办公室文件管理制度_办公室文档管理制度

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办公室文件管理制度

一、目的：

为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

二、试用范围：

文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

三、标准：

制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

四、归档：

根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

五、制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在综合办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由综办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，综合办公室负责审核，审核无误后综合办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由综合办公室主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需综合办公室主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、综合办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报综合办公室主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。六附则：

本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。