山东智祥律师事务所档案管理制度_律所档案管理制度
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山 东 智 祥 律 师 事 务 所
档 案 管 理 制 度
与案件无关的材料不得入卷。
第八条 对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规定、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分另保管。
第九条 律师业务档案应按照案卷封面，卷内目录，案卷材料，备考表、卷底的顺序排列。案卷内档、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序为：
1、刑事卷
（1）律师事务所批办单；
（2）收费凭证；
（3）委托书或指定书；
（4）阅卷笔录；
（5）会见被告人、委托人、证人笔录；
（6）调查材料；
（7）承办人提出的辩护或代理意见；
（8）集体讨论记录；
（9）起诉书、上诉书；
（10）辩护词或代理词；
（11）出庭通知书；
（12）裁定书、判决书；
（13）上诉书、抗诉书；
（14）办案小结；
（15）风险告知书；
（16）办案监督卡；
（17）备考表。
2、民事代理卷
（1）律师事务所批办单；
（2）收费凭证；
（3）委托书（委托代理协议、授权委托书）；
（4）起诉书、上诉书或答辩书；
（5）阅卷笔录；
（6）会见当事人谈话笔录；
（7）调查材料（证人证言、书证）；
（8）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁决书；
（9）承办律师代理意见；
（10）集体讨论记录；
（11）代理词；
（12）出庭通知书；
（13）庭审笔录；
（14）判决书、裁定书、调解书、上诉书；
（15）办案小结；
（16）风险告知书；
（17）办案监督卡；
（18）备考表。
3、法律顾问卷
（1）聘方的申请书、聘书或续聘书；
（2）聘请法律顾问协议；
（3）聘方基本情况介绍材料；
（4）收费凭证；
（5）办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；
（6）协议存续、中止、终止的情况；
（7）工作小结；
(8)质量跟踪卡。
4、其他非诉讼律师事务卷
（1）委托书；
（2）收费凭证；
（3）与委托人谈话笔录；
（4）委托人提供的证据材料；
（5）调查材料；
（6）律师出具的法律意见，或草拟的法律文书，具体法律事务活动的记录等。
（7）工作小结;
(8)质量跟踪卡。
第十条 行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。
涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。
第十一条 终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。
第十二条 律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。
第十三条 立卷人用钢笔或毛笔逐页填写案卷封面；填写目录，内容要整齐，字迹要工整。
第十四条 承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以请法律顾问合同的签认与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。
第十五条 律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成文附后。卷面16开，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折驿齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。
第十六条 案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章或签字。
第十七条 律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，经律师事务所主任或指定的审批人审阅盖章后，移交档案管理人员。
第十八条 档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷
规定要求的，一律退回立卷人重新整理。
第十九条 涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。
第二十条 随卷归档的录音带、录相带等声像档案应在每盘磁带注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。
第二十一条 借阅档案应经所主任批准并履行登记手续。法院、检察院、公安、司法行政机关查阅档案的，应出示正式函件，经主任同意，并履行登记手续。
第二十二条 对于归档工作表现突出的，要通报表杨，并进行物质奖励（奖励方法另行制订）。对于结案后，未在三个月内归档的或归档的案卷经检查不合格的给予批评教育，连续三次不改正的，通报市司法局，暂缓其年检注册。
第二十三条 本制度自公布之日起施行。
山东智祥律师事务所
2013年9月13日
