公司文件共享平台及电子信息加密改进方案_公司文件加密方案
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公司文件共享平台及电子信息保密改进方案
公司现有文件共享平台是建立在一台文件服务器上的，其利用服务器上Windows系统自带文件共享和NTFS权限管理功能机制，可以实现基本的文件管理和权限分配功能，具有投资维护成本低、稳定性高的优点。不过随着公司的茁壮成长和业务量的不断增加，现有文件共享平台的功能局限性逐渐开始凸显出来，比如界面显得过于凌乱不便于查找文件、不能通过外网访问共享文件、无法彻底满足公司信息保密安全需要等。
在权限管理方面，Windows可以将文件设置为完全控制、只读、限制用户访问权限，但无法控制用户本地保存、截屏、外发等操作，对公司信息安全的保护非常有限。针对公司目前的信息平台状况，我提出了两套改进方案，供公司领导参考。
方案一：利用公司现有的软硬件资源，完善公司保密制度，严格设置公司共享平台的访问权限：
具体措施：
1：将各个部门的文件分文件夹存储，部门的文件夹只有本部门人员有修改权限，其他部门只拥有只读权限。个人文件夹不得存放公司机密文件，对于原先存放在个人文件夹中的机密文件则须上报至所在部门部长，待部长将文件详单整理完成后通知管理部信息管理专员执行文件转移和加密操作，并作相应记录。
2：机密文件存放于所属部门的文件夹内，只为各部门的正副部长及正副总经理设置访问权限，一般员工如因工作需要访问文件的，需通过正副部长才可以查阅，禁止拷贝机密文件。如因工作原因需要打印，则须经所在部门部长同意，重要机密文件还须经正副总经理审批，并作相应记录，打印文件使用完毕后应在部长的监督下作销毁处理。
3：进一步健全公司的保密制度，加入电子档案的保密规定，在保密制度中加入奖惩细则。
4：软硬件加密相结合：
1、为所有笔记本电脑设置开机密码，防止无关用户登录操作系统；
2、对于USB存储介质可能遗失造成泄密的问题，公司可以为重要岗位统一购买带密码保护功能的优盘，一旦优盘遗失也能起到防止泄密的作用；
3、为所有配备笔记本电脑的员工安装防窥屏，以防在外办公时屏幕上显示的信息被外人窃取。
方案二：采购部署一套适合我公司的企业文件管理系统：
出于长远考虑，建议公司投资部署一款适合我们公司的企业文件管理系统。据了解，不少企业已经部署了企业文件管理系统，该系统操作界面类似于windows资源管理器，简单易上手。通过使用该系统，公司职员可以通过Web浏览器登录前台系统直接对信息进行快速查找、阅读和编辑，实现文件上传、下载、文件剪切、复制、删除等常用操作，有效解决公司文件查找不方便、甚至丢失等一系列问题，有利于提高工作效率。
在文件保密性方面，主流企业文件管理系统可按公司、部门、工作组、用户名设置访问
或修改权限，只有拥有权限的用户才可以查看使用，一些文件管理系统还具备限制用户拷贝、粘贴、打印和截屏的功能，将文件外发或者脱离控制环境后即刻失效。严格的权限控制最大限度避免了公司电子信息外泄的可能性。
可以通过外网访问公司共享文件，也是企业文件管理系统的一大优势，员工在家中可以通过网络，使用自己的账号登录前台系统，和在公司内网一样访问共享文件。待系统运行稳定成熟后，企业文件系统还可以与第三方OA软件（比如用友）进行整合，用户无需二次登录即可进入系统。
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