形成信息网络。
3.电子档案管理系统孤立。有些单位虽然在网上实现了电子档案管理，并已录入了大量的档案原文信息，但由于缺乏与其它系统（比如OA系统）的连接，而使数据收集和录入工作量巨大，并没有形成网络信息的良性循环。
4.管理水平低。很多单位由于忽视了相应的电子档案管理制度，而导致了在软、硬件的投资没达到预期的效果。另外一些单位用现代化的设备和软件系统去模拟手工操作步骤，使先进的系统在落后的管理水平下无用武之地。
5.人员素质有待提高。不是档案管理人员的素质差，而是随着计算机网络的高速发展，档案人员的计算机水平应该跟上时代的要求。
12.4、指导思想
1.单位的领导不重视。错误地认为档案管理不能带来效益。由于有些单位领导在这种错误思想指导下，往往是：说起来重要，做起来次要，忙起来不要。
2.国家有关部门也没有预见到科技的飞速发展，面对新的形势，在技术上，素质上和相关政策和管理规范的制定上显得滞后。
12.5电子档案管理发展趋势
档案是电子化过程。为什么说电子是电子化过程，因为完全实现电子档案管理是一个漫长的过程，它包括以下两方面：
档案信息的数字化、网络化。众所周知，只有数字化的档案才能够用计算机存储和管理，放在网络上共享。而数字化档案信息的形式和录入，则是一项长期而繁重的工作，很多单位根据自身条件和能力，采取了不同的方式：
将重点放在新归档的文件上，使得从现在开始归档的文件全部电子化，老的纸介质档案只是在有余力的情况下有选择的录入，这样，新的电子档案将逐步取代纸介质档案。
集中力量，在短期内将纸质档案电子化。这将加快电子化步骤，并可很快见到效益，但需要大量人力物力的投入。
在经济状况较好的情况下，可以委托专业的数据录入公司进行数字化工作。
很多有实力的单位，为了实现全数字化档案馆和全文检索，在其纸介质档案录入的同时进行数字化的识别，使其成为真正的计算机文本文件和图形，这将为今后的查询和利用提供了更大的方便。
档案管理的电子化。在逐步形成电子档案的同时，用计算机代替手工的档案管理工作，可以提高档案的管理规范程度和水平，使工作效率得到很大的提高。
一体化进程的发展
从收发文到文件流转到最终归档的文档一体化、从项目管理到设计流程到审批到归档的科档一体化和与企业MIS、财务等管理系统结合的电子档案管理系统是企业现代化档案管理的目标。人们越来越深刻地理解到文件（图纸）的产生过程与档案的最终分类管理是密切相关的。
与INTERNET的融合。网络已经不分时间地点的成为人们生活组成部分，很自然的，人们会要求电子档案也能够成为INTERNET的一部分。
新技术的应用。CAD文件的信息提取、文本文件的信息提取、网上的审批圈阅、网上借阅、网上赋权和多媒体技术的应用等新技术的应用会给档案管理带来更大的方便，这也是我们目前正在研究的技术课题。
信息管理一体化——信息管理的平台。随着企业信息化建设的发展，OA、MIS、PDM、MRPII、ERP、GIS、财务管理、人事劳资等众多信息管理系统将得到广泛的应用，大量的电子信息和非电子信息需要分类整理、进入数据库存储和管理、共享于网上，以供人们查询和利用。这些信息如何集中存储和管理（以便于查询）、如何使网上的用户在任何环境和条件下都可以查到所需信息以及数据的安全性等问题将成为今后企业信息化建设要解决的关键问题，信息管理的平台是一个很好的解决方案。
