西软操作教案_西软操作培训

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西软系统培训

第一节 西软常用的快捷键

1、启用计算器

CTRL+Z2、币种计算器

F73、更换工号

F124、当前宾客列表

F35、客房可用与占用 CTRL+D6、Control Panel控制版面 CTRL+P7、实时房情

CTRL+H8、客房战胜状态图

CTRL+Y9、房价查询

CTRL+R10、实时房态2

F611、实时房态3

F812、宾客留言与去向

CTRL+M13、公共信息

CTRL+T14、读卡

CTRL+R15、房态管理

F416、客户档案

CTRL+L17、房价查询

CTRL+R18、销售问询列表

CTRL+F19、新建宾客预订

CTRL+N 20、新建团体预订

CTRL+G21、预订信息列表

CTRL+U22、本日将到客人列表

CTRL+A23、综合排房

CTRL+O24、直接上门宾客入住

CTRL+W25、长包房

CTRL+SHIFT+L26、钟点房

CTRL+SHIFT+W27、当前住客

CTRL+I28、NO SHOW

ALT+N29、账务处理

CTRL+B{在账务处理模块里入账户里入账

ALT+P} 第二节 系统介绍其操作

一、菜单栏——其它类（O）

1、运行状态：查询整个网络系统的运行状态

2、修改密码：修改操作员工号的密码

3、打印设置：设置打印配置及纸张

4、计算器：开启计算器CTRL+Z5、币种计算器F7：外市兑换（设置后才能使用）

6、职员留言：可以给各个部门传输信息

7、操作日志：查询操作员的操作日志（按日期）

8、更换工号F12：用于更换操作员的工号

二、菜单栏——查询(I)

CTRL+E，在账

1、查询：对账务的查询与修改

2、当前宾客列表：查询当前在店和预订情况（F3）

3、历史宾客列表：查询退房和退订情况报表（前天退房级以前的房态）

4、房态：查询酒店房态（四种表）

5、稽核报表：查询打印前一天的报表

6、报表专家：查询打印各类报表

7、客房可用与占用CTRL+D：查询房态简表

8、消费帐（又名宾客账或城市账）：店处客人消费，没设营业点收银的收款账入账账户

9、账务处理房态代码：在住（I）、预订（R）、本日结账（O）、昨日结账（D）、取消（X）、NO SHOW(N)、临时挂账（S）

第三节 做预订

1、房价查询：查询各种房型和客源的房价

2、新建宾客预订：做宾客的订房预订

3、预订资料的修改

4、预订的取消与恢复

5、预订未抵（NO SHOW）房的恢复（恢复时要更改预订时期和时间）和手工持行NO SHOW 状态，（预订过期未抵的）

6、免费升级：在（从——升级）里输入原房型，在房类输入升级到的房型（需输入客人需升级理由和授权理由才能存盘）升级要有有效人授权。

7、房号锁定：锁定已布置好的房间，不让再动用或修改房号

8、房间价格修改：包价（房间免费包括的物品、早餐等），加床等

9、预订 做各类宾客预订

10、附加信息：（主要有接送机服务等）

11、联房：原订单上做复制——当客人同时订多个同样的房间房型，可以在订单上改房间数，如客人订的是不同的房型时，只能选其一开订单，然后复制上做联房

12、联房进行排房：联房排房直接点分房进行排房，同房型预订的多间房要先拆分

13、WAITLIST房（等候房或超房预订）的预订，进入预订界面填好客人资料再点状态先项卡找到WAITLIST点击进入进行设置，如有房间，即可在WAITLIT状态中找到该房点击恢复进行预订状态。

14、联房取消和增加：点联房进行山野除和增加

15、同住房的制作（如没排房会出现“#”+数字）同住有两种办理情况：a、新预订；b、合并现有预订宾客，同住房的房价可一人承担，也可平分付款；分房后不能做同住房，必须先取消分房后才能做同住房关联

16、团队预订分房：点预留房→拆分→改宾客名称→批量处理（成团房的时期不能超过主单日期）

17、出团处理：可以直接点出团→其它→散团转化（也可以在批量处理里做出团或入团）

18、团队的取消和恢复 第四节 接待做宾客入住

1、本日将到店

CTRL+A2、综合排房

CTRL+O3、直接上门宾客

CTRL+W4、Walk-in的登记操作，勾登记登记和WALK-IN,而不是预订单

5、钟点房入住

6、长包房

7、当前宾客列表：当前已经入住的客人

第五节 账务处理

1、账户底下的功能

A、允许记账：允许挂账

B、定义账户routing：定义所有消费到结账的账户 C、固定支出：固定经常消费的项目，方便入账 D、事务：客人的要求

E、留言：登记、查看宾客的留言 F、会议室：宾客会议信息 G、订餐：登记宾客的订餐情况 H、租凭：登记宾客的租凭情况 I、O ALERTS令：打开提醒 J、Q-ROOM

紧急打扫

2、入住状态下做同住

3、入账CTRL+E

在账户中：入账ALT+P、明细账ALT+T、退出ALT+X4、做账户分类

5、定义自动转宾客账户（如定义A客人的房费由B客人付）

6、定义转应收账：主要应用于公司付费的客人

7、DELETE(冲账)：使用条件是本人本班次本日发生错账调账

8、Adilist（调整）：当日其它员工、其它班次的错账调整

9、Rebate（折扣）：主要用于冲减不是当天的错账。使用条件：以前已经过夜不是当天的账输错，漏收了，并且客人已经走了或客人拒赔，管理层通知的事后打折等

10、账务处理CTRL+B A、客人主单：ALT+R B、宾客档案：ALT+F C、定义账户：ALT+U D、入账：

ALT+P E、选账：ALT+S F、转账：ALT+T G、结账：ALT+C H、退房不结账：ALT+N I、打印账单：F911、入账：

A、9开头的代码为付款码

B、客房迷你吧入账，可以在描述里快找，如要入明细账：点击入账界面右下脚的“明细”（或快捷ALT+T）→点（”F1”入单个项目）、(“F2”入多个项目)→选择所要入账的项目及数量进行入账（注：入明细账只限客房消费帐）C、入账锁定：可以更快捷地输入同类的项目，共有两种形式：

 锁定客人：可以在同一房间入多个消费，在入单的时候只要入消费项目和金额，不用多次输入房号及账号，节省操作时间，以提高工作效率；

 锁定消费项目（营业项目）：可以不同房间里入同一个消费项目，在入单的时候不用入消费项目，只要输入消费房号的金额，节省操作时间，以提高工作效率

D、信用 ALT+F3 ：入账预授权——在账户中的其它下拉菜单上的信用进入授权入账，如果入卡号的时候不能通过检测，可以卡号后面加输*号键；取消预授权的时候只要双击要取消的预授权项目，再点确定就可以了

 如何查找取消的预授权：点击进入该房的项目主单→其它选项卡→信用→在信用显项框的左下脚去掉勾号就可以看到全部的授权项目

12、冲账：在要冲掉的消费账左边打勾→点明细账目选项卡→冲账即可

 如何查看冲账项目→进入账务处理→文件→所有账目即可看到已经冲出的项目  注：在明细里做的账不能做冲账处理，可以再进入明细里做冲消或入负数数量的消费项目

13、调整：用于当天的账，并且不是本人入账错账进行调整（有有效人授权后才能调整）。 步骤：点调整选项卡进入→输入要调整的项目→调整理由→金额（入负数）→再确定入账即可

14、REBATE处理：主要处理过去式的错账冲减，REBATE入账输入金额的时候要入正数，确定入账后会自动冲为负数，REBATE入账后不能改单

15、分账：用于一个账多人付款情况（分账后两或几个账目都会有S、SP的标示），分账后不能合账

 步骤：选定要分出的账→分账→入代码→分出的金额→选定入账

16、选账：用于查看或结一部分账的时候用

 在项目代码的左边打勾全选或单选  在左下脚的小消费框中选账

 在选账选项卡中根据日期或金额进行选账

17、转账（标示LT）：从这个账户中转到另一个账户不结账

 步骤：打勾选定要转的账目→转账→输入转到的房号→回车确定→选定该房→确定

 在同一主单号中或联房中，可以直接打勾选定转账的项目，在拖到要转入的房间→确定即可

 可以在转账信息里进入到转账房的房间里看明细，可以拆分转账：用于转出一部分的账务

18、账单：一个账户里的账单可以按明细、日期、金额或项目查看

19、退房结账：点击其它选项卡→查房打勾确定→发送信息报客务中心查房→结账

 现金、刷卡（贷记卡和借记卡、国内卡和国外卡），支票汇票、会员卡，挂账、款待等

 各种形情的结账方式： ①、多种付款方式的结账：用信用卡结账、转AR账、部分现金、部分信用卡结账、退现金押金改其它付款方式结账等）

②、提前结账至（在不退房的情况下将未来几天的房费提前结账掉）③、临时挂账：将账务临时挂账，将临时挂账账务结账（房间已退，但账务选未结，须等客人过后来结账）

④、退房不结账：在很忙的时候先把房退出来，等不忙的时候再清理结账，退房不结账在下班交表之前必须结清）⑤、同住/共享客人结账：一分开结、二一起结

⑥、联房客人结账：一起结账、分开结账、部分账户一起结账  结账补救：

①、结错费用：撤消结账

②、漏结费用：直接补入账再结账  重新入住：客人结账后又重新入住 20、账务分类：（如：房费公司付，其它费用自己付）

 定义账户：客人入住前，给客人做的账务分类，可以设时间，账户名称要明了，营业代码必须入明，系统才会做关联进账

 客人入住 中做的账务分类，可以刷新将之前的账目分类，可以设时间

 自动转应收账（AR账）：在定义账务中点转账账户，入公司名，确认→点击AR账→确认

 定义账户自动转某宾客账务：主要用在联房中（这操作要郑重使用，如果自动系统自动转账是不会留有转账痕迹的）。步骤：进入定义账户填付款方名称→转出的账目→打勾自动自动转账→在名称中输入要转进的宾客房号或名称→点F1进入选定存盘即可

21、部分结账步骤：打勾选定要结的账→点结账进行结账操作（如果有结错的账，可以点账务处理选项卡的下拉菜单进行撒消结账来调账，使操作只能撒消自动当天当班次的账）。注：选中账目进行结账代表部分结账而不是退房结账。

22、转AR账户结账：挂账后台，结账时选择城市挂账→输入挂账单位或AR账户选择确认结账

23、提前结账：房间未结，先把将要发生的消费先结账

 全部提前结账：结账→提前结账至→确定→确定→付款方式→金额→入账即可

 部分提前账结：结账→提前结账至→确定→确定→退出→选择要结的账→付款方式→金额→入账即可

24、临时结账：要退房，可是客人还没来付款进结的账。步骤：账务处理→挂账→是→是

25、退房不结账：在退房高峰期内使用，下班前要结清

26、同住客人结账：可一起结账，也可分开结账

27、联房客人结账：可以起结账，也可分开结账。步骤：文件→部分账户→选择要结的多个账户→确定→结账→部分账户→返回的账户再进行地账工作（针对多个账户结账）

第六节 团队退房——先退房间才能退团队主单

1、团体付费：账户管理→团体为成员付费→房费→确定（房费会在主单上产生而不是在房间内产生）

2、零散退房：将分房一个个退房再结主单

3、统一退房：整个团体报查房→整个团体账务→结账即可全退房

4、部分退房：文件→部分账务→选择要退房的房间→确定→结账

5、团队房费挂AR账：这要在团队主单做定义账户，结账的时候只要部分结所做的定义账户按回车键即可（如用团体账务结账，则定义账户无效）

6、团体付房费且其它费用自付：选择团体要付费的房间→自定义账户中做修改或增加

7、钟点房结账：结账时注意收取房费

8、外币兑换：必须入项目（客人房号、水单号、性质）

9、财务查询：账务查询有两种方式，一是常用条件，二是高级条件，可查询账务的明细

10、打印交班报表

11、催账报表

第七节 商务中心知识

1、入账处理：NO:水单号，地点：房号，输入房号→回车进入房间入账→按F1(单选)或F2(多选)进入消费项目入单→存盘→结账（或转客账）

2、存盘后发现入错：修改→双击选项冲消或添加负数修改

3、销单：当入账存盘后未入到房间里的时候用来销单

4、如入客账后发现入错账时：商务中心→明细账查询→找到之前所入账→冲账

5、如现付的账就不要入房号：入账处理→入账→结账→收款→结账

6、结账转AR账：入单→结账→光标在代码上按F1选择确定→先付款方式（城市挂账）→选择要挂的账户进行挂账

7、F4——时实房态：红色小圆点为脏房，绿色小圆点为干净房，黑色小圆点——空心五星为未来维修房、大修为黑色五星、小修为凌形黑色点

8、修改房态：

 CL 干净房  DL 脏房  IS

检查房  TU 轻微打扫房  OO 维修房  OL 锁定房  O

取消维修房

 OO-OS

显示所有的维修和锁定房（要解除可以在这里选择）

9、第八节