接待管理制度_接待工作管理制度

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接待管理制度

为进一步规范集团日常办公接待工作，营造安全、和谐的办公环境，特制定本制度。

一、日常接待

1、一般访客，由前台文员了解来访原因，安排访客填写《访客记录表》，并进入洽谈室或会议室；

2、前台文员根据访客情况，通知相关部门或员工负责接待；

3、无特殊原因，接待员工不得擅自将访客带入办公室，应在洽谈室或会议室完成相关接待和洽谈工作；

4、来访结束，应由接待员工将访客送离办公区，并及时通知前台文员安排洽谈室或会议室的整理、保洁工作；

5、快递、邮包送达后，一般由前台文员签收、登记后转至当事人；

6、遇节假日，值班人员为临时接待人员，负责来访接待相关事宜；

7、来访人员不遵从接待管理的，前台文员应及时通知保安，以维护正常的办公秩序。

二、商务接待

1、集团重要客户到访的，相关部门应提前5个工作日通报集团行政部，集团行政部将根据来访人员身份安排接待方案，报总经理室批准；

2、接待人员按批准的方案落实相关工作，并做好重要文件和影像资料的收集、归档工作；

3、接待人员应注意接待礼仪，自觉维护集团形象和利益；

4、接待完成后，相关部门或员工应做好总结和费用结算工作；

5、如遇绿地集团安排的来访和参观活动，一般由集团行政部通知相关部门、商管公司、基地负责人配合做好现场接待工作。

三、媒体接待

1、任何人未经集团总经理批准不得接受任何形式的媒体访问；

2、如遇突发性访问的，由集团行政部安排相关接待工作；

3、如遇重大活动须媒体采访的，相关部门应提前5个工作日，以书面形式通知集团行政部，报集团总经理批准后方可采访；

4、采访结束后，相关部门应及时向集团行政部报备访谈内容，并将拟刊登的宣传影像和文字材料报集团行政部审核。