高效会议作业流程制度_高效会议管理制度

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海邦创投：

投资部每周例会制度

（试行2012-3-18）

一、目的1、加强各投资经理之间工作的交流与协作，检视工作进展、提高工作效率；

2、对重点优质项目进行内部讨论、评审，快速提升投资经理的项目分析、调研、评判、建议等专业水平；

3、提高海邦创投优质《报投项目》的数量和质量，提升对外企业形象和对海归人才创业服务的覆盖度与深度；

4、锻炼各投资经理实际组织、主持会议和实际参与企业管理的能力；

二、会议组织与职责分工

（一）、主持人/召集人：

一般首先由部门负责人首先主持召集，待一定时期后可安排其他人员轮值主持，以便使更多的人得到锻炼和展示才能的机会；

（二）、主持人/召集人的职责：

1、确定会议内容、议题、参与人、时间地点的确定；

2、会前资料准备与会议通知召集；

3、会中对会议进程方向的把控、会议预期目标的达成与时间进度的把握；

4、会后《会议纪要与决议》的形成审核，共享范围确定与版发；

5、会议任务落实、跟踪、检视直至问题解决；

（三）、会务秘书：

1、每次会议由主持/召集人指定会务秘书一名；

2、会务秘书职责：

A．协助会议主持/召集人负责落实会议场地、人员通知、设施检查、茶水、花果、纸笔、会议签到及会后场地的清理、归位；

B．参会人员会前通知准确到位，有关议题准备充分、会中积极参与；

C．会议记录、决议的形成、分发、执行监督与落实情况追踪反馈；

D．会议主持安排的其他工作；

6.4纪律要求及处罚

6.4.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席。

6.4.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，否则分别执行10元/次（迟到、早退）和20元/次（缺席）快乐基金；与会人员中途有急事离开须征得主持人同意。

6.4.3会议中，与会人员手机应调至震动或静音；如因手机铃响或接听电话干扰会议，执行10元/次快乐基金。

6.4.4会议中，发言顺序：

由主持人示意或按次序，主持人左侧第一人为会议记录员（会务秘书）；未到自己发言顺序时，除主持人以外，任何人不得插话；当有人发言时，其余与会人员应认真记录，在发言过程中表述自己观点，并回复前面发言人提出的问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击；经主持人指出拒不改正的，执行50元/次快乐基金；违反会议发言秩序越权插话/发言的，执行10元/次快乐基金。

6.4.5每人发言时间长短依会议要求而定，力求言简意赅，一般性会议原则上每次发言不得超过3分钟，总结性会议发言人不得超过5分钟；超出发言时间，由主持人控制。

6.4.6每次会议结束前由主持人预留3-5分钟讨论时间对有争议的事项进行讨论；并在会议结束前总结和确认会议所安排之工作事项（需有执行事项、具体责任人、完成标准、完成时间）。

6.4.7会议结束后，由会务组织部门/人处理会议场所的整理，并且关闭设施与空调、灯，否则对会务组织者执行10元/次快乐基金，当日或次日内执行。

6.4.8会议相关人员（主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人）应按本规定履行职责，否则视为怠于履行工作，执行10元快乐基金。代理人怠职责任由授权人承担；未传答造成的怠职责任由传答人承担。

6.4.9会议主持人、稽核与跟踪员、部门负责人对未能当场执行快乐基金的违纪人员可在此规定范围内行使快乐基金提报权，经人事行政部复核后作通报，并在当月工资核算中予以双倍引用。

6.5 会议组织要求

6.5.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制，与会人员应围绕

主题按发言和参与讨论，严防偏离主题。

6.5.2会议原则上按既定的时间召开，如遇特殊情况，经会议主持人决定，由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间（或取消信息）通知与会人员；因主持人掌控不力导致会议延时，对会议主持人执行10元/次快乐基金激励。

6.5.3避免议而不决：

属与会人员权责内事务，应当场解决，以会议结果（会议纪要或会议决议）的共享来结案问题点；权责内无法决策的（如资源问题、权限问题），主持人也应在会议中明确解决思路，并依此落实推进责任人，并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人，以确保会中的布置事项在会后得到落实。

6.5.4避免决而不行：

与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员（主持人对此有特别要求的，依主持人要求），会议主持人应指导会务秘书（记录员）于会议结束后4小时（0.5个工作日）内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议，会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成，不事先提出困难并获得会议主持人同意（同时知会稽核、跟进人）、又不如期完成的，视为怠于完成工作。

6.5.5承前启后、循序渐进：

例会中有涉及工作任务分配的，议程中必须设置“上次会议布置事项进度通报”环节；例会中涉及工作计划的，议程中必须设置“上期计划的达成情况通报”环节；通报未能如期达成的事项，根据当次会议要求对责任人执行50-200元快乐基金激励；若再次怠于完成的，执行加倍快乐基金激励。

8附则

8.1本流程规定由人事行政部拟制，交各部门讨论通过，报总经理批准后执行，其修改、补充、解释权归人事行政部。

9相关记录

《会议议程提前登记表》

《会议通知格式》

《会议签到表》

《会议议程、议题格式》

《会议纪要格式》

《会议记录跟进检查表》