公司内部公文写作与管理文案_介绍公司内部文案
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公司内部公文写作与管理文案
XXXXXXXXXX有限公司文件
总经办?2013?1号签发人：总经理名字公文写作与管理
一、目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
二、适用范围
公司各部门
三、文件种类
普通文件
普通文件一般指不涉及密级或没有紧急时间限制的文件。
密级文件
1）分类：绝密、机密、秘密。? 绝密文件指内容涉及公司核心秘密，一
旦泄露会使公司的利益遭受重大损害的文件。如公司及各部门生产发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料。? 机密文件指内容涉及公司重要秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受严重损害的文件。如公司发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、重要计划报告、重要会议记录、公司经营情况、给政府部门的各类请示及批复等文件资料。
? 秘密文件指内容涉及公司一般秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受一定损害的文件。公司人事档案、合同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息、策划
方案等。
2）制文：凡涉及秘密事项的文件要准确划定秘密等级，文件的密级由制发部门根据内容涉及公司秘密的程度来划定。
3）管理：公司及各部门的文件资料管理及保密工作由公司总
经办及各部门归口管理。秘密文件
必须有严格的审批、印发、借阅登记等管理制度，指定专人进行管理。
4）发文：秘密文件一律由文件发出人或部门办公室打印，装
订，要严格按照核定的份数印制, 要及时删除或妥善保管电
脑里的秘密文件，草纸、废纸、多余的等要当即撕毁待销，办公室工作人员应严守机密。
5）借阅：若需查阅密级文件必须在办公室阅办, 不得带回家
中,不准携带出入公共场所。如借用密级文件资料，需经相
关负责人同意批准：
? 绝密文件：公司副总经理级人员可以查阅A密文
件，如需借用,报总经理批准； 副总经理以下人员确需
查阅A密文件，须经公司总经理签批后方可借阅。
? 机密文件：部门主管级人员可以
查阅本部门B密
文件，如需借用，需部门经理批准；部门主管以下人员
确需查阅、借用本部门B级文件，须经部门经理批准；
跨部门查阅B级文件，须经主管副总经理批准。
? 秘密文件：部门主管以下人员需查阅C密文件，须经部门主管批准。
备注：公司已经界定密级的文件、资料任何人不得对外泄漏。员工离职时，应交回相关文件与资料； 员工离职后，亦不得泄露本公司的商业秘密，否则依法追究责任。
紧急文件
根据紧急程度，文件可分：特急文件、加急文件、紧急
文件、普通文件。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。
? 特急文件，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的文件。办结时限为4个小时内，不分工作日或休息日。
? 加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的文件。办结时限为1天内，不分工作日或休息日。
? 紧急文件，是指涉及重要工作需要短时间内形成、运转和办理的文件。办结时限为3天，不分工作日或休息日。
四、文体类别
计划类：包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、业务计划等。
总结类：包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实
情况总结、培训情况总结等。
通告类：包括各类通知、通报、表彰、公示等。
制度类：包括管理制度、规范、明细、标准参照、方案等。
会议纪要：适用于记录、传达会
议情况和议定事项。
请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
批复：适用于答复下级单位请示事项。
工作函：适用于平级部门或无隶属关系的部门之间商洽或联系
工作、询问和答复问题。
五、文件写作结构与格式
页面设置
1、页面设置
上下页边距为：2.5cm；左右页边距为：2.5cm。
2、页码设置
1)单面打印，页码位于页面底端居于右下角。
2)双面打印，页码位于页面底端居中间。
眉首
眉首又称文头，红色反线以上部分，由密级、紧急程度、文件类别、发文字号、签发人组成。
１、密级：四号黑体，右上角。
如：公司A密
２、紧急程度：四号黑体，右上角居于密级下方。３、版头：
“公司名+文体 ”
格式：28号华文中宋，红色，加粗，居中。
４、文号
发文部门/办公室++编码
格式：四号仿宋，位于版头的左下边。
如：总经办1号、财务23号
５、签发人
格式：“签发人”采用四号仿宋，签发人姓名采用四号楷体，位于版头的右下边，与文号保持同一行。
主体
主体部分为红反线以下部分，包括标题、主送部门、正文、附件、落款、成文时间、印章等。
主体部分段落行距统一为22磅，采用的字体分为： １、标题：居中，二号华文中宋。
２、主送部门：左侧顶格，四号仿宋字体。
３、正文：首行空两格，四仿宋字体。
４、附件：四仿宋字体。
５、落款：四仿宋字体。
６、成文时间：用汉字，四号仿宋字体，如“二○一三年
八月三日”。
７、印章：文件除了会议纪要和以电子版形式发文外，均
要盖相应的印章。
版记
版记包括主题词、呈送、报送、抄送。字体采用四号黑体。１、主题词：一般由关键词、文件类型组成。
例如：公司销售部会议纪要
主题词：销售、纪要
２、呈送对象：一般指高层管理，即总经理、副总经理等。３、报送对象：一般指文件涉及的公司各部门。４、抄送对象：一般指公司总经理办公室。
六、文件管理
发文管理
1、发文部门将文件送至其他部门，或通知其他部门领取
文件，都需做收文登记。
2、密级文件资料必须根据批示传阅范围由公司机要文书
专人传送；密级文件要在当天内阅读，阅读之后交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。
3、发文部门要负责催办，做到紧急文件、重要文件跟踪
催办，一般公文要定期催办。
4、各部门发文登记表可参考附件，也可自行制定。
收文管理
1、公司及各部门收到文件后，应及时做登记。
2、凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收
随送，尽快送到有关领导和部门；
其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过3天传阅完成；要做到急文急办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、公司及各部门需当日批复紧急文件或重要文件，其他
一般文件需在3个工作日内批复。如不能及时对紧急文件或重要文件作出批复，应及时向发文部门说明原因。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应当及时退回发文部门并说明理由。
4、各部门收文登记表可参考附件，也可自行制定。
借阅管理
1、借阅非机密文件，可以不经领导审批，而由各部门经
理掌握。但必须办理借阅登记。
2、借阅密级文件，必须由各部门经理同意，并报副总经
理或以上的领导审批后，方可借阅。
3、涉及公司核心机密文件，必须由总经理批准，才能借
阅。
4、借阅文件时，文秘人员和借阅人应当面查清文件类别、份数，然后在文件借阅登记表上登记签字。文件退还时，根据借阅登记表检查、核对，无误后予以销帐。
5、对借阅的文件在限定的时间内还未归还者应及时催
退，以防文件散失或影响他人借阅。
6、各部门文件借阅登记表可参考附件，也可自行制定。
存档管理
１、公司级发布的文件由总经理办公室存档。
２、部门级发布的文件由各部门自行存档。
３、部门联合发布的文件由总经理办公室存档。
七、常用表格参考模板
１、发文登记表
２、收文登记表
３、文件借阅登记表
４、文件处理呈批表
八、常用文体参考模板
１、通知
２、请示
３、会议纪要
４、工作函
５、工作报告
６、方案
九、附则
本制度属于暂行规范管理制度，在实际使用过程中将会有所修改，同时，鼓励并支持各部门提出建议或意见。
xxx公司
总经理办公室
二○一三年八月一日
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