纽宾凯集团人事档案管理制度_集团人事档案管理制度

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纽宾凯国际集团有限公司编号(No.)：NBG/HRM/2011/13 New Beacon International Group Co.,Ltd.日期(Date)：29/04/2011

人力资源管理中心（HRM）页次(Page)：1/5

主送（To）：（常务）副总经理、高级顾问、公司各部门、房务事业部及各酒店、餐饮事业部及各餐饮店、康乐事业部及各店、房地产事业部及各公司、物业公司、装饰公司、运通公司

抄报：（Copy To）:公司董事长、副董事长、总经理、执行总经理

主题（Re）：公司人事档案管理制度

为规范集团人事档案管理，完善各类人事档案资料，明确档案管理流程和权限，同时为人员的任用、评估提供有效的参考依据，特制定本管理制度。

一、适用范围：

适用于集团所有员工档案的管理。

二、档案管理权限：

1、集团总经理、副总经理、董事、外部董事、外聘顾问等档案由董事会秘书处统一管理；

2、集团副总监级以上高层管理人员（含各事业部、经营实体）档案由集团人力资源管理中心统一管理；

3、集团公司各级人员档案由人力资源管理中心管理；

4、各经营实体经理级管理人员档案由对口事业部人力资源部统一管理；

5、各事业部、经营实体人力资源部负责人档案由集团人力资源管理中心统一管理，人力资源系统非部门负责人档案由人力资源部负责人直接管理；

6、其余人员档案由所属公司人力资源部管理。

三、档案管理规范：

1、档案资料分类

新员工自办理报到手续之日起一个月内，各级人事部门应为其建立公司人事档案，使用公司统一人事档案袋。对于入职时个别必备档案资料存在缺失的情况，人事部门需及时发放《人事资料缺档通告书》（附件2），明确需要补充的资料名称和交纳时间，最长在入职起一个月内将所有必备档案资料补充完整。

人事档案资料包括：

（1）员工档案目录

（2）员工基本资料：

①所有岗位必备资料：照片、个人简历、职位申请审批表、背景调查表、学历证书复印件、身份证复印件、原单位离职证明或解除（或终止）劳动关系证明、员工登记表等。

②部分岗位必备资料：学位证书复印件、职称证书复印件、其他技术或职业资格证书复印件、笔试试卷、户口簿复印件（针对经理级以上人员，以及财务、收银、采购、保安经理等岗位人员）、体检表或健康证明（针对餐饮、房务、康乐事业部等部分一线岗位人员）、毕业生就业推荐表（针对应届毕业生）。

（3）人事协议类资料：劳动合同、聘用合同、保密协议、承诺书、经济担保书、实习协议、就业协议等。

（4）考核评估资料：转正审批表、合同续签审批表、绩效考核评估表、职务评议、工作总结等。

（5）培训培养及职业发展资料：员工接受培训培养记录表（附件3）、员工职业发展规划及相应的评估资料、培训审批表、培训协议、毕（结）业证书、培训证明文件、考试试卷、培训总结、培训培养考评结果等。

（6）人事变动资料：员工职位薪资变动记录表（附件4）、相关报告、任命文件等。

（7）奖惩资料：员工奖惩记录表（附件5）、奖惩通报文件等。

（8）离职资料：离职报告、离职审批表、离职交接清单、终止或解除劳动合同决定、终止或解除劳动合同通知书、离职确认书等。

（9）其它参考资料：员工其它相关资料。

2、档案装订要求

为规范档案管理、便于查阅，员工的人事档案必须在入职后一个月内装订完毕。在装订时，档案资料顺序参照本制度第三条第1款中资料类别进行分类，并按各资料类别顺序进行排列，同一类别中的各类资料可按时间顺序排列。资料顺序排列好后需在《员工档案目录》（附件1）中按顺序列明资料明细，并用装订夹装订成册。

如有新资料归入档案，先根据资料类别在《员工档案目录》中相应的资料类别下写明资料名称，再将资料按顺序装订入原档案中，以确保档案袋中无零散的资料，所有的资料都应装订成一册。

3、档案编号：

由部门汉语拼音的缩写+三位数组成，按入职时间编号，以部门为单位存放。档案编号应录入电子台帐，以便查询。

4、档案资料的查阅和借用

（1）人力资源部需指定人员负责档案管理工作，建立相应的档案查阅和借用台帐。

（2）原则上未经允许下级员工不得借阅上级员工档案，员工个人不得查阅或借用其本人档案。

查阅和借用人事档案需填写《档案查阅（借用）登记表》（附件6），查阅档案需经人力资源部负责人同意后方可查阅，查阅档案资料时只能在档案室或指定的区域内进行，严禁将档案资料带出档案室或指定查阅区域。借用档案需经人力资源部负责人审批同意，借用时间不得超过五天。

（3）除公司领导外，各部门只允许查阅或借用本部门员工档案，如需查阅或借用非本部门员工档案，需经人力资源部负责人审批同意。

5、档案的转移

（1）因工作需要员工在不同公司之间调动后，人力资源部工作人员需及时办理档案转移手续，档案转移前需进行档案资料清点、密封并加盖骑缝单，原则上不由其本人携带，如有必要可使用特快专递，以免档案丢失，保证档案资料安全到达。转移时须填写《档案转移单》（附件7），由转出方和接收方认真核对档案资料，双方签字确认，转出方须及时回收保存《档案转移单》回执联。

（2）短期外派人员的人事档案原件仍由调出公司管理，员工办理完调动手续后，调出公司需及时将电子档案转递至调入公司，并按调入公司要求提供相应的档案资料复印件。

调入公司应为每个短期外派员工建立临时档案，档案中需保存外派人员的基本资料，并及时将员工在调入公司的日常奖惩、考核、升降、调动相关资料存入档案，在相应表单上进行记录。待外派人员返回其原调出公司时，其在调入公司的档案资料由调入公司人力资源部工作人员按前款规定办理转移手续。

（3）员工离职后，人力资源部工作人员需将其辞职报告、离职审批表、解除或终止劳动合同决定、离职确认书、失业保险金审批表等相关资料归入其人事档案中，并将档案转入离职档案，按离职档案编号重新编号。

（4）对已失效确需销毁的档案材料应及时抽取，并作好登记，另行保管。对于失效的材料需销毁的，需经人力资源部负责人审核，销毁档案需有两人以上在场方可进行。

（5）对于已结清手续的离职员工档案，自手续结清之日起，至少需保存两年以上后方

可销毁。手续未结清的离职员工档案不得销毁。

6、其它管理要求

为保证档案资料的准确性和时效性，及时了解员工相关资料，各事业部、经营实体人力资源部可根据需要每两年进行一次员工重新登记，组织填写《员工登记表》并及时存档。

四、临时用工档案管理：

各经营实体引进的季节性实习生、临时用工，需在入职时为其建立临时用工档案，档案资料包括：身份证复印件、学生证复印件、实习协议、劳务协议、离职报告、实习鉴定等。临时用工结束用工后，可将其档案转至离职档案中，手续结清半年后可以销毁。

五、档案管理工作职责：

1、档案管理完整性要求

（1）人力资源部工作人员应每月整理一次档案，将变动资料归档，及时在《员工档案目录》或其它台帐中注明，严禁将员工档案资料以堆放的方式放置在档案袋外，所有档案材料应归置妥当，不得随意放置。

（2）每季度调出公司人力资源部工作人员应与调入公司核对一次外派人员档案资料，如缺少相关资料应及时按要求补齐。

（3）人力资源部工作人员对查阅或借用的人事档案必须及时办理登记手续，登记簿内容填写完整，登记簿妥善保存以备查。

（4）人力资源部工作人员应告知查阅和借用档案的人员对查阅和借用的档案材料不得任意涂改、拆散、增添、圈画和污损。

（5）收回档案材料时，人力资源部工作人员必须当面认真检查档案材料是否完好齐全，防止档案资料的流失。

（6）人力资源部工作人员发生岗位变动时，应办理详细的档案交接手续，并记录存档。

2、档案管理保密性及安全性要求

（1）员工公司档案应必须摆放在可以加锁的档案柜内，每日下班前必须上锁，关闭所有电源。档案室或档案柜应保持干燥、通风，严禁在档案室及档案柜周围吸烟，放置易燃易爆物品、其它杂物等影响档案安全的物品。

（2）人力资源部工作人员应保证所管档案的保密性，对未办手续或手续不全者不予提供档案的查询和借用服务。人力资源部工作人员不得泄露或公布员工人事档案的内容，违者予以严肃处理，直至辞退。

（3）人力资源部工作人员应告知查阅和借用档案的人员对查阅和借用的档案内容不得

向他人透露，不得擅自摘抄、复制，否则以泄密论处。

（4）严禁任何个人私自保存他人档案。档案材料严禁私自涂改、抽取或伪造，不得擅自处理或销毁档案材料，对伪造、涂改、私自销毁档案材料和利用档案材料营私舞弊等违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和公司有关规定的，视其情节轻重，予以严肃处理，直至辞退。

（5）人力资源部工作人员在不泄露员工个人秘密的情况下可接受电话查询，如涉及保密内容，应事先向上级主管领导请示后，方可回复。

本管理制度自二〇一一年五月一日起实施，与原有制度不符的，以本规定为准，由集团人力资源管理中心负责解释。

附件：

1、《员工档案目录》

2、《人事资料缺档通告书》

3、《员工接受培训培养记录表》

4、《员工职位薪资变动记录表》

5、《员工奖惩记录表》

6、《档案查阅（借用）登记表》

7、《档案转移单》