公文管理课件_公文管理讲座课件

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公文管理培训课件

一、公文管理基础

（一）什么是公文

公文是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

（二）新旧公文管理办法

2012年4月16日•中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发的通知‣（中办发„2012‟14号，以下简称•条例‣）

1996年5月3日： 中国共产党机关公文处理条例（中办发„1996‟14号)2000年8月24日：国家行政机关公文处理办法（国发„2000‟ 23号)

（三）公文的分类

1.按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文3类。

2.根据内容涉及秘密的程度划分，可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、秘密件、机密件、绝密件6类。

3.根据处理时限的要求划分，可分为平件、加急件、特急件3类。平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文；加急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文（送达之日起，14个工作日办结）；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文（7个工作日）。

4.根据来源划分，可分为收文、发文2类。

5.根据处理方式划分，可将收到的公文分为阅件、办件两类。

（四）公文的种类（法定）

•条例‣规定文种为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，取消“指示”；“条例”“规定”不再列入,以通知印发；将“会议纪要”改为“纪要”。原则上不区分党政机关文种适用对象，命令（令）、议案两个文种例外。

在实际工作中，常用的公文有7种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

二、公文格式

即公文各组成部分（要素）及其标识规则

（一）眉首（文头部分）

眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素，位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的红色反线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。

（二）主体部分

这一部分排列在文头的红色反线（横隔线）之下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

1.标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。

▲标题中初法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。▲注意公文标题中“关于”的正确使用。“关于”对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，它和事由部分的词

语组成介词结构后，就改变了事由部分词语原有的语法性质。绝大多数情况下标题中的“关于”不能省略，例如：

××银监分局加强信息科技风险防范的通知（主体与发文机关同一个）

××银监分局关于加强信息科技风险防范的通知（动作行为的主体与发文机关是不一致的）

又如：

中共××市纪委关于个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

中共××市纪委个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

注：只有在转发、发布性通知的标题中，因批转、转发、发布有关文件、规章或管理规章的行为主体与发文机关是一致的，事由前没有“关于”不会造成歧义，因此才可省略掉“关于”。而且为了使标题更为简练，“批转、转发、发布”前的“关于” 省略。例如：××银行（关于）转发•****关于×××的通知‣的通知。

▲标题用二号或小二号宋体，加黑。

2.主送机关。也称主送单位、主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体。

▲上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关，不得多头主送；受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关，可使用抄送的方式。避免责任不明、互相观望，或者答复口径不一致，造成处理的延误和矛盾。

▲除领导同志有专门交代外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人，也不得将主送对象写为“市委并×书记”、“市人民政府并×市长”之类。但有些专门事项的下行文，如职能管理部门的某些专项工作的通知书、会议通知等，主送对象则可能包括指定的个人。

▲公开发布的周知性公文，如公告、通告、公报等，可不写主送对象。

▲主送机关位于标题之下、正文之前，用三号或小三号仿宋体字，从左至右顶格标识，回行时仍须顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号和逗号分隔，最后用冒号。例如：

农发行****分行，各国有商业银行二级分行，邮政储蓄银行****分行，省联社****办事处，成都银行****分行，各区（市、县）农村信用联社，****村镇银行：

3.正文。指公文的内容，是公文信息的主体部分，用于表达使受文者对特定事物获得明确认识、形成完整印象所需要的信息。

▲正文位于主送机关之下，文字从左至右横写、横排，每段开始、各条项开始，都提行空两格，回行顶格。

▲结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

▲引用公文应当先引标题，后引发文字号，出现简称应注明。▲公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

▲正文用三号或小三号仿宋体字，行间距25.75。4.附件及附件说明。附件指附属于公文正件的其他公文、图

表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

▲转发文件或发布管理规章的文件，主体内容通常在其附件部分，由于在标题和正文中都已写明所发布或转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称。

▲须在公文正文之后，成文日期之前作出附件说明标识。一般在正文后空一行、提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号；有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。

▲附件说明用三号或小三号仿宋字标识。5.印章及发文机关署名

▲发文机关的名称要用全称或者规范化简称，通常情况下，落款部分的发文机关单位名称，要与眉首发文机关标识中的发文机关、单位和标题中的发文机关、单位名称一致。

▲发文机关署名位于正文（或附件）右下方空2行。▲印章盖在成文日期正中位臵上。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，即“上不压正文，下骑年盖月”。一是为了防止变造公文，空白不宜过大；二是显示印章的庄严性；三是增加成文日期的清晰度。

▲当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行间距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6.成文日期。指定稿形成公文的时间（≠发文时间），一般情况下是公文生效的时间标志。发文机关与成文日期合称落款。

▲成文日期以领导人签发的日期为准。

▲成文日期的位臵，除法规、管理规章以及决议、决定、纪

要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。

▲•条例‣规定党、政机关公文成文日期均用阿拉伯数字标明。

7.附注。主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，另起一行空两格加圆括号标示，如“（此件发至××级）”

（三）版记（文尾部分）

这一部分位于公文正件末页下端，包括抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。•条例‣规定不再标识主题词。

三、常见问题示例

（一）错用文种 1.自行生造文种

如：“关于××的汇报”，其中“汇报”不是规定的文种类型，“关于××的调查”、“××工作总结”、“××工作计划”都不是规范的文种，不能作为公文的标题。

应选用•条例‣规定的文种，不能自行生造。2.混淆文种

如请示与报告。都是上行文，但有明显区别：

（1）行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需要上级答复，重在呈报。

（2）呈报时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要报告”。

（3）主送机关不同。请示只能写一个主送机关，一般需逐级上报。报告有时可有多个主送机关。

（4）写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，反映情况的篇幅再大，重点仍在请示事项。

如：“关于××的请示报告”，“关于通报××情况的函”，都存在文种混用的情况。

又如：关于印发•关于进一步加强和改进××工作的意见‣的通知，意见、通知均为公文文种，应改为：关于进一步加强和改进××工作的意见。

（二）发文字号

常见问题：未使用六角括号，错用发文字号。

规范操作：年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。

（三）标题

1.标题应简明扼要。除书名号外，一般不用标点符号（涉及标点符号的，可用空格分开）。标题中引用的文件尚未正式发文的，不加书名号。

2.要注意“转发”通知标题的写法。避免标题中出现两次以上“的通知”的情况。特别是下级基层机关，往下转发的层次越多，越容易在标题中出现“的通知的通知的通知”的情况。遇到这种情况，比较简便的办法是，只在标题中显示是转发性通知，被转发的通知标题可以在本转发通知的标题中缩写，在正文中将被缩写的内容补全即可。

如：********村镇银行需要转发的文件为“****关于转发•四川银监局关于××的通知‣的通知”

转发文标题不能写为“********村镇银行关于转发•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣的通知”

宜写为“********村镇银行转发四川银监局关于××的通知”，在正文中将标题补全为“现将•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣（文号）转发给你们……”。

又如：××关于转发四川银监局案情通报2012年第11期的通知

此处应将四川银监局案情通报11期的标题主要意思高度概括后写明细

修改为：××关于转发•四川银监局案防办关于两起不法份子冒充银行工作人员骗取客户信息案件的情况通报‣的通知

3.介词用法错误。常见错误：介词重复、不当。

如：•********村镇银行关于对××××贷款业务自查情况的报告‣应为********村镇银行关于××××贷款业务自查情况的报告。

4.文中小标题层级使用错误。公文结构层次序数:第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”。

常见问题：公文结构层次序数使用多层，出现混乱或错漏。前后格式不统一，有的提行，有的不提行，有的加黑，有的不加黑。

如：

一、加强组织领导，落实监管要求。（注意：小标题后不应加“。”号）

1.我行于×年×月×日召开行长专题办公会议，成立了…… 又如：部分公文中存在标序重复或遗漏的现象，如“1、2、3、3、4、”或“1、2、3、5、”等，要坚决杜绝该类错误。

5.事由不清。“关于申请×××的请示”的标题，因为“请示”这种文种即已明显包含向上级单位“申请”之意，在事由部分再加上“申请”纯属不必要。

（四）标点符号规范要求

1.标题中标点符号用法。对于发文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于公文中

一、（一）类标题，一般后面不加标点符号；

1、（1）类标题，一般后面加句号。

标题中若涉及两人或两家机构，用“和”来连接而不用顿号；若涉及三家及以上，不用全写出来，用“等”来表示则可。

2.附件的标点符号。公文中如有附件，应在正文下空一行，左空2字处，注明附件顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“1.×××”。

3.引语的标点符号用法。如果把引语作为完整独立的话来用，末尾的标点应放在引号之内；如果引语是句子的一个组成部分，末尾的标点应放在引号外面。例如：本次民主生活会围绕“认真学习党的十八大精神弘扬优良传统保持党的纯洁性”主题……；又如：•商业银行法‣第十八条规定：“××××××。”

4.括年份用法。应使用六角括号“„‟”,而不用方括号“[ ]”。5.表示概数不用顿号隔开。例如，“涉案的贷款数额大约有五、六十万。”这句话中“五六十万”是概数，不能用顿号隔开。

6.“其中”后面标点符号用法。总数后只有一个数，“其中”后不加“，”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元，其中人民币贷款新增4356亿元。总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”不用“：”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元。其中，人民币贷款新增4356亿元，外汇贷款新增79亿美元。

7.顿号、逗号、分号、句号的用法。这4个标点符号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。当列举的各项中有一项或多项包含句

号时，各项末尾不能再使用分号。当在应该用顿号的并列短语内部还有应用顿号的情况，这时在并列的短语之间用逗号。

8.省略号的用法。省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。如果省略号前是个完整的句子，则保留句末标点。省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。

9.有的将无特殊含义的词语随便加上引号。如未建立“重大事项报告制度”、同意“某某金融机构”开业、同意筹建“某某金融机构”、召开“某某工作会议”、颁发“某某证书”等。一般情况，书、刊、篇名才用书名号，核稿中经常发现•房地产他项权证‣、•××表‣等错使用书名号，有的公文结尾词后使用感叹号，如“以上汇报当否，请指示！”。

（五）时间和简称的问题

在公文中，要尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”、“明天”等，而应写明具体的年、月、日，或用“上年”等明确的词语。

在公文中，第一次出现人名、地名、组织机构名均应使用全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称××××”，再次使用时用简称，且简称的内容不加引号。

（六）错别字常见问题

1.截止、截至。“截止”是指（到一定期限）停止，使终止、结束的意思，如“报名截止日期为3月8日”。“截至”是指截止到（某个）时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味着终止或结束，如“截至2011年末，四川省本外币各项贷款余额xx亿元”。

2.帐、账。“帐”是指用布、纱或绸等做成的遮蔽物，与“巾”有关。“账”是指货币（物）出入的记载，与银行业务有关的基本用“账”。

3.近期、近来、最近。“近期”表示将来，后面的句子一般跟“将”字；“近来”表示过去，是完成时态；“最近”既表示过去，又表示现在、将来。

4.制订、制定。“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立；“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等。

5.其他、其它。“其它”仅指事物，“其他”既可指物、指事也可指人。如果对二者的用法没有十分把握，一律用“其他”是不会错的。

6.以至、以致。“以至”是指事物扩展，延伸或事物发展到一定程度产生的效果；“以致”指事态发展所形成的结果，多用于人们不希望产生的后果。

7.盈利、赢利、营利。“盈利”与“赢利”意思相同，指客观上获得的利润。“营利”指主观上谋取利润。

8.总额、余额。“总额”是指（款项）总数；“余额”是指账目上剩余的金额，在存贷款统计上，一般用余额。

9.急待、亟待。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须、急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，“亟待”还包含问题严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

10.下工夫、下功夫。一般情况下，应该用“下工夫”，它是指为了达到某个目的而花费很多时间和很大精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

11.需要、须要。“需要”是相对于“缺乏”而言，有“要求”的意思。“须要”有“应当”、“必须”的意思。

12.其间、期间。“其间”是指某一段时间。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”，“其间”前面不用加“这”或“那”，否则就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”、“开会期间”等。

13.以及、及。两者意思一样，但“以及”前面可以用逗号，“及”的前面则不能有逗号。

14.“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

15.权利、权力。“权利”--依法行使的权力和享受的利益。“权力”--政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。

16.决不、绝不。“决不”--决心不。“绝不”--绝对不。“决不”与“绝不”的主要区别在于，前者是就本身而言，强调的是意志上的控制，多用于表决心或表示心愿；而后者是没有任何条件限制的，不管人的主观意志如何，虽然也适用于自身，但多适用于对普通对象作出限制规定。