集团公司行政事务管理制度_公司行政事务管理制度

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公司行政事务管理制度

为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面，根据《公司行政办公制度》等相关规定，特制订本管理制度。

第一章公文收发传阅管理制度

根据集团《行政办公制度》相关规定并结合集团实际情况，对集团公司公文收发传阅管理制度规定如下：

一、公文撰写

（一）公文草拟。根据工作需要和集团领导指示初步拟定文稿。公司发文由总裁办公室草拟，涉及集团各部门、子公司职责，需要由公司统一行文的，由各部门、子公司草拟文稿。

（二）公文审核。指对草拟文稿的审核，由总裁办公室负责。审核的主要内容是：看是否的确需要由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需要公司统一行文的公文，各部门、子公司自行发文。

（三）公文复核。指公文正式印刷前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件资料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（四）公文签发。将经审核的文稿上报集团领导签字，批准发文。公司级公文由集团总裁、董事长（或授权人）签发，各部门、子公司或某特定业务范围的行文，由各部门、子公司负责人签发。

（五）公文的印刷、用印。经审核无误后的公文即可印刷和装订。如需加盖公章的按《公司印章管理制度》执行。

二、公文发放

指将公文发放到公司高管、相关部门或子公司。确定发文后，总裁办公室文档秘书要在《昂展集团发文登记表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门或子公司等。对内发放文件须有部门或子公司相关人员签收。公司级文件发放时只发到公司高管、相关部门或子公司负责人处，各部门及子公司内部的传达由各部门及子公司自行管理。各部门、子公司收到文件后要签字确认。

三、公文传阅

接收的文件需由多部门阅看时，经总裁办公室主任、总裁、董事长（或授权人）在《会签文件》上审批后，原文件附《会签文件》交由公司高管、各部门或子公司负责人阅看，阅看人员提出相关意见后签字确认。

四、公文归档

公司发文由总裁办公室及时归档，填写《文件归档登记表》。各部门或子公司自行发放的文件，如有必要应及时报送总裁办公室备案归档。

第二章办公用品管理制度

为进一步开源节流，规范办公用品管理，特作如下规定：

一、职责和范围

（一）本制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，本制度规定了办公用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。

（二）办公用品的采购、保管及发放归口总裁办公室管理，各部门人员均需到公司前台秘书处的领取、使用并自行保管。

二、办公用品计划、采购、保管及发放办法

（一）总裁办行政主管及前台秘书根据日常办公用品的实际消耗及需求情况，及时进行采购补充。

（二）如相关部门因工作需要另行购置办公用品，需提出书面申请，经部门负责人、总裁、董事长（或授权人）审批后统一提交总裁办公室。

（三）总裁办公室经办人员根据所批复的申请，制定采购计划及预算，报经总裁办公室主任审核，总裁、董事长（或授权人）批准后进行采购发放。

（四）公司新到工作人员的办公用品，总裁办公室根据人力资源中心或所在部门负责人提供得名单和用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。

（五）总裁办公室经办人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，并要建立相关台帐。

第三章办公设备（软件）更新、维护及使用管理制度

为了保证公司办公设备（软件）的正常使用，发挥办公设备和办公软件的最大功效，特制订本管理制度。

一、职责和范围

（一）公司办公设备包括：电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移动存储设备、录音笔、会议室彩电、音响、投影仪等。办公软件是指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。

（二）电脑、复印机、打印机、传真机、照相机、摄像机、会议室彩电、音响、投影仪等设备，均由总裁办公室通知定点维修单位的技术人员前来检查、维修、保养。

二、更新、维修及维护保养

（一）办公设备的更新是指办公设备的升级或更换、移动存储设备的采购、各类耗材的补给、特殊配套设备的购置。办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修。办公软件的更新是指由于工作需要而要购置或升级的各类应用软件。

（二）需要进行办公设备更新时，由各部门使用人填写《办公设备（更新（或维修）申请单》，经部门负责人审核、总裁、董事长（或授权人）批准，由总裁办公室负责采购。总裁办公室按照《行政办公用品（设备）招标管理制度》进行相关考察、报价工作，经总裁办主任、总裁、董事长（或授权人）审批后采购、发放。

（三）总裁办公室设备采购经办人要妥善保管办公设备保修、维

修、使用说明书等资料。

三、办公设备使用管理规定

（一）电脑及外设使用时要注意防尘、防磁、防静电、防水、防腐等。

（二）移动存储设备包括移动硬盘和U盘。移动硬盘使用时须注意，在硬盘高速运转时严禁硬盘受到外力碰撞，严禁挪动硬盘。移动硬盘和U盘在断开与电脑的连接时，一定按照电脑提示进行相关操作。严禁强行拨出。

（三）会议室投影设备的使用由总裁办公室设专人负责，其他人员未经允许及培训严禁使用该设备。每次关闭投影仪的时候都需等待投影仪的lamp灯完全熄灭后，才能关闭电源。

（四）日常文档及数据由各部门自行备份。总裁办公室提供杀毒软件，日常杀毒工作由各部门自行处理。

（五）各类办公设备严禁外借、外用。严禁上班时间在电脑上玩游戏、处理与工作无关的文件、看DVD盘；严禁利用电脑从事不健康活动或不符合国家政策法规的活动；严禁利用网络传播淫秽及危及国家安全的信息。

第四章车辆管理制度

为加强车辆管理，协调公车的使用，对公司车辆的使用、保养、维修，特作如下规定：

一、总裁办公室主任统一负责公司办公车辆、司机的管理及交通

安全教育；公司所有的车辆及司机出车由总裁办公室主任安排行政主管专项统一安排、调度。

二、公务车辆要定人、定车、定期保养，使车辆经常保持良好的运行状态，单位因公要车要随叫随到，保证准时出车，不得延误工作。

三、司机出车统一由总裁办公室主任或授权行政主管批准，凡私自用车要追究责任，所造成一切车辆人身事故由责任人负责，单位概不负责。

四、司机要建立行车记录，车辆维修保养记录，内容包括：车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期、大中小维修日期、车辆损坏程度及原因、零件更换情况、维修费用等。

五、为降低维修费用，单位车辆实行定点维修，车辆送修需开具修车单，一式两份，证明修理内容，单位与修理厂凭修车单结算。外出遇急需修理时，可先与修理厂联系修理，回公司后及时补办修车单。

2011年4月12日