证件管理制度_公司证件管理制度
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目录
3范围............................2 定义............................2 职责............................2 内容............................2 公司证件清单...................错误！未定义书签。证件移交登记表......................错误！未定义书签。临时借用公司证件审批申请单...............错误！未定义书签。长期借用公司证件审批申请表...............错误！未定义书签。临时借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。长期借用公司证件登记表...............错误！未定义书签。
001版范围
本制度适用于公司级的由各级政府相关机构或相关组织颁发的证照、证书（简称证件）的管理。
2.1 定义 一般证件：指公司获取的由政府相关部门或权威机构所颁发的一系列证书（含编码），包括但不限于公司经营所需要的由工商局、税务局、海关、商检局、发改局、环保局、国土局、技监局、规划局、城管局、统计局、科技局、出入境检验检疫局、物品编码
中心、银行等相关机构颁发的证照、批文、IC卡、荣誉证书等。
2.23.1
3.2 业务性工作：指各种证件的申办、年审（年检、续办）、变更、注销等工作。职责 行政人事部或各部门指派专人负责与其部门相关证件业务性工作的办理。行政人事部对公司证件的登记、保管、借用、归还等进行管理，对证件的年检、变更
等涉及证件的相关法律事项进行登记。
3.3 因工作原因需要长期借用公司证件的部门，由证件长期使用人按照相关制度办理长期
借用手续，并负责证件在借用期间的使用和保管。
4.1 内容 证件借用的性质和管理原则：
证件的借用按借用的时间，分为临时借用和长期借用。借用人负责证件在借用期间的 使用和保管。
4.2 临时借用：
临时借用一般为七天以内（包括七天），办理证件的临时借用，应该说明预计归还时
间，且必须在预计归还时间到期前归还证件，如不能如期归还，借用人应及时以书
面的形式向证件管理员说明目前证件的使用情况和准确归还时间。
4.3 长期借用：
因工作需要，需长期借用公司证件，由长期使用人按照4.7.1规定流程申请办理，一
般为七天以上，一年以内。如借用人将长期离岗或离职，应将借用证件归还证件管理
员，如需要，再由接替该工作岗位的人员办理长期借用。
4.4 公司现有的证件分类见《公司证件清单》，该清单由行政人事部证件管理员建立电子
文档，根据证件的增减变化及时进行更新。
4.5 为明确职责，行政人事部证件管理员或指定部门专人负责相关证件的年审、变更等业
务工作。公司领导可根据实际情况指定专人办理有关证件的业务工作。相关部门应积极协助配合。
4.6
4.6.1 证件的管理 各部门根据公司经营管理和建设需要向政府主管部门申办证件，经办人在领回新证件
（包括变更、年检的证件）1个工作日内，将新证件交行政人事部证件管理员。证件 管理员应及时完成证件的目录更新、编号、归类等工作，便于证件的查找，并将证件 存放在电子保密柜中，并实行专人保管钥匙和密码，防止证件损坏、遗失等现象的发 生。
4.6.2 证件管理人员如临时离岗，应向指定的人员办理临时离岗交接授权手续。证件管理人
员离职应按规定办理工作交接手续，将保管的所有证件及相关表格移交给承接人。
4.6.3 证件管理员定期对各种证件进行检查，对即将到期、需年检或应变更而未办理相关手
续的证件，每月末汇总一次，形成《年月份公司需变更证件统计表》，要提前通知经办部门及时处理，并跟踪证件办理情况。遇有特殊情况，及时向行政人事部负责人汇报，并上报至总经理。
4.7
4.7.1 证件的使用 因工作需要临时或长期借用公司证件，应填写《借用公司证件审批申请单》，并注明
事由，如借出的是复印件则需注明是否归还，经申请人部门负责人审核，总经理审批后向证件管理员办理借用手续。
4.7.2 证件管理员在收到审批后的《借用公司证件审批申请单》后，填写《借用公司证件登
记表》，在借用人处签名后方可借出证件。
4.7.3 证件借用人在借出证件期间应对证件妥善保管和正确使用，不得丢失、损坏，用完后
立即归还，并在《借用公司证件登记表》的“归还人/日期”栏进行登记。证件管理员根据归还情况予以签名确认。
4.7.4 证件借用人不得将证件用于批准范围以外的用途，一经发现，将予以处罚；给公司造
成经济损失的，公司将追究其经济和法律责任。
4.7.5 对于长期借用的证件，证件管理员要保存该证件的复印件，证件长期借用人负责证件的管理保管和正确使用，证件管理员不定期检查借用证件的二级管理、使用登记情况。
4.8 行政人事部证件管理员、部门证件管理员、证件借用人应妥善保管公司证件，不得遗
失、损坏。对于遗失或损坏而影响使用的，将依据有关制度进行处罚，并承担补办证件的费用（工本费、交通费、遗失声明广告费等）。
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