公司人事档案管理制度_企业人事档案管理制度

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公司人事档案管理制度

第一条 目的：为了档案材料有效使用，档案保管科学有序，特制定本制度。

第二条 人事档案保管制度原则

1、保密原则；

2、保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3、及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性；

4、合理有效的使用档案，使其发挥作用。第三条 人事档案保密

1、人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备；

2、人力资源部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关 人员对资料的接触。

3、任何人包括公司领导在内，无特殊原因，不得随意查调个人档案。

4、查阅档案时由人力资源部专人监督，保证档案不被破坏与丢失。

5、不得擅自将人事档案材料带到公共场合。第四条 档案接收：

1、检查转来的档案手续是否齐全符合规定；

2、在档案底账上注明接收档案；

3、填写《回执单》，退回原单位；

4、把档案放置档案室内保存，并编号登记。第五条 档案转出

1、取出要转走的档案；

2、在档案底账上注销；

3、填写《转递人事档案材料的通知单》；

4、最后按发文要求包装密封；

5、接收档案单位将收到档案的回执退回。第六条 档案保护

1、档案室备有必要的防火、防潮器材；

2、档案室保持清洁，不准存放无关物品；

3、无关人员不得进入档案室；

4、离开时关灯、关窗、锁门保证安全。

第七条 新形成的档案材料应及时归档，并按以下流程进行操作。

1、对材料进行鉴别是否符合归档要求；

2、按材料分类确定其相应位置补填档案目录；

3、将材料放入档案内。第八条 检查核对

检查核对是保证人事档案完整安全的重要手段。一般要定期进行核查，核查的内容是多方面的既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看是否完整或有无霉烂、虫蛀等；也包括对档案保管的环境检查。

第九条 统计汇报

1、人事档案数量；

2、人事档案材料收集补充情况；

3、人事档案整理情况；

4、人事档案保管情况；

5、人事档案使用情况；

6、档案室设备。

第十条 人事档案的使用权限

1、法制部门调查。

2、员工本人入党、出国等。

3、档案管理员对档案的维护。

4、公司因调查需要调用档案。第十一条 人事档案使用方式

1、借出使用：法制部门查案调档或其它特殊情况。

2、出具证明材料：一般是入党、提升、招工、出国等。

3、在档案室查阅：防止泄密和丢失。第十二条 档案查阅手续

1、由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

2、其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

3、最后，由人事档案管理部门审核批准进行查阅。第十三条 外借手续

1、在附合查阅手续的基础上，进行借档登记。

2、有关单位开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并盖公章。

3、人力资源部按照有关规定，结合使用者的要求，提供证明材料。

4、证明材料由人力资源部审阅，盖章，登记、发出。

第十四条 离职员工限期在一个月内将档案手续办理完毕，如不办理，人力资源部将于离职下月起开始收取档案保管费，标准为每月20元。

第十五条 行。

第十六条 本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执本制度解释权在人力资源部。