社团管理委员会秘书部职责_社团秘书处职责

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社团管理委员会秘书部职责

社管秘书部主要负责整个社团及社管内部档案资料的整理汇编，日常通知社管校团委及社管的各项活动，协调各社团和社管部门的利益，做好整个社团和社管的后勤服务，做好日常会

议记录，管理社团和社管的公共物品和各项财务收支等等。具体为以下几方面：

一、负责社管办公室的值班考核，记录工作及卫生工作具体为排好整个社管的日常值班表，包括整个办公室的值日表，并督促各部或社团积极

做好卫生工作，并在学期结束后对各部门的日常值班机制日情况进行统计，以此来评选

优秀部门及个人

二、对各社团会费的收取，管理及使用进行监督，监督社团对赞助费的使用具体为在社团招新结束之后让各社团上交新会员名单，并核实会员的会费情况，对出现

多收取会费或以其他名义简介收取费用的社团要求其负责人前来说明情况，并视情况要

求其退回多收之钱款;在学期末和学期中将不定期得抽查相关社团的经费使用情况，对

财务不明确的社团要求其整改，上交整改结果，若仍不整改社管将代为管理其财务；对

社团做活动部分企业提供的赞助费一律上交至我部代为管理，遇到社团做活动经费短缺

时将提供，我部将认真做好赞助费的使用登记

三、负责管理社管公共物品和各项财务收支具体为将日常用品发放至各部，使用完再申请新物品；建立日常物品的收取借出登记制

度，避免社管公共物品丢失情况；由我部任命一名专门负责日常财务收支的工作人员，对各项财务收支进行公开化，透明化，社管一切办公用品全部由其负责采购和登记，其

他人员若无部门负责人在场的财务支出视为无效，其结果由个人承担

四、负责组织召开各种会议，做好会议记录，并做好相关活动的后勤服务具体为由部长将全校所有社团会长加为移动飞信好友，做到会议或其他事情全部由飞信

通知，并要求收到飞信信息的会长及时回复，确保通知到位，对于未通知的将由电话联

系该社团负责人；日常各类大小会议我部将分派人员进行会议记录，并在学期结束时做

好整理工作；会议或活动的后勤服务，我部将协调社管及社团的人员进行，以确保活动的正常进行

五、负责全校学生社团的档案资料管理，指导各社团做好活动记录具体为日常收取各社团活动资料或其它文件，并登记，要求各社团交至本部的资料一律

用A4纸张，以便整理；对换届的学生社团要求其现任会长交齐5份材料才可正式接任

会长，尤其是社团的财务报表要清晰透明；社团资料分学期分种类进行整理，以便后期

翻阅方便；本部所有资料借出要严格执行登记制度，确保资料的完整性

六、负责社管的日常签到社管每日的签到关系到校团委及社管和社团的沟通联系，社团的相关事情可以向社管负

责人或校团委老师进行咨询，社管各部也通过日常签到对社团进行了解情况，通知事务；

我部会在每周结束后对本周的签到情况向三位副主任汇报，另外，社团的日常签到还直

接与社团评优挂钩，我部将在评选时以此作为参考项目之一

七、负责社团管理委员会公章的管理使用社管公章为社管各类正式文件证明之依据；是社团相关证书的有力证明。社管公章是社

团批准的证明。社管公章为各部共用。社管公章的使用以发展社团，服务社团为基准。

秘书部 胡朋飞

二零零八年三月十八日