公司文控岗位职责（精选8篇）_文控岗位职责

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第1篇：文控岗位职责

文控文员的工作职责 1.负责公司的行政文件、iso系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检

查。3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。4.外来文件的分发、核查与管理监控。5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。7.定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）。8.协助完成内部审核工作。9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作

和员工服务。

11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。篇2：项目文控岗位职责

文控岗位职责

1、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作；

2、负责本项目部内外技术文件、工程文件（包括图纸）、来函及“杂件”的拆封、收发、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；

3、管理各类资料和文件，每份文件资料均应登记造册，采取书面和计算机两种形式妥为保存；

4、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅；

5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；

6、汇总工程进度日、周、月报，按时报送epc、监理、项目部相关人员；

7、完成项目领导交办的其它工作。篇3：文控文员岗位职责说明 xx公司岗位职责说明 1 岗位名称：文控文员版本：v1.0 发布时间：2007-11-20 拟制：

批准：

嘉田公司内部资料，未经授权严禁复制散播篇4：文控的职责

文控的职责 1.0 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2.0 适用范围适用于公司内所有文件和外来、外发文件。3.0 参考文献

qp-4.2-01 文件控制程序 qp-4.2-02 记录控制程序 4.0 定义 4.1.受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制。5.0 职责

5.1.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作。6.0 内容

6.1工作职责： 6.1.1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

6.1.2.制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。6.1.3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

6.1.4.外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。6.1.5.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。6.1.6.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。

6.1.7.受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。6.1.8.定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等 6.1.9.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。6.1.10.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。6.1.11.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。6.1.12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。6.1.13.协助完成内部审核工作。6.1.14.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。

6.2权力范围：

6.2.1.对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。6.2.2.要求相关部门或人员配合工作的权力。6.3责任范围：

6.3.1.对工作质量负责。

6.3.2.如因工作失误，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。

文控员培训/培养大纲：

1、熟悉文控职责；

2、掌握文控工作流程；

3、学习iso9001:2008和gb/t50430：2007标准；

4、学习二、三级管理文件编写方法；

5、掌握公司文件管理要求。篇5：项目部文控职责

三化肥项目部文控职责

一．文控职责制定的目的为了规范三化肥项目部的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护合理利用资料而为公司各项工作服务，增强资料的实用性和有效性；并对三化肥项目部文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，结合公司的实际，制定本职责确保各相关场所使用的文件均为有效版本，特制订本职责。

二．文控职责的适用范围

适用于三化肥项目部所有文件和外来、外发文件。

三．文控的职责

（一）文控岗位的职责 1.负责部门文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护和统计等工作。

2.负责文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。3.文件更改时，做好更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废。4.负责文件的保存、整理、保存期限的监控。5.定期对文件进行检查，检查其使用状态及是否按规定执行等。6.负责记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁。7.严格执行保密制度，做好文件资料的保密和守密工作。8.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。

（二）文控负责人（dcs）的职责

在项目初期，配合系统管理员完成文档管理系统的配置和初始化工作，输入与项目文件相关的信息。

定义项目部用户和用户分布图，分配等级和保密性；建立项目文件索引目录；在项目运行过程中对用户提供帮助；向部门领导汇报项目有关的要求并制定相关计划，按照计划完成工作，保证服务质量；促进文件管理员（dcs）的专业技术发展；管理项目文件数据库的授权分配。对项目文件进行编号，确保项目文件的科学管理，；负责项目文件的最终归档。

第2篇：文控岗位职责

文控文员的工作职责

1.负责公司的行政文件、iso系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范文，制订和组织实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。4.外来文件的分发、核查与管理监控。5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。7.定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）。8.协助完成内部审核工作。9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

10.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。篇2：项目文控岗位职责文控岗位职责

1、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作；

2、负责本项目部内外技术文件、工程文件（包括图纸）、来函及“杂件”的拆封、收发、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；

3、管理各类资料和文件，每份文件资料均应登记造册，采取书面和计算机两种形式妥为保存；

4、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅； 5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；

6、汇总工程进度日、周、月报，按时报送epc、监理、项目部相关人员； 7、完成项目领导交办的其它工作。篇3：文控文员岗位职责说明 xx公司岗位职责说明 1

岗位名称：文控文员版本：

发布时间：2007-11-20 拟制：批准：

嘉田公司内部资料，未经授权严禁复制散播篇4：文控的职责文控的职责

目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。适用范围

适用于公司内所有文件和外来、外发文件。

参考文献

文件控制程序

记录控制程序定义

.受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制。

职责

.文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作。

内容

13.1工作职责：

负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。

负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。

开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司和员工服务。

受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。

定期对受控文件进行检查、评审,包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。协助完成内部审核工作。

负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它要求。14.2权力范围：

对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。要求相关部门或人员配合工作的权力。15.3责任范围：对工作质量负责。

如因工作失误，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。文控员培训/培养大纲： 1、熟悉文控职责； 2、掌握文控工作流程；

3、学习iso9001:2008和gb/t50430：2007标准； 4、学习二、三级管理文件编写方法；

5、掌握公司文件管理要求。篇5：项目部文控职责三化肥项目部文控职责一．文控职责制定的目的为了规范三化肥项目部的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护合理利用资料而为公司各项工作服务，增强资料的实用性和有效性；并对三化肥项目部文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，结合公司的实际，制定本职责确保各相关场所使用的文件均为有效版本，特制订本职责。

二．文控职责的适用范围

适用于三化肥项目部所有文件和外来、外发文件。三．文控的职责

（一）文控岗位的职责 1.负责部门文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护和统计等工作。2.负责文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。3.文件更改时，做好更改记录、会签、评审、分发、回收、销毁与作废。4.负责文件的保存、整理、保存期限的监控。5.定期对文件进行检查，检查其使用状态及是否按规定执行等。6.负责记录的归档、分类储存、按保存期限定期销毁。7.严格执行保密制度，做好文件资料的保密和守密工作。8.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。（二）文控负责人（dcs）的职责

在项目初期，配合系统管理员完成文档管理系统的配置和初始化工作，输入与项目文件相关的信息。

-收集项目用户清单；

-定义项目部用户和用户分布图，分配等级和保密性；建立项目文件索引目录；

-定义项目文件分发距阵并实时更新、维护；项目执行过程中，完善、优化工作流程；

-向部门领导汇报项目有关的要求并制定相关计划，按照计划完成工作，保证服务质量；

-定义文件管理员（dcs）的工作任务；制定项目文件控制计划并对进度进行监督；对文件状态一览表实时管理并定期发布文件状态报告；-负责项目文件的最终归档。

第3篇：文控岗位职责

文控文员的工作职责

生产资料的收集、工程图纸、技术文档、系统文件、iso负责公司的行政文件、1.整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。

负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、2.指导和检

查。

制订和组织实施公司关于负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范文，3.文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

外来文件的分发、核查与管理监控。4.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。5.6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。

。定期对文件进行检查、评审（使用状态、适宜性、是否按规定执行等）7.协助完成内部审核工作。8.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。9.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各 10.项工作

和员工服务。

开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。11.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。篇2：项目文控岗位职责 12.文控岗位职责、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作； 1（包括图纸）工程文件负责本项目部内外技术文件、2收发、的拆封、“杂件”来函及、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；

采取书面和计算机两种形式妥为每份文件资料均应登记造册，管理各类资料和文件，、3 保存；、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅； 4 5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；、监理、项目部相关人员；epc、汇总工程进度日、周、月报，按时报送 6、完成项目领导交办的其它工作。篇3：文控文员岗位职责说明 7 公司岗位职责说明 xx 1 岗位名称：文控文员 v1.0 版本：

2007-11-20 发布时间：

拟制：

批准：

嘉田公司内部资料，未经授权严禁复制散播篇4：文控的职责

文控的职责 1.0 目的对本公司文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全适用范围 2.0 过程进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

适用于公司内所有文件和外来、外发文件。

参考文献 3.0 文件控制程序 qp-4.2-01 记录控制程序 qp-4.2-02 定义 4.0 受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件 4.1.未经文件管理部门批准不得复制。

5.0 职责

文控专员：负责一切文件、资料的监督管理工作。5.1.内容 6.0 工作职责： 6.1 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指 6.1.1.导和检查。

制订和组织实施公司关于受控文件、资料工作的规章制度。6.1.2.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计 6.1.3.等工作。

外来文件的分发、核查，外发文件的监督管理。6.1.4.严格执行保密制度，做好文件资料保密工作。6.1.5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司 6.1.6.和员工服务。受控文件的评审、编号、分发的监督和实施。6.1.7.包括使用状态、适宜性、是否按规定执行等,定期对受控文件进行检查、评审 6.1.8.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。6.1.9.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。6.1.10.受控文件、资料记录的归档、分类储存，按保存期、限定期销毁等工作。6.1.11.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。6.1.12.协助完成内部审核工作。6.1.13.负责识别、收集、汇总、更新有关质量、环境、安全的适用的法律、法规及其它 6.1.14.要求。

权力范围： 6.2 对受控文件的编写、分发和使用状态有监督权和建议权。6.2.1.要求相关部门或人员配合工作的权力。6.2.2.责任范围： 6.3 对工作质量负责。6.3.1.如因工作失误，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任。6.3.2.培养大纲：/文控员培训、熟悉文控职责； 1、掌握文控工作流程； 2 标准；2007：gb/t50430和iso9001:2008、学习 3、学习二、三级管理文件编写方法； 4、掌握公司文件管理要求。篇5：项目部文控职责 5 三化肥项目部文控职责文控职责制定的目的一．为了规范三化肥项目部的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护合理利用

资料而为公司各项工作服务，增强资料的实用性和有效性；并对三化肥项目部文件的编制、

第4篇：文控文员岗位职责

文控文员岗位职责

1、文控文员岗位职责

1、协助人事部做好员工招聘、新员工入职、培训、负责员工考勤资料记录、员工离职办理、员工档案的维护等工作；

2、负责研发部各类技术文件（含外来文件）的分发、归档维护及管理；

3、负责ISO9001、ISO14001等体系运作流程文件管理。

2、文控文员岗位职责

1、负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3、负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。

4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6、开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

7、做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

3、文控文员岗位职责

1、体系文件的归档、控制、管理；

2、内部报表的制作；

3、质量数据的统计与分析；

4、品质培训资料的整理、管控；

5、上级交办的其他工作事项。

4、文控文员岗位职责

1、质量管理体系文件的发放、回收、登记、归档和整理；

2、品质周报月报的制作；

3、协助品质经理做好外部审核相关资料的准备工作；

4、部门行政事务的处理。

5、文控文员岗位职责

1、负责规划全公司文件资料工作，对各部门文件资料工作进行监督、检查；

2、负责受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施；

3、负责文控中心文件的保存、整理、保存期限的监控；

4、负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、分发回收等工作；

5、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密工作。

第5篇：项目文控岗位职责

文控岗位职责

1、负责项目部发文的打印、校对、送批、发送和存档工作； 2、负责本项目部内外技术文件、工程文件（包括图纸）、来函及“杂件”的拆封、收发、登记、送批、传阅、催办、存档、调阅和保管工作；

3、管理各类资料和文件，每份文件资料均应登记造册，采取书面和计算机两种形式妥为保存；

4、按要求对文件资料进行分类，建立信息查询系统，保证文件可方便查阅；

5、做好工程文件和相关信息的保密工作，严格执行文件借阅规定；

6、汇总工程进度日、周、月报，按时报送EPC、监理、项目部相关人员；

7、完成项目领导交办的其它工作。

第6篇：文控信息员岗位职责建设监理公司

文控信息员岗位职责

6.1 6.2 协助总监，负责项目监理组日常行政管理工作。

按照总监、总监代表、副总监及专业监理师管理工作要求和程序，作好与业主、承包商、当地政府等有关部门的联系、联络工作。6.3 协助监理组各专业监理工程师的工作，重点负责文控和信息管理工作，对施工承包商文控和信息管理工作进行检查和指导。6.4 负责或协助进度控制专业监理工程师审查施工承包商上报的总体施工计划和季度、月度施工计划，提出审查意见，报总监理工程师审核和业主项目部批准。6.5 及时收集各施工承包商有关资料，审核各专业监理工程师上报的监理日报、周报和月报，编制监理组的综合监理日报、周报和月报，按规定时间上报甲方和监理公司。6.6 负责监理组与政府监督、业主、工程承包商等有关单位文件资料的接收、传发及监理组各种资料的编目、编码、整理、保管和归档。6.7 负责监理组计算机系统及电话传真系统的管理，保证信息传递系统的有效运行。6.8 负责项目监理组办公设施、检测设施的领用、配备与发放，确保项目监理组日常业务工作的顺利进行。6.9 协助或代表总监、副总监参与、协调、解决工程中出现的各种问题。

6.10 协助或代表总监、副总监监督、检查监理人员履行职责和遵守监理人员守则情况，职业健康和人身安全情况，对监理人员工作质量情况向总监汇报。6.11 协助解决监理人员生活（驻外）、车辆使用、健康医药、劳动保护、标准图书资料借阅等方面的问题，确保项目监理组全体人员顺利开展监理工作。6.12 参加编写监理工作总结、验收施工竣工资料、编制监理竣工资料。

第7篇：公司文控中心职责

*公司文控中心管理办法

第一章总则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责： 1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6．发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8．组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集： 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。

2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。

2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2．1 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；档案：A；合同：B。

2．2 部门拼音缩写：物控：WK；生管：SG；仓储：CC；品管：PG；研发：YF；技术：JS；客服：KF；采购：CG；生产：SH；市场：SC；销售：XS ；设备：SB；财务：CW；OEM：WB；后总：HZ；总经办：ZJ；人力资源：RL；制造中心：ZZ；营销中心：YX；研发技术中心：YJ；财务中心：CW；广州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2．4 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员。9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；

3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1．总监级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2．公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3．案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4．借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

5．借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6．外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7．公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3)提供文献索引资料。

8．出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第四章文件资料的鉴定和销毁 1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》（附件2）交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。第五章附则

1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。

2．本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

备注资料:

1、对于文件更改频繁的，应当统计分析改进更改的原因，提高文件质量。以及文件发放需要量的控制等。这是结合利用文件发放渠道来控制文件质量的措施，同时也是减少文件发放工作量的根本措施。譬如，设计部门，在试制阶段，更改频繁。开始规定必须接到文件才能正式更改。正式文件发放过程很长，影响生产。后来，发现，大量的更改内容没有必要通过原来设计批准者的批准，于是，规定一种临时更改的文件，由设计人员通过组长批准，可以直接发到有关部门。让工艺、生产部门开始工作，等到正式文件批准后再按照文件验收。这样就大大方便了采购、工艺、检验等部门的同步平行工作。到一定时候，合并这些临时文件，这样从文件更改次数上大大减少了。也节约了文件的纸张和人工费用。

实际上记录有两种型式,一种是记录表格，在记录表格中规定了格式和要求，是工作指导文件；另一种型式是使用记l录表格，在记录表格中录入了数据，形成证据的文件。

ISO9001 4.2.3 “记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制”。但4.2.4明确了记录的标识、贮存、保护、检索、保留和处置所需的控制，也就是对录入数据形成证据的记录的控制要求，通常不需要控制记录的版本；4.2.3和4.2.4都没有明确对记录表格的控制要求，所以依据ISO9001标准记录表格的版本不需要控制。实际工作和质量管理都会认为记录表格作为文件应该按4.2.3的要求进行控制。结论ISO9001对记录表格的控制没有明确，我的建议是修改标准：4.2.3第一段...记录是一种特殊的文件，其记录表格应按本条款要求控制，录入数据的记录应依据4.2.4的要求进行控制。记录的定义也应修改。

文件控制程序 1.目的：

对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而保证管理体系的有效运行。2.范围：

本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料（包括外来文件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。3.职责：

3.1总裁负责管理文件的批准。3.2管理者代表负责管理文件的审核。

3.3办公室负责文件的管理和控制，包括外来文件的管理和控制。3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。4.程序：

4.1文件的编写、审批。

4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。a)管理体系文件由总裁批准。

b)行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，办公室主任审核，总裁批准。

c)作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制，经部门领导人审核后，由主管领导批准。4.2文件的编号

所有文件都应有唯一的编号，以便区别、归档、保存。具体编号方法： a）管理手册的编号方法

**** 年代号

管理手册代号（MM—Management Manual：管理手册）

公司代号（）b）程序文件的编号方法

** 顺序号

程序文件代号（PF—Procedure File：程序文件）

公司代号（）c）作业文件的编号方法

*** 顺序号

作业文件代号（OF—Operantion File）公司代号（）d）记录文件的编号方法

** 顺序号

程序文件顺序号

记录代号（RF—Record File：记录文件）e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。4.3文件的发布

4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。

4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。4.4文件的标识

4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。

4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。

4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。

4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。

4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签，标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。4.5文件的使用的实施

4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。

4.5.2受控文件不可转抄、外传，管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。4.5.3工作场所如发现过期或作废文件，应交办公室处理，过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。

4.5.4文件要完好保存，如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁，不可乱涂乱画。

4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单，控制本部门文件使用情况。

4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查，以监督文件的完好保存及贯彻实施，并做好《文件检查记录表》(QR0503)4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强，可申请更改，更改程序按本程序4.6条执行。

4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄，并妥善保管。4.6文件的更改 4.6.1文件更改程序

4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504)，经审批后交原发放部门执行更改。

4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行，若指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504)，经管理者代表审核，总裁批准后，办公室统一发放。4.6.2文件更改方式 4.6.2.1笔误可用划改。

4.6.2.2文件只改动某页内容时，可用换页方式。4.6.2.3文件内容多处或多次改动，可用改版方式。

4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存，以控制文件修改状态。

4.6.4《文件更改申请单》(QR0504)应注册更改性质：笔误、更改、删除、新增。4.7作废文件处置

4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围／签收表》范围发放，并从原使用场所收回失效文件。

4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)，经管理者代表审批后销毁。4.7.3因需要保留作废文件，由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批，办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。

4.7.4电子媒体文件作废处置程序

4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。4.7.4.2经管理者代表审核，总裁批准。4.7.4.3由电脑操作员进行清除。

4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》，经总裁批准后自行销毁。4.8文件的归档

4.8.1文件经批准发布后，经批准人签署的原件及打印件，由办公室归档并登记。

4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查，再登记归档。需贯彻执行的外来文件，经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。4.9文件和资料的借阅

4.9.1部门经理及以下人员借阅文件，应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507)，在公司内阅览由管理者代表审批，借出公司外由总裁审批，并登记。

4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅，并作好登记。4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批，并作好登记。4.9.4外来文件的管理控制：标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制，并作好登记。4.10行政文件由办公室，管理体系文件由质管部，技术文件由技术部按本程序控制。5.相关文件：

SYPF02

《记录控制程序》 6.记录：

QR0501《文件发放范围／签收表》 QR0502《文件清单》 QR0503《文件检查记录表》 QR0504《文件更改申请单》

QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》

QR0506《文件和资料归档登记卡》 QR0507《文件和资料借阅登记卡》 QR0508《文件和资料编号登记卡》

QR0509《文件和资料修改状态控制清单》