正确的英语书信格式
第1篇：正确的英语书信格式
正确的英语书信格式
英语书信的格式与结构基本上是固定的,一旦选定其中一种便不能随意更改。商务英语的内容与其结构相应,其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的必备技能。下面是小编帮大家整理的正确的英语书信格式，希望大家喜欢。
我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the letter - head)
(2) 案号和日期(the reference and date)
(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
(4) 开头称呼语(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 结尾敬语(the complimentary close)
(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事项(the attention line)
(9) 事由、标题(the subject line)
(10) 经办人代号(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国) 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的.主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
第2篇：正确书信格式
英语应用文的常用形式有书信、通知、日记、便条、海报、启事等。其中书信是人们日常生活中最常用的应用文，书信有私人书信和公函书信。下面向大家介绍一下书信的写作格式。
1.信封的格式
第一行：收信人姓名
第二行：住所门牌号，街道名称
第三行：市镇名称及所在地邮政编码
第四行：省、洲等大地区名称（如第三行是大城市，这部分可省去）
第五行：国家名称（寄往国外时需写）
在写英文姓名时注意：要先写名，再写姓，前面可以用Mr（男士），Mi（未婚女士），Mrs（不明婚姻状况的女士），Dr（有博士学位的人），Prof.（教授）。路名可用缩略形式：Rd.（Road），St.（street），Ave.（Avenue大道）。有时在信封左下角可以写上“By Airmail（航空）”，“Printed Matter（印刷品）”，“Registered Mail（挂号信）”等词语，在左下角还可以写“Plaese do not bend（请勿折叠）”等提示语。
2.书信的格式
（1）信头（Heading）
发信人地址和日期，这部分有时可省去发信人地址，但一般要写日期，写在信纸的右上方。
（2）称呼（Salutation）
写在信头或信内地址下，自成一行，从信纸的左边写起，末尾用逗号或冒号。最普通的是Dear，但与Mr，Mrs，Mi等不同的是：Dear后一般用名字，而Mr，Mrs，Mi后不能单独用名字，而是姓或姓名。
（3）正文（Body）（4）结尾（Closing）发信人对收信人的敬语，放在信的右下方。低于正文一两行，从信中间或稍右的地方开始，第一个字母大写，末尾一律用逗号。写给同龄人或年长的朋友：Yours sincerely , Sincerely yours , Yours等等。写给好朋友：Love , With love , Best wishes等等。
（5）签名：（Signature）
低于结束语，从中间或偏右方开始写。
第3篇：书信正确格式
“世纪金榜杯”全国首届校园文化系列活动之———学会感恩书信大赛征文幸福之花，开在感恩枝头
亲爱的爸爸妈妈：
您们好！
早就想给您们写信了，正好借此信与您们沟通一下。
早上起床，空气中略带着寒意，桌上已摆着热气腾腾的早餐了，其中蕴涵了您们深沉的爱，我是否曾经感恩？您们任劳任怨，每当我遇到困难时，您们总在身边默默地支持我、帮助我，我感恩了吗？当我生病时，您们一手拿着药，焦虑地站在床边„„
拥有关心我的亲人，我却抱怨他们太过唠叨。我似乎忘却了，忘却了曾经失意时，能有人鼓励，哪怕只有一句，我也会感恩；忘记了曾经无助时，有人关心，哪怕只有一点，我同样会感恩„„
在现代生活的快节奏中，我们一味地学习，无暇去感恩。我们需要得到提醒，不应该把感恩置于遗忘的角落。生活不如意之事十有八九，何不以一种积极的态度、一颗感恩的心去品味生活、去享受每一天灿烂的阳光？
感谢您们，您们创造了生命，也守护着生命，给予了我无比的快乐，无比的幸福。当我犯了错误的时候，您们会惩罚我，给我一个深刻的教训。您们寄予我期望，希望我好好学习，将来成为
