公司接待工作制度_公司接待工作管理制度

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公司接待工作制度

第一条为了树立良好的公司形象，本着“热情周到，厉行节约，对口接待，严格标准，统一管理”的原则，切实做好公司的各项接待工作，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司在日常工作中发生的为开展各类经营业务和其他各项活动需要而产生的各类接待工作。

第三条接待事务实行“对口接待，统一安排”。综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待方案，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。

公司各部门在接到来访预约后，应书面资料报综合部备案，但日常工作除外；需公司领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。综合部负责公司接待标准的审核与控制。月末将接待费用之出情况汇总上报公司总经理。

第四条接待工作的相应准备应做到：

1、综合部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时应了解来宾基本情况：包括其职务、来访具体时间、人数、停留时间、目的和要求等，并拟定接待方案，报分管领导确认，总经理批准。

2、根据接待方案通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、综合部根据接待方案提前预定好酒店及下榻宾馆。

4、因特殊会议需综合部安排会场花卉、水果、烟茶、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员并邀请新闻媒体，安排摄影摄像等。

第五条公司接待事务坚持分级限标的原则，由对口部门统一安排在饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。具体规定如下：

重要接待标准

陪同人员：总经理、副总经理

1、迎接：总经理、副总经理在高速路口、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时要注意顺序。

2、参观：总经理、副总经理陪同，由总经理沿途介绍公司基本情况以及公司产品、公司规划等。

3、座谈：公司人员确保公司环境（室内、洗手间）清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌，指示牌以及准备摄影摄像设备。

4、用餐标准：综合部根据实际情况预定酒店。

5、下榻酒店标准：综合部根据实际情况预定酒店。

6、综合部根据情况、来宾意愿提前安排参观路线。

7、综合部根据情况购买礼节性礼品。

普通接待标准

陪同人员：对口部门经理及相关人员

1、参观：对口的部门经理及相关人员陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍该相关信息。

2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯等摆放于接待室。

3、用餐及住宿标准：根据实际情况预定酒店。

第六条接待费用的管理

（一）用餐接待审批

1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。对口部门申请用餐前，填写《来宾接待申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后报总经理审批，至综合部开具《酒店用餐介绍涵》或《入住酒店客户介绍涵》。接待完毕后由经办人（或陪同人）在账单上签字确认。

2、如董事长不在，可向综合部分管副总及以上领导申请批准。领导不在公司时，要在电话中请示批准后，按以上审批程序补办《业务接待用餐申请单》后经分管副总及以上领导签字后交综合部分管副总，否则综合部一律不得办理《来宾接待申请单》手续。

3、因特殊原因未得到批准而进行的接待，在补办《来宾接待申请单》时,首先由接待人写出申请，说明事由和原因，经分管副总审批后，按《来宾接待申请单》补办用餐手续。

（二）、接待用茶、烟、水果由综合部根据领导指示按需办理。

（三）、综合部每月核准接待费用发生额，接待费用结算时，宾馆需提供公司《酒店用餐介绍涵》或《入住酒店客户介绍涵》账单、发票各一份后，经综合部管理员核准综合部分管副总签字后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。

第七条注意事项

接待中涉及公司机要事务、秘密来电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守公司商业机密。

第八条接待后续工作

1、接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门领导。

2、接待完成后，应要求保洁员及时清理现场。

第九条本规定由综合部制定，经由总经理签字后自颁布之日开始执行。