行政助理岗位职责_关于行政助理岗位职责
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行政助理岗位职责
一、辅助经理工作
1)对各部门传达的内容及时告知经理; 2)协助经理完成文字性的工作; 3)协助经理处理客户投诉; 4)详细记录各种会议内容; 5)协助人事部搜集招聘资料;
6)人员工作状态、值班状态及时发现并报知经理。
二、业务统计
1)每日早会后及时统计前一日的带看量,对带看信息按经纪人进行分类; 2)辅助经纪人做好房源客户的录入和备档; 3)详细对各种业务资料进行分类建档; 4)做好广告咨询的记录和交接;
5)及时对公司内公示信息进行整理如房源本、橱窗等; 6)负责公司合同房证契证等各类证件及办公物品的管理; 7)负责合同收租明细的整理,并在每月月末发送至总经理;
8)认真完成看房表、外出表的记录工作,积极主动与同事沟通,对于特殊情况做好详细记录,并及时汇报给分管领导;
9)负责公司物品的保管工作,做好物品出入登记。
三、纪律监督
1)负责公司考勤记录;
2)负责各罚款项的执行;
3)与经理共同负责公司卫生检查,对卫生不合格者登信息栏公示;
4)对公司各员工不良行为及时制止;如:浏览与工作无关的网站,店内放音乐、拨打与工作无关的电话;
5)监督协助经纪人作好客户交接;
6)督促经纪人对自己房源及时整理,包括橱窗;
7)做好自己的电脑保密工作,密码不许外泄,离开时电脑及时上锁; 8)公司前厅纪律监督、卫生监督、秩序监督; 9)早、午、夕会执行情况监督;
10)负责公司文件资料等保密、安全工作,文件柜及时上锁,钥匙勿乱放。
四、临时出纳
1)负责开具收据、收取看房费、定金、佣金、管理店内基金,金额较大应及时交经理或存入指定账户;
2)负责公司各员工的工资核算、各罚金的扣减; 3)负责公司办公用品的核算,报知经理后购置;
4)公司内一切收入支出,都必须有详细的凭证和记录整理; 5)及时督促经纪人将公司外合作的佣金收回; 6)负责员工工资的发放;
六、文档/文件管理
1)负责公司印鉴、证照的使用和管理以及年检等工作,证明管理,各种资料、文件、档案的收集、编撰、起草、收发、制做、打印、复印和存档保管工作; 2)排版打印公司各个部门的各种文件(上行文、下行文等);
3)负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件;
4)熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序,配合公司各部门各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的整理,保存公司所有电脑文档并备份文件,用密码保护不得外泄于任何单位或个人;
5)员工合理化建议和提案的接收、整理、转交、存档保管工作,以便人随时调取各类存档;
6)负责复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件;
7)负责公司上级各检查单位下发的通知等各项文件的管理、记录、存档;
七、公司日常用品采购及发放
1)每月10号统计员工申请需要采购的日常用品,并经经理审核同意 2).负责公司办公物品采购计划、采购申请的审核工作;办公设施设备及备品管理工作;
3)采购回来的物品及时进行入库记录; 4)做好日常物品领用记录。
八、其他职责
1)熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序,详细掌握公司各文本文档的建立结构,熟知公司各项管理规定及营运流程; 2)办公设施设备及备品管理工作、基本的电脑维修工作。3)负责公司办公室所有来电接听; 4)接待公司日常来访人员;
5)负责领导临时交办的其他任务及紧急、重要事务。
制作:骆沙利 日期:2013年5月18日
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